A tecnologia é uma aliada poderosa das Pequenas e Médias Empresas (PMEs). Graças a ela, ganhamos agilidade e eficiência em uma série de atividades do dia a dia, algo que influencia a própria saúde financeira do negócio. Um bom exemplo disso é a forma como o QuickBooks facilita a vida do gestor. O case de sucesso que trazemos aqui demonstra como isso acontece!
Falaremos a seguir sobre o impacto dessa plataforma na rotina da L’Quazar Têxtil, uma empresa de São Paulo (SP) que usa a ferramenta de maneira estratégica na sua gestão. Para começar, mostraremos em detalhes como funciona o QuickBooks e os benefícios que ele traz para as PMEs. Confira!
Conheça o QuickBooks
O QuickBooks é uma plataforma digital de gestão financeira e contábil que pode ser utilizada tanto por gestores quanto por contadores. No primeiro caso, sua função é promover um controle mais eficiente do desempenho e das contas da empresa. Em vez de gerenciar seu fluxo de caixa no papel ou em planilhas, você digitaliza todo o processo para ganhar mais segurança, agilidade e eficiência na gestão.
Já o seu contador pode se conectar a você por meio do QuickBooks para automatizar as trocas de informações da sua empresa. Sabe aquela planilha que você precisa gerar em todo fechamento de mês para enviar à empresa de contabilidade? Esqueça! O QuickBooks gera os dados no mesmo formato que o sistema do contador precisa para identificá-los.
Não é à toa que algumas PMEs optam por terceirizar a gestão financeira por meio desse sistema. O contador cuida desses dados por meio do QuickBooks enquanto você ganha tempo para focar na gestão das atividades operacionais da empresa.
Veja algumas funcionalidades que a plataforma oferece:
- Controle orçamentário;
- Gestão de estoque conectada às finanças;
- Centralização de dados bancários;
- Criação de propostas profissionais personalizadas;
- Emissão de Notas Fiscais de Serviço (disponível em mais de 1.100 municípios);
- Organização de dados de desempenho da empresa;
- Centralização dos dados de clientes;
- Emissão de boletos;
- Distribuição de tarefas para funcionários.
Isso traz uma série de vantagens para o empresário — sobretudo o dono de um pequeno negócio, que acumula diversas funções e não conhece a fundo as atividades contábeis. Veja a seguir por que o QuickBooks se tornou uma tendência entre os empreendedores.
Entenda os benefícios do QuickBooks
Um primeiro ponto a ser destacado é que o QuickBooks é fácil de usar e intuitivo — ou seja, você e seus funcionários não precisam de longos treinamentos e muitas semanas para aprender a mexer. A interface é amigável e foi feita com o objetivo de facilitar sua vida. Por isso, as funcionalidades podem ser acessadas rapidamente, pelo computador ou mesmo pelo celular.
Esse é outro grande diferencial do QuickBooks: você tem os dados na palma da mão, a qualquer hora, em qualquer lugar. Se a empresa comprou materiais para o estoque e você lançou as notas pelo computador, é possível consultar os dados também pelo celular. Isso agiliza uma série de decisões no dia a dia, pois você não precisa ir até um computador toda vez que for solucionar um contrato com um cliente ou planejar uma nova compra.
Os processos contábeis, é claro, se tornam muito mais simples. Um dos motivos é que, deixando de lado as antigas planilhas preenchidas manualmente, você previne as chances de falha humana. Afinal, quem organiza e lança notas fiscais sabe o problema que um zero a mais ou a menos pode causar na gestão financeira.
O contador também é beneficiado, pois acessa os dados da sua empresa rapidamente. Se ele utiliza o QuickBooks, pode checar as informações sempre que precisar. Caso utilize outro sistema, basta você fazer os lançamentos no formato do arquivo que ele utiliza e enviar. É simples e rápido!
Por fim, vale destacar que a criação de relatórios ajuda sua empresa a tomar decisões estratégicas com mais eficiência. Para entender mais a fundo como isso acontece, vamos ao nosso case de sucesso.
Confira a história da L’Quazar com o QuickBooks
A L’Quazar Têxtil é uma empresa especializada em silk-screen, tinturaria, lavanderia e sublimação. Fundada em 1984, com sede em São Paulo (SP), ela acompanha as demandas do ramo da moda para fornecer material de alta qualidade para varejistas do setor, além de prestar serviços especializados a esses clientes.
Adoção do QuickBooks
No início dos anos 2000, a empresa entrou em um processo de modernização para digitalizar alguns processos, sobretudo na gestão. Nesse momento, os proprietários fizeram testes com algumas ferramentas diferentes e decidiram utilizar o QuickBooks para controlar algumas atividades financeiras. Vinte anos se passaram e a plataforma, depois de muita evolução, continua sendo essencial para a L’Quazar.
Segundo Jeferson Sayeg, um dos proprietários e diretor comercial da empresa, o QuickBooks traz benefícios que vão além da digitalização do controle de entradas e saídas. Os diferenciais começam pela facilidade de uso e a forma intuitiva de funcionamento da ferramenta.
“Os funcionários aprendem a usar rapidamente, pois é tudo fácil e rápido. Quando há uma compra de tecidos de um fornecedor novo, por exemplo, não é preciso mudar de tela para cadastrar a empresa, o produto, novas taxas etc. Tudo pode ser feito em poucos cliques, na mesma aba da plataforma”, afirma.
Uso estratégico da informação
A L’Quazar lida com diversos clientes, cada um com suas particularidades, contratos específicos, preços etc. Nesse sentido, o QuickBooks gera relatórios que ajudam a empresa a tomar decisões a todo momento. Isso é possível, para começar, pela forma como as informações são organizadas na gestão do estoque.
Quando um pedido de tecido é feito, o gestor pode detalhar o volume que será destinado a cada cliente. Então, o QuickBooks calcula por conta própria os markups e mostra qual está sendo a margem de lucro em cada venda.
Na prática, isso ajuda o gestor a decidir quando é hora de fazer uma oferta mais estratégica, para conquistar um cliente, e quando o retorno já não compensa o custo operacional. Assim, a L’Quazar consegue atuar com muita visibilidade sobre suas finanças — o que significa prever detalhadamente seus lucros e manter as contas em dia.
Vale destacar que o QuickBooks vem sendo aperfeiçoado continuamente para atender às demandas dos usuários com cada vez mais eficiência. Então, novas funcionalidades vão surgindo para que a gestão seja totalmente centralizada em um ambiente fácil de usar, organizado e seguro.
São diferenciais que tornam o QuickBooks um aliado valioso da L’Quazar e de diversas outras empresas. Agora que você já conhece esse case de sucesso, faça uma análise da sua gestão e veja como essa plataforma pode revolucionar sua contabilidade. Os benefícios, como mostramos aqui, são muitos!
Se quiser entender melhor como isso pode se tornar realidade na sua empresa, faça agora mesmo um teste gratuito do QuickBooks!
