O que são as despesas fixas e variáveis de uma empresa

Despesas variáveis: o que são e como gerenciá-las?

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Toda empresa precisa ter uma boa gestão financeira se não quiser ir à falência. Saber quais são as despesas fixas e variáveis e como separá-las é o primeiro passo para garantir isso.

Mas, mesmo que esse seja um passo importante para organizar as finanças da empresa, existem muitos gestores e empresários que não sabem diferenciar essas despesas. Isso não é um problema: o QuickBooks está aqui para te ajudar.

Neste artigo, você aprenderá tudo o que precisa sobre despesas fixas e variáveis, exemplos delas e a melhor maneira de registrar e controlá-las para aumentar os lucros do seu negócio.

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O que são despesas?

Despesas são todos os gastos que a empresa tem para se manter funcionando, ou seja, todos os gastos relacionados à sua parte administrativa.

Sua principal diferença em relação aos custos é que eles são os gastos relacionados ao produto que é vendido pela empresa.

Por isso, sempre que falarmos sobre despesas, tenha em mente que estamos falando sobre custos administrativos, que são necessários para que a empresa consiga vender seu produto ou serviço final.

O que são despesas fixas?

São as despesas que, independentemente das vendas ou dos custos de produção, não sofrerão impactos em seu valor: elas não têm relação com o produto ou serviço final. As despesas fixas acontecem todo mês, tendo a empresa funcionado ou não.

Mas não confunda: não é porque uma despesa é fixa que ela sempre terá o mesmo valor. A conta de luz de uma empresa, por exemplo, é uma despesa fixa, já que é paga mensalmente. Porém, seu valor pode mudar de um mês para o outro.

Entre as despesas fixas de uma empresa estão:

• Aluguel de espaço, sala comercial ou prédio;
• Impostos fixos;
• Contas de luz, água e internet;
• Taxas do banco;
• Folha de pagamento dos funcionários.

O que são despesas variáveis?

São as despesas que variam de acordo com o que é produzido ou vendido pela empresa. Ou seja, se não houver produção ou venda, não haverá despesas; e, se houver, o gasto pode variar de acordo com a atividade.

Por não terem um valor fixo e, às vezes, nem mesmo ocorrerem mensalmente, as despesas variáveis devem ser recalculadas sempre.

É aí que mora o perigo: já que o valor das despesas variáveis está ligado à produção da empresa, são grandes as chances delas se tornarem grandes vilãs do seu orçamento. Por isso, é necessário tomar cuidado para garantir a cobertura de todos os gastos dessa despesa.

Entre as despesas variáveis de uma empresa estão:

• Fretes e outros gastos com entregas;
• Gastos com transporte da equipe de vendas; 
• Comissões pagas aos funcionários;
• Embalagens;
• Reembolsos.

A importância de fazer a gestão das despesas do seu negócio

O conceito de despesas fixas e variáveis pode até ser simples, mas isso não significa que seu registro deva ser deixado de lado: essas duas despesas são de extrema importância para o planejamento financeiro de qualquer empresa.

Quando os registros dessas despesas são feitos de maneira correta, é possível organizar o fluxo de caixa, realizar a previsão de futuros custos administrativos e descobrir onde e como é possível cortar despesas.

Também é possível observar resultados de ações e acompanhar metas que podem ter sido atingidas ou estão no caminho para isso.

No geral, um dos principais objetivos do monitoramento das despesas variáveis e fixas é não deixar a empresa no vermelho — evitando assim um dos maiores medos de qualquer empreendedor.

Ou seja, o registro correto de despesas fixas e variáveis é fundamental para monitorar a saúde financeira de qualquer negócio.

Como controlar e registrar as despesas fixas e variáveis da empresa?

O registro e o controle das despesas fixas e das variáveis fazem parte do fluxo de caixa de uma empresa. O fluxo de caixa nada mais é do que um controle dos recursos financeiros que entram e saem da empresa, ou seja, do dinheiro que é ganho e do que é gasto.

Com essa ferramenta, é possível manter as finanças equilibradas, se certificar que o saldo não ficará negativo no fim do mês e saber quando cada conta deve ser paga — dando à empresa a chance de até mesmo renegociar esses prazos e dívidas.

Por isso, o fluxo de caixa é um elemento praticamente obrigatório em todo negócio que queira garantir sua saúde financeira. Mas, por mais que o fluxo de caixa pareça algo simples, fazê-lo e monitorá-lo é algo trabalhoso.

Existem períodos em que as entradas e saídas de dinheiro são tantas que fica difícil registrar todas elas ao mesmo tempo em que se tenta cuidar de outros aspectos da empresa. E, cedo ou tarde, deixar de registrar qualquer centavo no fluxo de caixa vai causar um desequilíbrio nas finanças.

Para facilitar na elaboração dessa ferramenta, vale contar com a tecnologia: elaborar planilhas é a opção mais comum, mas, ainda assim, essa é uma ferramenta que não oferece a automação necessária para o fluxo de caixa.

Já para quem quer garantir que o fluxo de caixa seja feito de forma automática, economizando tempo para investir em outras áreas da empresa, o melhor a fazer é adotar um sistema de gestão financeira.

O QuickBooks é uma das melhores opções disponíveis no mercado: além da possibilidade de elaborar o fluxo de caixa tendo como base as entradas e saídas na empresa, também é possível ter acesso a relatórios personalizados e criar projeções de cenários financeiros.

E, ao contrário de outros sistemas no mercado, ele não se limita apenas à elaboração e à análise do fluxo de caixa. No QuickBooks, também é possível emitir Notas Fiscais, realizar o controle de estoque e emitir boletos gratuitamente, disponibilizando mais uma forma de pagamento para seus clientes.

Tudo isso está disponível onde você estiver, na palma da sua mão, já que ele é um sistema de gestão financeira online que pode ser acessado no computador, no celular e no tablet, e oferece suporte de um time de especialistas e consultores.

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