Entenda o que é a escrituração contábil e como ela deve ser feita

A escrituração contábil é um conceito técnico que durante anos ficou restrito aos profissionais da contabilidade. Eles eram os únicos responsáveis pela execução dessas tarefas. Assim, utilizavam os dados gerados na empresa para realizar esse trabalho.

Nesse caso, eles lançavam os documentos em sistemas menos avançados e mais manuais. Ao final de um período, emitiam os demonstrativos exigidos pelos órgãos de fiscalização. Atualmente, esse processo é muito diferente.

Neste artigo, explicaremos o que é escrituração contábil e como ela é feita nos dias atuais. Dessa forma, seu negócio estará mais preparado para cumprir com essa obrigação. Vamos lá!

O que é escrituração contábil?

A escrituração contábil é uma técnica de registro de lançamentos contábeis baseada nos fatos que ocorrem na empresa. O seu objetivo prático é controlar as contas e o patrimônio de uma organização empresarial. Contudo, ela também se transforma em uma obrigação para alguns tipos de negócio.

Muitos empresários reconhecem esse processo como uma mera obrigação, portanto, um relatório que eles devem registrar e encaminhar aos órgãos de fiscalização. Entretanto, essa ideia vem mudando muito nos últimos anos.

Afinal, a escrituração contábil é responsável pela elaboração de relatórios vitais para a tomada de decisões. Por meio dela são extraídas ferramentas de gestão como:

• Balancetes de Verificação;
• Balanço Patrimonial;
• Demonstração de Resultados;
• Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC) direto e indireto, etc.

Sendo assim, pode ser entendida sobre duas óticas: como uma obrigação acessória e uma ferramenta de gestão imprescindível para o negócio.

Quem precisa fazer a escrituração contábil?

Com exceção do Microempreendedor Individual (MEI), toda empresa é obrigada a fazer a escrituração contábil. Por outro lado, negócios que estão enquadrados no Simples Nacional têm algumas facilidades nesse processo.

A escrituração contábil dessas empresas é mais simples e elas ainda utilizam os velhos livros que são registrados na Junta Comercial. Os lançamentos diários são feitos de forma comum em todos os negócios, porém, o modo de apresentação é que muda.

Por outro lado, quem é tributado pelo Lucro Real e Lucro Presumido utiliza outro formato, que abordaremos no próximo tópico.

Qual é a diferença entre ECD e ECF?

A escrituração contábil é uma prática centenária. Os primeiros registros datam de 1494 e foram feitos por um sacerdote franciscano chamado Luca Pacioli. Ele é considerado o pai da contabilidade e o criador do método das partidas dobradas.

Essa metodologia pressupõe que para todo o crédito existe um débito. Esse elemento é fundamental para a escrituração contábil, sendo utilizado até os dias atuais. Entretanto, a diferença é que a tecnologia impactou a forma como ele é aplicado.

Atualmente, nas empresas do Lucro Real e Presumido esse processo é enviado por meio de um documento eletrônico: a Escrituração Contábil Digital (ECD). Ela carrega todos os lançamentos executados no negócio durante o ano.

Esse demonstrativo substituiu completamente os livros contábeis e, além dos lançamentos, ele agrega o Balanço Patrimonial e outros demonstrativos. Nesse mesmo contexto, temos a Escrituração Contábil Fiscal (ECF).

Trata-se de uma declaração que utiliza os dados da escrituração contábil para demonstrar como as apurações do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) foram feitas. A ECF substituiu a famosa Declaração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica.

Como fazer a escrituração contábil?

Agora, que já explicamos o conceito, mostraremos algumas dicas para que você possa fazer a escrituração contábil de forma correta em sua empresa.

Fique atento aos prazos

O primeiro ponto de atenção é em relação aos prazos, pois a escrituração contábil tem datas definidas para a sua entrega. No caso da ECD, ela deve ser enviada até o último dia útil de maio. Já a ECF é enviada até o final de julho. Contudo, empresas do Simples Nacional precisam registrar seus livros na Junta Comercial até o fim de abril.

Confira as mudanças recentes

Outro ponto importante que merece ser destacado é a respeito das mudanças nos procedimentos. Como todos os anos o Governo Federal publica alterações na legislação, é importante observá-las para não cometer erros.

Tenha um bom plano de contas contábil

Você também precisa de um bom plano de contas contábil, visto que ele será fundamental na importação de dados para os sistemas da ECD e ECF. Além disso, facilita o dia a dia de execução de lançamentos contábeis.

Registre os lançamentos corretamente

Por falar em lançamentos, é primordial ter atenção a eles. Afinal, são os responsáveis principais pela elaboração da escrituração contábil. Se eles estiverem errados, os documentos emitidos terão informações imprecisas.

Faça a conferência para evitar erros comuns

Por fim, é importante fazer conferências constantemente. Por meio delas, o empresário consegue encontrar eventuais erros que podem colocar em risco o demonstrativo.

Qual é a importância de realizar a escrituração contábil corretamente?

Para finalizar este artigo, vale a pena tratar da importância de fazer a escrituração contábil corretamente. Com ele, o empresário tem em mãos informações valiosas que podem ser utilizadas na tomada de decisão. Por outro lado, também devemos afirmar que se tratam de obrigações acessórias, então, não há como fugir delas.

Deixar de enviar uma ECD ou ECF, por exemplo, pode acarretar sanções severas para a empresa: uma delas é a multa de R$ 500,00 por mês de atraso. Por outro lado, quem enviar informações erradas pode ser penalizado com uma cobrança de 10% do lucro líquido obtido no período.

Além disso, se os erros ou a falta de envio da escrituração contábil não forem resolvidos, a empresa pode sofrer sanções administrativas. Os exemplos mais comuns são: dificuldades para emitir certidões de regularidade de débito e inclusão do CNPJ no sistema do CADIN, o que dificulta o acesso ao crédito.

Portanto, esse é um processo que deve ser feito com o máximo de cuidado. Além disso, é imprescindível a presença de um contador em todas as etapas, ou seja, tanto no momento dos lançamentos quanto na preparação do demonstrativo.

Por fim, concluímos que a escrituração contábil deixou de ser uma exclusividade contábil. Atualmente, é uma obrigação que compete ao empresário e ao profissional da contabilidade. Dessa forma, ambos têm a responsabilidade pela manutenção desse processo. É importante ter atenção a ele para evitar multas e outras sanções.

Gostou deste artigo? Que tal continuar aprendendo sobre outros assuntos importantes para o seu negócio? Então, confira o texto que preparamos sobre ferramentas e processos que ajudam na produtividade de rotinas contábeis!