O Livro Diário faz parte das rotinas contábeis e, além de obrigatório, é essencial para a gestão eficaz de um negócio. Nele, são registradas as movimentações diárias relacionadas ao capital de uma empresa. Muitos empreendedores e até contadores não se dão conta, mas a análise desses dados é capaz de gerar um grande diferencial para que a organização conquiste vantagem competitiva.
Como diversos livros de escrituração, é normal que haja certa confusão, principalmente entre Livro Diário e Livro Razão. Por esse motivo, preparamos este artigo. Aqui, você entenderá o que é o Livro Diário, sua importância, as diferenças entre ele o Razão e quais empresas são obrigadas a escriturá-los. Acompanhe!
Afinal, o que é o Livro Diário?
Trata-se de um dos livros contábeis obrigatórios, no qual as empresas devem lançar suas operações contábeis diárias. Ele foi instituído pelo Decreto-Lei 486, de 3 de março de 1969, regulamentado pelo Decreto 64.567, de 22 de maio de 1969 e deve seguir as Normas Brasileiras de Contabilidade. Ele é considerado um dos livros fundamentais para o processo contábil, por isso, também é chamado de Livro Auxiliar.
Devem constar nele todas as ações que alteram a situação patrimonial de uma empresa. Sendo assim, todos os fatos contábeis devem ser anotados em partidas dobradas, que parte do princípio de que cada transação envolve, no mínimo, duas contas — são os famosos “débito” e “crédito”. Assim, a ideia é sempre manter um equilíbrio.
É importante frisar que todas as operações devem ser lançadas em ordem cronológica, do primeiro ao último dia do ano, além de constar a individualização de cada ato e com referência aos documentos que os comprovem.
Muitos contadores e empreendedores optam por fazer o registro de forma resumida. Nesse caso, é preciso apresentar livros auxiliares para garantir a legitimidade do Livro Diário.
Existem dois formatos do livro: impresso e digital. A seguir, conheça melhor as particularidades de cada um.
Livro impresso
Se a contabilidade optar pelo Livro Diário impresso, ele deverá ser encadernado e suas folhas precisam estar numeradas tipograficamente. Além disso, deve conter os termos de abertura e de encerramento preenchidos na primeira e na última página. Também é necessário ser autenticado pelas Juntas Comerciais.
Livro digital
Hoje em dia, existem softwares contábeis bastante completos e que permitem a elaboração do Livro Diário por meio eletrônico. Da mesma forma que o impresso, o formato digital também deve ter os termos de abertura e encerramento, além de seguir a ordem cronológica dos acontecimentos. Por ser em meio digital, há menos chances de erro em sua elaboração. Sem falar que é mais fácil realizar e localizar seus registros.
Com relação à assinatura, ela é feita de forma digital pelo contador responsável. Outra grande vantagem é que o Livro será encaminhado por meio do sistema Público de Escrituração Digital (SPED) via internet para as Juntas Comerciais, agilizando o processo e evitando burocracias.
Para que serve esse livro contábil?
É ele que garante que todas as operações diárias da empresa fiquem registradas, como movimentações bancárias, fluxo de caixa, entradas e saídas, créditos e débitos, entre outras. Desse modo, serve de base para gerar todos os demonstrativos financeiros de uma empresa. Do mesmo modo, funciona como um registro histórico de todas as atividades executadas na organização.
Conforme comentamos, os acontecimentos são registrados em ordem cronológica no Livro Diário. Em algum momento, os dados serão transferidos para o Livro Razão, para ter uma visão melhor por conta contábil e conhecer o saldo de cada uma.
Se quiséssemos conhecer a receita de determinado mês por meio do Livro Diário, seria preciso separar todas as transações de receita, somar todos os débitos e créditos e, somente então, obter o resultado. O Livro Razão, cuja elaboração depende do Diário, evita esse trabalho, pois fornece o saldo de cada conta.
As informações também serão utilizadas para elaborar o Balancete, a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE), o Balanço Patrimonial e outros.
O que deve conter no Livro Diário?
Já mencionamos que o livro impresso ou digital deve conter os termos de abertura e encerramento, sendo obrigatório o seu registro em órgão competente, seja em junta comercial, seja em cartório, seja em repartições encarregadas do registro do comércio. Os lançamentos devem conter os seguintes elementos:
- Data da operação;
- Títulos das contas de débito e crédito;
- Valores de débito e crédito;
- Histórico sobre as operações, como o número da nota fiscal emitida;
- Escrituração em língua portuguesa e moeda vigente.
Lembre-se de que não poderá haver espaços ou linhas em branco. E, além desses, outros documentos devem constar no Livro Diário:
- Demonstração do Resultado do Exercício (DRE);
- Balanço Patrimonial;
- Demonstração do Resultado Abrangente;
- Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido;
- Demonstração do Fluxo de Caixa;
- Notas Explicativas.
Quais são as diferenças entre Livro Diário e Livro Razão?
No Livro Diário são lançados em ordem cronológica todos os fatos contábeis de um negócio. Por sua vez, no Livro Razão está o detalhamento dos lançamentos do Livro Diário, agrupados em contas ou subcontas — Patrimoniais e de Resultado, que são compostas por Ativo, Passivo, Patrimônio Líquido, Receitas, Despesas e Custos.
O foco está nas contas que afetam o resultado do Patrimônio Líquido. Sendo assim, a função do Livro Razão é manter as contas da empresa bem organizadas desde o começo, complementando o Livro Diário.
Quais empresas devem escriturar o Livro Diário?
Todas as pessoas jurídicas devem escriturar o Livro Diário, mesmo as optantes pelo Simples Nacional. A exceção é o Microempreendedor Individual (MEI), porque conta com um modelo simplificado de recolhimento de tributos e declaração de rendimentos.
Vale destacar que as empresas optantes pelo Simples Nacional ainda podem adotar o método tradicional de apresentação do Livro Diário, apesar de que a transmissão eletrônica seja mais fácil e rápida. No entanto, para as empresas tributadas pelo Lucro Real ou Lucro Presumido, há a obrigatoriedade do envio da Escrituração Contábil Digital (ECD).
Como o SPED digital vem transformando a contabilidade?
Além dos Livros Diário e Razão, a contabilidade conta com outros documentos contábeis, nos quais são registrados diversos dados da rotina empresarial e que devem ser transmitidos para a Receita Federal por meio do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital).
Assim, todas as informações contábeis e fiscais são enviadas de maneira informatizada e em fluxo único para que os arquivos digitais das escriturações contábeis sejam oficializados. Para isso, os contadores e empreendedores devem assinar eletronicamente os arquivos, utilizando um Certificado Digital no padrão ICP-Brasil.
A implementação do SPED digital tornou a escrituração muito mais otimizada e diminuiu as chances de falhas. Também, por ser mais prática, temos menos burocracia envolvida. Outra vantagem é que permite o acesso a qualquer informação da empresa com apenas alguns cliques e em qualquer dispositivo conectado à internet. Isso é fundamental para a tomada de decisões na gestão de um negócio.
Para concluirmos, além de ser uma obrigação contábil, o Livro Diário é uma excelente ferramenta para uma gestão mais eficaz. Afinal, ele contém o histórico de atividades de uma empresa. Com base nele, são elaborados todos os demonstrativos e relatórios de uma empresa, que são fundamentais para a tomada de decisões e para o planejamento realizado pelo gestor. Fora isso, o processo de digitalização deixa tudo mais simples.
Como QuickBooks pode apoiar com Livro Diário e Livro Razão?
Com QuickBooks o contador pode criar o plano de contas de todos os seus clientes de forma digital, mantendo tudo organizando em um único ambiente. Todas as transações bancárias, receitas e despesas, podem ser importadas via planilhas ou conectando internet banking, o que contribui para a redução de erros a partir de entradas manuais e garantindo também em um ganho de produtividade a partir dessa automação.
Os dados financeiros dentro do QuickBooks podem ser exportados já nos padrões de alguns ERPs contábeis com intuito de gerar ali esses arquivos para o SPED digital. Dessa forma as informações financeiras ficam integradas à contabilidade e seguindo as especificações da Receita Federal.
Além disso, o QuickBooks conta com diversos relatórios financeiros e contábeis, dentre eles o de Livro Diário e Livro Razão, que são criados de forma automatizada com base nas configurações de cada conta cliente e também permite que sejam realizadas algumas personalizações e filtros, como data ou utilizando regime de caixa versus competência.
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