RAIS
contabilidade

Tudo o que você precisa saber sobre a RAIS, seus prazos e multas

Contratação de funcionário, demissão e outras questões trabalhistas devem ser declaradas na Relação Anual de Informações Sociais (RAIS). Você pode ajudar o empresário que perdeu o prazo a regularizar a situação no seu escritório contábil. Conheça tudo sobre o prazo, retificação e multa da RAIS.  

A RAIS repassa ao governo um controle de empregos e trabalhadores formais do país, benefícios como abono salarial e o seguro desemprego são disponibilizados apenas se esses colaboradores tiverem sido apresentados na RAIS. Um bom serviço contábil permite que os donos de negócios não sejam alvos de multas ou processos trabalhistas no futuro.

Neste ano, a entrega da RAIS foi de 13 de março a 30 de setembro e muitas mudanças ocorreram em função da Portaria nº 1.127 de 14 de outubro de 2019, como vamos lhe explicar neste artigo. A portaria instruiu que parte das empresas fizessem a entrega da RAIS pelo Programa Gerador da RAIS — GDRAIS 2020. São elas: grupos 3 e 4 do eSocial. Já as organizações dos grupos 1 e 2 tiveram de realizar o envio dos eventos diretamente pelo eSocial, plataforma do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).

Quem deve preencher a RAIS?

O envio da RAIS é obrigatório para todas as pessoas jurídicas CNPJ ativo, mesmo que a empresa não tenha contratado ninguém no ano anterior. O Microempreendedor Individual (MEI) só deve declarar se contratar um colaborador. 

A RAIS será substituída pelo eSocial. Enquanto isso, existe uma transição da entrega dessa obrigação via eSocial, prevista na Portaria nº 1.127 de 14 de outubro de 2019. As mudanças tiveram início em 1º de 2020 e a portaria determinou quais empresas deveriam informar admissões, dispensas e informações sociais via eSocial:

Empresas que devem entregar a RAIS via eSocial

  • Grupo 1 – Empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2016.
  • Grupo 2 – Empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões, exceto as optantes pelo Simples Nacional.


Organizações que devem enviar a RAIS pelo GDRAIS 2020

  • Grupo 3 – ME e EPP optantes pelo Simples Nacional, MEI, empregadores pessoas físicas (exceto domésticos), entidades sem fins lucrativos.
  • Grupo 4 – Entes públicos de âmbito federal e as organizações internacionais.

Vale destacar que se uma empresa está ativa, mesmo que não tenha funcionários, é necessário preencher a RAIS Negativa. Lá será informado os dados da organização.


Como retificar a RAIS

Os casos em que se deve retificar a RAIS são: erros, omissões ou inconsistências. De acordo com o Manual de Orientação da RAIS, no arquivo da retificação será necessário ajustar apenas os dados de empregados a serem corrigidos e os vínculos a serem incluídos. Não é preciso repetir informações que já estavam corretas, para evitar duplicidades. Basta seguir as etapas abaixo:

1 – Acesse o menu RELATÓRIOS, opção INFORMATIVOS, opção ANUAIS, e clique em RAIS;

2 – No quadro DADOS DO INFORMATIVO, no campo:

  • ANO BASE DA RAIS, informe o ano base 2020;
  • TIPO DO INFORMATIVO, selecione a opção ‘Normal’;

3 – Selecione o quadro ‘[x] Declaração retificadora’;

4 – No campo DATA DA RETIFICAÇÃO, informe a data de retificação da declaração RAIS;

5 – No campo NÚMERO DO CREA, informe o número de transmissão da declaração que está sendo retificada; 

6 – Clique no botão SELEÇÃO…, para selecionar os colaboradores alvos dos ajustes e clique em OK para gerar o arquivo.

Para retificar os dados do empregado, é preciso usar o programa GDRAIS 2020. Ao gravar a declaração retificadora, informe o número do CREA da declaração enviada anteriormente da empresa a ser retificada.

Existem alguns casos em que é necessário fazer a exclusão da RAIS com erros para se gerar uma nova e são eles: falhas nos dados do estabelecimento nos campos de CNPJ/CEI/CNO/CAEPF ou CEI/CNO Vinculado e erros nos dados do empregado nos campos PIS/PASEP, data de admissão, data de desligamento e Classificação Brasileira de Ocupações (CBO).

Multas

O ato de não enviar a RAIS gera multa a partir de R$ 425,64. A cada dois meses de atraso podem ser cobrados R$ 106,40, a contar a partir da data de entrega. Veja o acréscimo de acordo com a quantidade de funcionários:  

  • 0% a 4%: de 0 a 25 funcionários;
  • 5% a 8%: de 26 a 50 funcionários;
  • 9% a 12%: de 51 a 100 funcionários;
  • 13% a 16%: de 101 a 500 funcionários;
  • 17% a 20%: mais de 500 funcionários.

A multa se aplica também para casos de informações erradas, falsas ou mesmo omissão de dados. E ainda tem um acréscimo de R$ 26,60 por cada empregado omitido ou cada informação falsa ou com erro.

Pode ser que com a entrada de novos clientes no seu escritório contábil, surjam empresários que não entregaram a RAIS ou que precisam retificar informações e pagar multas. É muito importante que sua equipe esteja pronta para atendê-los, mas também que seus clientes sejam instruídos sobre a entrega de obrigações no prazo.

Seu escritório contábil educa empresários quanto às obrigações?

Se não é um hábito seus clientes serem organizados, saiba que o seu escritório contábil pode ajudá-los nisso. Educá-los quanto aos prazos e entregas é a melhor alternativa para que empresários cumpram as obrigações contábeis, trabalhistas, tributárias e as tarefas não se acumulem dentro do seu escritório.

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