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Plano de contas na contabilidade: veja como fazer com o QuickBooks!

contabilidade gerencial se tornou uma questão estratégica para qualquer empresa que almeja ganhar espaço no mercado. As ferramentas que ela oferece ajudam a preservar a saúde financeira do negócio, melhorando a organização das finanças e até mesmo reduzindo custos com impostos. Um bom exemplo disso é o uso do plano de contas na contabilidade.

Afinal, para que serve esse recurso? É natural se deparar com essa dúvida, mesmo para quem atua com atividades contábeis. A boa notícia é que a tecnologia está ao seu lado para facilitar esse trabalho. Confira a seguir tudo o que você precisa saber sobre o plano de contas e aprenda a utilizá-lo por meio do QuickBooks!

Plano de contas: o que é e para que serve?

Na contabilidade, o plano de contas é uma ferramenta de gestão que reúne um conjunto de códigos e classificações usados para registrar o fluxo de entradas e saídas da empresa. Em outras palavras, é a totalidade das contas que dizem respeito às atividades financeiras, econômicas e patrimoniais da organização.

A elaboração é feita junto ao contador, pois ela deve atender às demandas específicas de cada empresa. Por meio dessas informações é possível gerar demonstrativos, índices, orçamentos, planejamento tributário, plano de negócios etc. São dados valiosos para guiar a gestão de maneira a garantir a saúde financeira da empresa.

Um ponto fundamental a ser lembrado é que o plano de contas na contabilidade não é um relatório. Sua principal característica é o uso dos códigos mencionados, a fim de categorizar as contas da empresa. Assim, é possível separá-las para enriquecer a análise feita pelos gestores — e isso, sim, pode ser beneficiado pelo uso de relatórios.

Tenha em mente que não há uma estrutura engessada para o uso do plano de contas. Como destacamos, ele deve ser personalizado para atender às necessidades específicas de cada empresa. Contudo, é interessante conhecer algumas categorias básicas que costumam constar na maioria dos casos. São elas:

  • Ativos — bens materiais (veículos, prédios, equipamentos etc.) e não materiais que compõem o patrimônio da empresa (empréstimos, investimentos, créditos etc.);
  • Passivos — contas devedoras, obrigações e demais compromissos da empresa;
  • Receitas — todas as entradas registradas no fluxo de caixa (venda de um produto ou serviço);
  • Despesas — todas as saídas registradas (folha de pagamento, fornecedores, compra de equipamentos etc.).

O plano ainda pode ser elaborado para mostrar as contas sintéticas (valores agrupados) e as contas analíticas (subcontas com valores detalhados). A escolha depende de como as informações serão utilizadas pela empresa. Porém, lembre-se de que você pode criar seu plano de contas em ambos os formatos.

Plano de contas no QuickBooks: como fazer?

Quando o assunto é sistema de gestão financeira, o QuickBooks é referência internacional. Com diversas funcionalidades integradas, ele permite que o contador crie um plano de contas em parceria com seus clientes, facilitando a emissão de relatórios e o uso inteligente das informações da empresa.

A configuração é feita a partir dos próprios dados enviados pelo cliente. O que a plataforma faz é gerar uma lista com todas as contas e os respectivos saldos. Então, tenha em mente que você só precisa criar as categorias uma vez. Depois disso, o QuickBooks separa automaticamente os seus novos lançamentos em cada grupo — além de mostrar essas informações nos relatórios detalhados.

O passo a passo para criar

Ao abrir o QuickBooks, você encontra um menu do lado esquerdo da tela. Clique na aba “Contabilidade” e, depois, na opção “Plano de contas”. Inicialmente, a plataforma já traz uma série de contas padronizadas de acordo com os modelos mais utilizados no mercado. Caso não queira usar alguma delas, basta clicar na setinha preta, localizada na coluna “Ação”, e selecionar a opção “Tornar inativo”.

Para criar uma nova conta, o caminho também é simples. No canto superior direito da tela, há um botão verde: “Novo”. Clique nele para abrir a janela na qual você deve inserir os detalhes da conta. O primeiro item é justamente o tipo de conta. As mais básicas são as quatro mostradas anteriormente, mas o QuickBooks tem também outras opções para quem quer criar um plano mais complexo.

Insira também o “Tipo de detalhe” para ser mais específico. Se você criou uma categoria “Despesas”, por exemplo, pode detalhá-la como “mão de obra” ou “despesas com folha de pagamento”. Por fim, defina o “Nome” da conta e, se quiser, adicione mais informações no campo “Descrição”.

Veja que o item pode ser listado como uma subconta. Para isso, basta marcar a caixinha “É subconta” e selecionar abaixo a conta à qual essa categoria estará atrelada. Feito isso, basta clicar no botão verde “Salvar e fechar”. Viu como é fácil?

Como implementar o QuickBooks?

O plano de contas é uma das funcionalidades do QuickBooks que otimizam a rotina do contador e dos seus clientes. Ele reduz o retrabalho no processamento de informações, permitindo até mesmo que os usuários integrem as contas bancárias da empresa na plataforma para automatizar o lançamento de novas despesas.

Na prática, isso permite que o contador reduza o volume de trabalho repetitivo e foque seu tempo no oferecimento de serviços ainda mais estratégicos para seus clientes. Um bom exemplo disso é o BPO Financeiro, no qual esse profissional oferece sua expertise para otimizar a gestão das finanças do cliente — o que aumenta a eficiência operacional do cliente e traz mais faturamento para o contador.

A implementação do QuickBooks é, na verdade, outro diferencial da plataforma. Além de poderoso e fácil de usar, o sistema pode ser testado sem custo algum. Basta acessar o site e fazer seu teste grátis. Em pouco tempo, você avalia por conta própria a capacidade da plataforma.

Agora que você sabe o papel do plano de contas na contabilidade, coloque essa ferramenta para trabalhar a seu favor. Ao criá-lo no QuickBooks, você ainda ganha acesso a uma série de funcionalidades para oferecer serviços ainda mais completos para seus clientes. Confira a página do QuickBooks para contadores!


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