2021-04-01 11:10:31 Finanças e Contabilidade English As rotinas contábeis englobam todos os registros das movimentações financeiras de uma empresa, como elaboração de balanços,... https://quickbooks.intuit.com/br/blog/br_qrc/uploads/2021/03/rotinas-contábeis.jpg https://quickbooks.intuit.com/br/blog/contabilidade/rotinas-contabeis/ Rotinas Contábeis: Ferramentas que Ajudam na Produtividade | Blog

Rotinas contábeis: ferramentas e processos que ajudam na produtividade

6 min de leitura

As rotinas contábeis exigem toda a atenção dos colaboradores, pois cada procedimento conta com prazos bem específicos e regras particulares que, se forem esquecidos, geram graves problemas. Além disso, ainda há a orientação e atendimento aos clientes, bem como a administração do próprio escritório.

Ou seja, o cotidiano na empresa contábil é intenso e repleto de desafios. Desse modo, a organização do fluxo de atividades é fundamental para a produtividade do escritório.

Com as estratégias e ferramentas adequadas, é possível melhorar o desempenho dos colaboradores e aumentar a qualidade dos serviços prestados. Acompanhe o artigo e saiba o que colocar em prática!

Afinal, o que são rotinas contábeis?

Como você bem sabe, o trabalho em um escritório contábil é complexo e envolve uma série de documentos, informações, papéis, além dos prazos e normas a serem cumpridos. Cada tarefa se subdivide em várias outras, e os clientes têm suas exigências. Além disso, os diversos relatórios que são gerados devem ser conferidos com atenção.

Nesse sentido, as rotinas contábeis englobam todos os registros das movimentações financeiras de uma empresa, como elaboração de balanços, balancetes, demonstração de resultados, fluxo de caixa, emissão de livros obrigatórios, entre outras atividades.

Esses dados e documentos são essenciais para o funcionamento de uma empresa e para auxiliar o gestor a tomar decisões corretas. Logo, a organização deve ser prioridade para evitar erros que possam prejudicar os clientes e, consequentemente, o próprio escritório de contabilidade.

Que processos compõem essas rotinas?

Os procedimentos a serem executados para cada cliente dependem de uma série de fatores, como tamanho da empresa, regime tributário, setor de atuação e outros pontos. No entanto, há processos básicos que estão presentes em todos os casos. São eles:

  • escrita fiscal — é a área responsável pelo registro das notas fiscais de entrada e saída, pela elaboração dos livros fiscais exigidos pela Receita Federal, bem como pela validação da retenção das contribuições e impostos que incidem sobre as notas;
  • protocolo — é o departamento encarregado do recebimento e distribuição dos documentos sob responsabilidade do escritório contábil;
  • departamento pessoal — é o setor que realiza o controle admissional e demissional, além da elaboração das folhas de pagamentos dos funcionários;
  • departamento contábil — é onde há a reunião de todos os dados relacionados à contabilidade vindos dos outros setores. A área também é responsável pela inserção de novas informações nos relatórios para entregar ao gestor.

Como organizar as rotinas contábeis?

Com tantos processos, documentos e responsabilidades, é indispensável investir em maneiras de organizar as atividades do escritório contábil. Com isso, sua equipe conseguirá produzir mais, em menos tempo e com maior qualidade.

A seguir, confira as melhores estratégias e ferramentas para isso.

Faça um mapeamento do fluxo de trabalho

O primeiro passo para melhorar o desempenho do seu escritório é realizar um levantamento de todas as atividades. Ao analisar como cada tarefa é executada, você conseguirá encontrar gargalos e outras falhas que atrapalham o fluxo de trabalho.

Para isso, verifique se há processos desnecessários ou que demoram mais que o tempo devido. Também, analise a forma como cada atividade é realizada e pense se há formas de aprimorá-la. Outro ponto importante é apurar se os processes têm um responsável, se são organizados por prioridade e se os prazos estão sendo cumpridos.

Estruture os processos internos

Como a rotina em um escritório contábil é bastante intensa e dinâmica, o ideal é que haja uma divisão clara das tarefas. Por meio da departamentalização, cada colaborador entenderá quais são suas atribuições e responsabilidades.

Com isso, reduz-se o risco de alguma tarefa não ser executada porque um profissional presumiu que seria feita por outro. Ainda, essa estruturação ajuda a mensurar o desempenho de cada membro da sua equipe.

Uma forma bastante eficaz de dividir as tarefas é de acordo com os processos citados anteriormente: fiscal, protocolo, pessoal, contabilidade e financeiro.

Estabeleça metas

Definir objetivos permite traçar as melhores estratégias para alcançá-los. Do mesmo modo, ajuda os funcionários a terem mais foco para entregar o que foi proposto dentro do prazo estipulado.

Para isso, converse com sua equipe regularmente para analisar se as metas são realmente alcançáveis e se é necessário fazer algum ajuste.

Capacite sua equipe

Não há dúvidas de que um time bem capacitado apresenta melhores resultados. Afinal, quanto mais domínio seus colaboradores tiverem sobre determinado assunto, melhores serão o seu desempenho e sua motivação para realizar as atividades.

Por esse motivo, ofereça treinamentos regulares e estimule a participação em cursos, workshops, especializações e eventos sobre contabilidade. Há cursos que podem ser realizados em ambiente online, o que torna ainda mais fácil a capacitação e qualificação da sua equipe.

Automatize os processos

Há um tempo, a emissão dos documentos fiscais, relatórios e livros era realizada manualmente. Assim, o processo era demorado e mais sujeito à ocorrência de erros. Atualmente, a maioria dessas atividades já é feita por meio de processos digitais automatizados.

Apostar na contabilidade digital significa menos tempo gasto com as tarefas, redução dos custos, diminuição de erros e aumento da segurança das rotinas contábeis.

A tecnologia oferece diversas soluções que conseguem aumentar a produtividade, aprimorar os processos, alcançar as metas e melhorar os resultados. Sendo assim, um escritório que se mantém atualizado sobre as inovações do setor certamente conquista vantagem competitiva.

Então, não deixe de investir em um sistema de gestão financeira que forneça relatórios mais detalhados. Além das vantagens já citadas, essa diversidade de dados ajuda seu escritório a levar insights ao cliente.

Esse tipo de software consegue integrar as transações bancárias, realizando automaticamente os lançamentos, e permite o armazenamento na nuvem. Assim, o contador tem uma visão mais precisa das movimentações e o cliente conta com um controle financeiro mais eficiente do negócio.

Organizar as rotinas contábeis é a solução para que seu escritório cumpra todas as obrigações dentro dos prazos e de maneira mais eficiente. Dessa forma, a empresa contábil atende às expectativas dos clientes, mantém a equipe motivada e garante resultados cada vez melhores.

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As informações podem estar resumidas e, portanto, incompletas. Este documento / informação não constitui, e não deve ser considerado um substituto para aconselhamento jurídico ou financeiro. Cada situação financeira é diferente e as informações oferecidas são gerais. Entre em contato com seus consultores financeiros ou legais para obter informações específicas sobre sua situação.

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