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Aprenda como montar um escritório de contabilidade

Quando o assunto é montar um escritório de contabilidade, preparação é tudo. Por isso, criamos dois passos para te ajudar a construir uma empresa auto gerenciável e com diferenciais para seus clientes.

Cada vez mais empreendedores notam que o segredo da boa gestão é reduzir ao máximo os custos na produção e entregar um serviço de qualidade. Se esse está entre os desejos dos clientes, você pode focar em ajudá-los a lidar com a parte financeira do negócio. Adotar uma plataforma de gestão financeira integrada ao seu cliente vai ser uma importante estratégia.

Quanto mais se livrar do peso do serviço operacional contábil, mais tempo terá de prestar um serviço de excelência para os donos de negócios que você atender. Para esta tarefa, conte com integrações de sistemas entre plataformas de gestão financeira e ERPs contábeis. Assim, é possível montar uma equipe focada em apoiar o empresário e que, num futuro, consiga cumprir as rotinas da empresa independente de você.

Vamos dar um passo a mais rumo à mente de contadoras e contadores que investem em gestão empresarial. Continue lendo!



Como abrir um escritório contábil em 2 passos

1. Faça um planejamento

As documentações e as licenças exigidas para abrir um escritório de contabilidade envolvem registro empresarial na Junta Comercial e no Conselho Regional de Contabilidade (CRC). É necessário a criação de CNPJ na Secretaria da Receita Federal e outras documentações relacionadas à prefeitura e outros órgãos públicos. Por isso é importante fazer um planejamento.

Há recomendações de especialistas em finanças de que quem vai montar um negócio tenha uma reserva financeira de pelo menos um ano do salário mínimo vigente. A questão de verba também está ligada ao modelo de contabilidade que será adotado. Os custos de um escritório físico são diferentes dos previstos na contabilidade online. Por isso é importante definir.

Modelo de contabilidade

A contabilidade online não exige estrutura física como estamos acostumados nos escritórios contábeis, o trabalho pode ser feito totalmente de casa já que o serviço é feito por plataformas na internet ou em nuvem. Ainda assim há custos com as tecnologias de automação implantadas, o notebook a ser usado, a internet e outros gastos do lar que tendem a aumentar.

É necessário pensar na estrutura mínima para montar uma unidade física — seja uma sala de recepção, sala de trabalho e um banheiro — e o ponto de localização na cidade. Vários contadores, mesmo com escritórios físicos, operam com a contabilidade online para realizar fluxo de caixa, balanço patrimonial e demonstrativos de modo que o cliente tenha acesso aos seus números em tempo real.

Logo, é fundamental que ao traçar o plano de negócios a escolha do modelo contábil esteja definida. E, principalmente, estudar a movimentação da concorrência. Já conhece a análise SWOT? Ela pode lhe ajudar a montar uma empresa contábil estratégica.

Análise SWOT

A análise SWOT foi criada para planejamentos estratégicos e pode ser aplicada por quem deseja abrir um escritório de contabilidade. Trata-se de uma sigla que envolve pontos fortes e pontos fracos a serem avaliados de um futuro negócio. E vamos ao significado:

Strengths = Forças (avaliação dos pontos fortes que sua empresa vai ter);

Weaknesses = Fraquezas (análise das fraquezas internas capazes de prejudicar o cumprimento de metas e objetivos);

Opportunities = Oportunidades (fatores que contribuem para alcançar bons resultados na parte interna e externa);

Threats = Ameaças (as ameaças que podem vir de fora, como concorrentes, ganho de mais autonomia por parte da relação governo-empresário e outros).

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2. Construa uma empresa auto gerenciável

Um dos pontos de partida para se construir um escritório de contabilidade auto gerenciável está na transformação que seu serviço realiza na vida dos clientes. Mesmo que você inicie sua empresa contábil sem um time de colaboradores, mantenha o foco em trazer uma experiência diferente aos empresários.



Você pode dar acesso às ferramentas que tornem seus clientes melhores gestores. No QuickBooks, o empresário tem acesso à movimentação do fluxo de caixa em tempo real, além de emitir notas fiscais e boletos em um só lugar. Contadores podem gerar e enviar relatórios de desempenho com os dados automatizados do negócio ao cliente. 

Se o problema está na parte de vendas, você consegue recomendar um melhor gerenciamento de propostas de serviços. A plataforma QuickBooks conta com uma aba de “Propostas” para controlar cada uma enviada para os prospectos. E, ao ganharem o serviço, os clientes conseguem transformar essas propostas em “Faturas” de modo rápido e simples. 

Existe também a funcionalidade “Tags”, onde podem ser criadas etiquetas e grupos de etiquetas. A partir disso o cliente consegue criar um grupo “vendedor” e criar etiquetas para cada vendedor para facilitar o cálculo do comissionamento. Ou seja, buscar as melhores soluções para os donos de negócios que você atende. Prepare os futuros colaboradores do seu escritório para agir igual.

Funcionários

Pessoas são movidas por propósitos, ao começar o processo de contratação busque explicar a finalidade de cada atividade e crie rotinas de trabalho. Assim você consegue manter a equipe mais motivada e centrada.

Outra questão mercadológica é escolher uma linha empresarial para atuar, “quem quer atender a todo mundo, não atende bem a ninguém”. Então crie sua expertise e seu nome na praça. Estude as particularidades do setor escolhido, trabalhe em entregar soluções pontuais do nicho e estimule o time a lhe acompanhar nesse propósito. 

O QuickBooks ajuda nessa caminhada fornecendo dados para realizar compliance e outros serviços. A partir dos dados trazidos você pode prestar consultoria financeira e auxiliar o empresário a tomar melhores decisões. Você também pode terceirizar o setor financeiro da empresa do cliente com Business Processing Outsourcing (BPO) Financeiro.

Toda a economia de tempo que a tecnologia trouxe deu margem para que contadores pudessem entregar atendimento humanizado e apoio aos empresários. A transformação na vida dos donos de negócios agregam valor direto ao serviço contábil. Com esse passo a passo você já pode se esquematizar para abrir um escritório contábil que seja uma empresa auto gerenciável e lucrativa.

Prepare-se! Você vai ter acesso a um e-book que vai te ajudar nessa caminhada do empreender na contabilidade: Guia para abrir um escritório de contabilidade. Baixe grátis e aproveite!


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