2020-04-01 13:27:06 Controle seu Negócio English Criamos um post para te ajudar a proteger a sua empresa e seus funcionários durante a pandemia do Coronavírus. Clique aqui para ler! https://quickbooks.intuit.com/br/blog/br_qrc/uploads/2020/04/como-proteger-sua-empresa-coronavirus.jpg https://quickbooks.intuit.com/br/blog/controle-seu-negocio/como-proteger-sua-empresa-e-seus-funcionarios-durante-a-pandemia-do-coronavirus/ Como proteger sua empresa e seus funcionários | Covid 2020 | Blog

Como proteger sua empresa e seus funcionários durante a pandemia do coronavírus

14 min de leitura

No caso de uma pandemia como o coronavírus, sempre há muita incerteza – principalmente no local de trabalho. Talvez você não saiba como manter seus funcionários e clientes em segurança e seus negócios em andamento. Tudo o que você sabe é que está difícil encontrar papel higiênico e que o Centro de Controle e Prevenção de Doenças (CDC) está pedindo a todas as pessoas doentes que fiquem em casa.

Primeiramente, não entre em pânico. O pânico cria medo, e o medo resulta em decisões precipitadas. Fique de olho nos sites do CDC e da Organização Mundial da Saúde (OMS) para atualizações, informações sobre a evolução da doença e recomendações em tempo real. Acesse o site do Ministério da Saúde para saber mais sobre o COVID-19.

 

Coronavírus 2020 no site do CDC

Coronavírus 2020 no site da OMS

Coronavírus 2020 no site do Ministério da Saúde

 

Além disso, monte uma força-tarefa— uma pessoa ou uma equipe de funcionários dedicada a monitorar o progresso da doença e manter os trabalhadores em segurança. Essa força-tarefa deve monitorar a situação de perto, manter os funcionários atualizados e responder a quaisquer perguntas que possam surgir. Também deve ser responsável pela criação de uma política de saúde relacionada a epidemias. A política deve especificar quando os funcionários devem ficar em casa, detalhar todas as precauções de viagem que devem ser tomadas e informar quem eles devem procurar se tiverem dúvidas ou preocupações.

Obviamente, essas políticas variam, então, pense naquelas que funcionam especificamente para sua empresa e seus funcionários. Em caso de dúvidas, comece com as recomendações do CDC.

Para obter mais informações sobre políticas e procedimentos relacionados ao coronavírus, visite o site do Ministério da Saúde.

Após organizar cuidadosamente sua força-tarefa, concentre-se na prevenção.

Cinco etapas básicas da prevenção

  1. Lave as mãos

O coronavírus viaja em gotículas de muco ou saliva, provavelmente por tosse ou espirro, e entra no organismo pelos olhos, nariz ou boca. O CDC recomenda lavar as mãos com água e sabão por pelo menos 20 segundos em intervalos regulares ao longo do dia, principalmente após ter contato com outras pessoas. Além disso:

Evite tocar seu rosto, mesmo com as mãos limpas.

Cubra o nariz e a boca quando tossir ou espirrar e lave as mãos imediatamente.

Se não houver água e sabão, use um desinfetante para as mãos que contenha pelo menos 60% de álcool.

Poste notificações e instruções de lavagem das mãos em todos os ambientes para lembrar seus funcionários.

 

  1. Desinfete as superfícies com frequência

Os vírus podem sobreviver em superfícies de metal, vidro ou plástico por até nove dias. Uma pessoa que toca em uma superfície contaminada pode ser infectada ou transportar o vírus para outra superfície. O CDC recomenda desinfetar os espaços de trabalho e de convivência diariamente, usando um desinfetante aprovado pela Anvisa. As superfícies comuns incluem mesas, escrivaninhas, maçanetas, interruptores de luz, telefones e teclados.

Considere fornecer os suprimentos necessários, como álcool em gel ou lenços desinfetantes, a todos os seus funcionários. Além de ser mais provável eles usarem os recursos já disponíveis, você também pode garantir que usem os produtos corretos.

  1. Mantenha distâncias seguras

Mantenha uma distância de 1 a 2 metros de outras pessoas, principalmente se elas apresentarem sinais de doença. O CDC recomenda evitar contato próximo com qualquer pessoa se o coronavírus estiver se espalhando em sua região. Isso é especialmente importante para aqueles que correm maior risco de adoecer.

Leia mais sobre as formas de prevenção de doenças no site do CDC.

  1. Envie os funcionários doentes para casa imediatamente

É sempre melhor prevenir do que remediar. Se um funcionário estiver tossindo, assoando o nariz ou espirrando, é aconselhável enviá-lo para casa. Faça isso mesmo que você não tenha certeza de que ele foi exposto ao coronavírus.

Na verdade, agora é um bom momento para revisar suas políticas de licença médica. O CDC recomenda garantir que elas sejam flexíveis e consistentes com as orientações de saúde pública. Caso os funcionários adoeçam, precisam saber que podem ficar em casa sem medo de retaliação.

Afinal, 35% dos trabalhadores norte-americanos disseram que foram trabalhar doentes, mesmo após ouvirem falar do surto, de acordo com uma pesquisa realizada em 6 de março pelo QuickBooks.* A alegação foi que eles não tinham como tirar licença médica e estavam preocupados em manter o emprego. Quando se trata de manter sua equipe saudável, essas preocupações não devem fazer parte da equação.

  1. Tenha uma boa noite de sono

É possível que a ameaça do coronavírus esteja mantendo você acordado à noite. Porém, ter uma boa noite de sono é vital para sua saúde mental e física. Também é essencial para manter seu sistema imunológico forte para combater o vírus.

O CDC sugere que os adultos durmam pelo menos sete horas por noite.

Cinco maneiras de praticar uma prevenção abrangente

  1. Restrinja viagens de negócios não essenciais

Aeroportos e outros locais lotados podem aumentar o risco de exposição ao coronavírus. Pode haver outros viajantes que foram expostos e agora carregam o vírus sem saber. Lembre-se de que o vírus pode viver por até nove dias em algumas superfícies. Garanta a segurança restringindo todas as viagens de trabalho não essenciais. Além do problema da exposição em si, você ainda corre o risco de que os funcionários fiquem em quarentena em outro estado ou país.

O CDC recomenda que, antes de viajar de avião, todas as pessoas façam as seguintes perguntas:

O COVID-19 está se espalhando no local para onde estou indo?

Estarei em contato próximo com outras pessoas durante a viagem?

Corro um risco maior de agravamento caso eu seja infectado pelo coronavírus?

Pedir para tirar uma folga do trabalho após o meu retorno afetaria meu trabalho ou sustento?

Eu moro com alguém que é mais velho ou tem uma condição crônica de saúde?

O COVID-19 está se espalhando no local onde eu moro?

Se a resposta a qualquer uma dessas perguntas for sim, não viaje. Em vez disso, encontre maneiras de realizar as tarefas virtualmente. Envie um e-mail, realize uma videoconferência ou fale ao telefone.

Para informações mais seguras sobre viagens, visite o site do CDC.

Para saber mais sobre as restrições de viagem, visite o site da OMS

  1. Tome precauções extras quando os viajantes voltarem para casa

Os viajantes que retornam para casa devem cumprir as recomendações de saúde pós-viagem do CDC. Elas são especialmente importantes para viajantes que retornam de países de alto risco, como China, Irã, Itália e Coréia do Sul.

Entretanto, todas as pessoas que retornam de viagens devem considerar segui-las, agindo da seguinte forma:

Ficando em casa por um período mínimo de 14 dias.

Aferindo a temperatura duas vezes ao dia para monitorar a febre. Caso ela atinja 38ºC ou mais ou a pessoa apresente tosse ou dificuldade para respirar, deve procurar atendimento médico imediatamente.

Evitando o contato com outras pessoas.

Não usando transporte público, táxi nem carros compartilhados.

Evitando lugares lotados e limitando as atividades em público.

Mantendo distância – de cerca de 2 metros – de outras pessoas.

Saiba mais sobre as recomendações de saúde pós-viagem no site do CDC

  1. Repense eventos e grandes encontros

Feiras, exposições e eventos compõem grande parte da receita anual de muitos empresários.

Contudo, no que se refere a grandes aglomerações, o CDC é claro: elas não são uma boa ideia!

Por esse motivo, grandes empresas como o Facebook e o Google já cancelaram até mesmo eventos anuais sempre muito aguardados, e muitos proprietários de pequenas empresas estão seguindo o exemplo – e seguindo as recomendações oficiais do CDC.

O CDC recomenda oficialmente que, por pelo menos oito semanas ou até meados de maio, reuniões com 50 ou mais pessoas sejam canceladas. Isso inclui conferências, desfiles, shows, eventos esportivos e até mesmo casamentos.

Além disso, o órgão afirma que, à medida que o surto progride, as autoridades podem solicitar que você modifique, adie ou cancele grandes eventos para a segurança e o bem-estar da equipe do evento, dos participantes e da comunidade.

Se você planeja avançar com eventos menores, algumas medidas devem ser tomadas.

Forneça recursos de prevenção no evento. Isso inclui pias com sabão, álcool em gel, toalhas e lenços desinfetantes.

Planeje-se para a ausência de funcionários. Os funcionários do evento devem ficar em casa se sentirem que estão ficando doentes. Identifique as funções críticas do trabalho e planeje uma solução alternativa, treinando sua equipe em diferentes funções.

Incentive as pessoas doentes a não comparecerem e peça aos participantes que deixem o evento caso comecem a apresentar sintomas.

Identifique uma zona de isolamento. Designe um espaço separado para a equipe e os participantes que comecem a se sentir mal e não possam sair imediatamente.

Limite o contato pessoal. Considere turnos intercalados para os membros da equipe que exercem funções essenciais. Não cumprimente ninguém com apertos de mãos, beijos ou abraços.

Desenvolva uma política de reembolso para os participantes que ficarem doentes, precisarem cuidar de uma pessoa doente ou correrem alto risco de infecção e não puderem participar do evento. Seja flexível com quem simplesmente não se sente à vontade para participar.

Aceite que você pode precisar cancelar o evento e faça seu planejamento pensando isso.

Para eventos planejados para março, abril ou início de maio, considere cancelar a participação presencial. Em vez disso, concentre-se em criar uma experiência virtual satisfatória e valiosa para todos os participantes.

Visite o site do CDC para obter orientações adicionais sobre eventos e grandes reuniões. 

  1. Considere pedir aos funcionários que trabalhem de casa

Nas primeiras semanas do surto de coronavírus nos EUA, 12% dos funcionários disseram ter tido a possibilidade de trabalhar de casa, de acordo com a pesquisa do QuickBooks.

Se a natureza de sua empresa permitir que os funcionários trabalhem remotamente, peça a eles que o façam. Apenas certifique-se de que todos tenham as ferramentas e equipamentos certos para trabalhar com eficiência. Isso inclui acesso a aplicativos de mensagens instantâneas, ferramentas de videoconferência e uma conexão confiável à Internet. Para muitos trabalhadores, o equipamento necessário inclui laptop, monitor, teclado e mouse.

Certifique-se de que seus funcionários tenham muitas orientações em relação a trabalhar de casa. Crie uma lista de verificação detalhando tudo de que eles precisam e informe quem devem contatar caso precisem de suporte técnico.

O CDC recomenda que você tenha a tecnologia da informação e infraestrutura necessárias para apoiar os funcionários que trabalham de casa. Se sua equipe não estiver familiarizada com o trabalho remoto, tome as precauções corretas para manter seus dados comerciais em segurança. Isso inclui:

Evitar usar redes públicas.

Trabalhar em um espaço privado, dando atenção às informações confidenciais.

Usar uma tela de privacidade em seu laptop.

Trabalhar de casa, não em um co-working ou café.

Por fim, defina expectativas claras para todos os funcionários. Lembre-os de que ainda precisam estar disponíveis durante o horário comercial e participar de reuniões. Se trabalhar de casa não for uma opção, estabeleça horários flexíveis para diminuir o tempo que os trabalhadores passam em grandes grupos.

Três formas de minimizar as dificuldades financeiras

  1. Tenha um plano alternativo relacionado às operações

O coronavírus está afetando a receita de muitas empresas. Os centros de fabricação na China estão parando as operações. Turistas e viajantes estão cancelando viagens. Em uma escala global, milhões de funcionários estão sendo solicitados a trabalhar de casa, restringir o acesso público e evitar o contato com outras pessoas. Para empresas que dependem de tráfego de pedestres, vitrines ou interações pessoais, essas restrições também estão restringindo o fluxo de caixa. A Small Business Development Corporation, da Austrália, tem alguns conselhos.

Construa um plano de continuidade de negócios

Esse tipo de plano ajuda a documentar como sua empresa enfrentará a pandemia e quaisquer interrupções operacionais que você possa encontrar.

Prepare-se para interrupções operacionais

Se você ou seus funcionários ficarem doentes e precisarem se isolar por pelo menos duas semanas, será preciso ter uma estratégia de negócios. Crie uma cadeia de comando entre os membros da equipe para garantir que os negócios sigam avançando mesmo sem você ou outros funcionários essenciais.

Construa um plano de continuidade de fornecimento

As empresas que dependem de produtos importados podem sofrer grandes interrupções por algum tempo. Planeje a possibilidade de atrasos na distribuição e verifique se é possível adquirir produtos ou materiais de locais não afetados. Se essa não for uma opção, encontre maneiras criativas de mitigar os danos.

Para obter mais informações sobre empréstimos para pequenas empresas ou sobre como se conectar com um credor, visite a página de programas de financiamento do BNDES. 

  1. Migre para o comércio eletrônico

Não há momento melhor para iniciar no mundo do comércio eletrônico. Se você vende produtos, agora é a hora de aumentar sua presença on-line. Considere a possibilidade de criar ofertas especiais para compras on-line a fim de atrair mais clientes para sua loja virtual. Se o seu negócio é baseado em serviços, oferecer vales-compras eletrônicos é uma ótima maneira de manter a receita fluindo e os clientes por perto. Se você administra um restaurante, considere oferecer serviços de entrega.

Se sua empresa ainda não explorou o mercado on-line, procure sites como Elo 7, Amazon ou Mercado Livre para lançar e vender seus produtos com rapidez e facilidade. Conheça os mercados locais usando o Facebook Marketplace ou até mesmo a OLX. Acima de tudo, escolha a plataforma que fizer mais sentido para seus produtos e serviços, dará o melhor retorno a seu investimento e atrairá o maior número de pessoas.

Se você já está on-line ou pronto para lançar seu site de comércio eletrônico, tenha algumas coisas em mente:

Pense em como seus clientes o encontrarão nos mecanismos de busca. Se você está por fora das melhores práticas de SEO, agora é uma boa hora para estudar o assunto. Use ferramentas de palavras-chave para ajudar a otimizar sua página e oferecer conteúdo valioso.

Configure e use o Google Analytics para ver quem está visualizando seu site, em quais páginas eles passam mais tempo e por quanto tempo permanecem. Use essas informações para entender melhor seus clientes e os produtos em que eles têm mais interesse.

Aproveite as mídias sociais e o marketing digital para direcionar tráfego e expandir sua marca. Concentre-se nas plataformas mais usadas pelos seus clientes. Use ferramentas sociais como o HootSuite para gerenciar suas contas e automatizar seu marketing social.

Use publicidade on-line para segmentar novos clientes com maior probabilidade de comprar seus produtos ou serviços. O Google Ads e os anúncios pagos geram novos leads para seu site, permitindo que você defina seu próprio orçamento.

Confira 25 dicas para iniciar seu negócio on-line 

  1. Comunique-se com seus clientes

É fundamental se comunicar abertamente com seus clientes durante esse período. Mantenha-os informados sobre o status de suas operações. Em seguida, compartilhe as medidas preventivas que você implementou e explique como eles serão protegidos ao visitar sua empresa ou comprar seus produtos. Garanta a seus clientes que você fez tudo o que pôde para manter os negócios funcionando corretamente, mas alerte-os antecipadamente sobre possíveis complicações ou atrasos.

Trabalhe com sua equipe para desenvolver mensagens consistentes e designar porta-vozes oficiais.

Mantenha contato com seus clientes regularmente e disponibilize um meio prático para que façam perguntas ou expressem preocupações.

Não responda a perguntas para as quais você não tem respostas e consulte uma equipe jurídica quando necessário.

Use as ferramentas certas para se comunicar com seu público. Algumas opções são as chamadas telefônicas, mensagens de texto, e-mails, malas diretas, atualizações de sites e redes sociais. Escolha o sistema de comunicação que faz sentido para seus clientes.

As informações podem estar resumidas e, portanto, incompletas. Este documento / informação não constitui, e não deve ser considerado um substituto para aconselhamento jurídico ou financeiro. Cada situação financeira é diferente e as informações oferecidas são gerais. Entre em contato com seus consultores financeiros ou legais para obter informações específicas sobre sua situação.

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