2021-06-27 10:00:01 Controle seu Negócio English Entenda como selecionar o melhor escritório de contabilidade para a sua empresa e por que faz diferença usar um sistema de gestão... https://quickbooks.intuit.com/br/blog/br_qrc/uploads/2021/06/escritório-de-contabilidade.jpg https://quickbooks.intuit.com/br/blog/controle-seu-negocio/dicas-para-escolher-o-melhor-escritorio-de-contabilidade/ Dicas para escolher o melhor escritório de contabilidade

Dicas para escolher o melhor escritório de contabilidade

16 min de leitura

Encontrar um escritório de contabilidade não tem sido uma tarefa fácil. Afinal, em uma única cidade, podem existir dezenas ou centenas de empresas do tipo. Além disso, com o surgimento dos serviços contábeis online, esse leque de opções ficou ainda maior, indo além dos limites geográficos.

Outra questão é que, atualmente, os empresários não buscam o escritório contábil somente para cumprir com as suas obrigações. É preciso que esse prestador vá além. Serviços como consultorias e planejamentos vêm sendo cada vez mais solicitados.

Neste artigo, mostraremos como escolher um escritório de contabilidade que atenda às suas expectativas e utilize a tecnologia como sua aliada. Acompanhe!

O que faz um escritório de contabilidade?

Antes de qualquer coisa, é importante entender os motivos que levam uma empresa a escolher um escritório de contabilidade. Ou seja, o que faz esse tipo de prestador de serviço? A resposta é muito simples: o contador é o responsável por auxiliar a empresa a cumprir com suas obrigações com os órgãos de fiscalização.

Durante anos, o papel da contabilidade se restringiu a esse objetivo. Entretanto, com o passar do tempo, essa ciência deixou de ser um simples agente de prestação de contas com o governo e passou a desempenhar um papel consultivo nas empresas.

Atualmente, é impensável ter um negócio que não conte com a ajuda de um bom contador. Entretanto, montar um departamento de contabilidade dentro de uma empresa pode ser algo muito caro e complexo — principalmente, para as empresas de pequeno e médio porte.

Nesse contexto, surge o papel dos escritórios de contabilidade. Eles já têm todo o pessoal técnico e sistemas necessários para prestar todos os serviços de que a sua empresa precisa para estar em dia com suas obrigações.

Qual é o seu objetivo?

Analisando de forma geral, o objetivo principal da contabilidade é fornecer informações para a empresa. De posse delas, os gestores têm mais facilidade para tomar decisões corretas, que contribuirão diretamente para o desenvolvimento de seus negócios.

Esses relatórios gerenciais são carregados de informações precisas sobre a empresa. Assim, elas evitam que decisões sejam tomadas com os olhos vendados. Para tanto, é utilizada uma série de demonstrativos e ferramentas que servem como uma bússola para que o empreendedor entenda o caminho que deve seguir.

Para que a contabilidade realize os objetivos esperados, é importante que o empresário seja transparente com o seu contador. Omitir informações pode colocar em risco todo o trabalho do escritório de contabilidade contratado.

Quais são os serviços prestados pelo escritório de contabilidade?

Agora que você entendeu os objetivos da contabilidade e as suas atribuições gerais, mostraremos com mais detalhes os serviços que essas organizações disponibilizam para seus clientes. Continue lendo!

Constituição, encerramento e alteração de empresas

Abrir uma empresa é um processo burocrático que testa a paciência de qualquer pessoa. Trata-se de um procedimento complexo e que precisa atender a alguns fatores legais — e que, portanto, pode ser delegado ao escritório de contabilidade.

Os profissionais que atuam nesse segmento já conhecem os procedimentos e trâmites que devem ser adotados. Além disso, eles sabem dos riscos e eventuais erros que podem ser cometidos durante o procedimento de registro. Assim, o contador atua de modo a evitar esse tipo de problema, que geralmente paralisa todo o fluxo de abertura do negócio.

Constituir uma empresa envolve todas as esferas de governo do nosso país. Por exemplo, a Receita Federal emite o CNPJ, e a Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) determina se a atividade precisa de inscrição ou não. Já a prefeitura estabelece o número de registro e autorização para a emissão de notas fiscais de serviço, e ainda há outros órgãos relacionados à segurança sanitária etc.

Ou seja, esse é um procedimento complexo e que não deve ser feito sem o auxílio de um bom profissional contábil. Além do processo de abertura, o contador atua nas eventuais alterações e no encerramento legal do negócio, processos que, da mesma forma que o de abertura, também demandam uma série de ações.

Logo, a presença do contador também é imprescindível.

Escrituração contábil, tributária e trabalhista

Outro trabalho executado pelo escritório de contabilidade é cuidar da escrituração contábil. Isso significa que ele realizará a importação de dados financeiros, fiscais e contratuais da empresa. Em seguida, executa todos os trâmites anteriores à emissão de documentos e relatórios.

Esse processo de escrituração não envolve apenas a movimentação financeira da empresa. A parte fiscal e trabalhista também tem algumas obrigações a serem cumpridas. Depois de finalizar todos os trâmites, o contador trabalha no envio de obrigações acessórias. Elas envolvem essas três áreas de atuação da empresa. Mas esse será nosso assunto mais para baixo.

Preparação e envio de obrigações acessórias

Depois de trabalhar toda a escrituração por meio de seus sistemas contábeis, o escritório de contabilidade atua no auxílio da formatação das obrigações acessórias da empresa. Basicamente, esses elementos são demonstrativos e relatórios que precisam ser enviados ao fisco mensal ou anualmente.

Dependendo da negociação feita com o escritório contábil, é possível que esse procedimento seja executado completamente pelo contador. Por outro lado, em alguns casos, ele apenas prepara o documento a ser enviado. Assim, a empresa fica responsável por fazer essa transmissão. Para tanto, são utilizados os programas validadores fornecidos pelo governo e o certificado digital.

Entre as principais obrigações acessórias enviadas ao fisco, nós temos:

  • Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), exclusiva para optantes do Simples Nacional;
  • Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF), para as empresas do Lucro Presumido e Real;
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF);
  • Declarações e demonstrativos do sistema SPED, tais como ECD, ECF, contribuições e SPED Fiscal.

É importante ressaltar que cada uma dessas obrigações tem suas regras e procedimentos específicos. Portanto, não é recomendado tentar enviá-las sem a presença do seu contador — até porque perder o prazo ou deixar de incluir algum dado nesses demonstrativos pode acarretar multas pesadas.

Emissão de certidões de regularidade

As certidões de regularidade fiscal têm o objetivo de demonstrar se a empresa cumpriu com todas as obrigações perante determinado órgão estatal. Esse documento é exigido pela maioria dos bancos e instituições financeiras para abertura de contas ou concessão de crédito.

Além disso, ele é indispensável para a participação em licitações ou, até mesmo, na hora de receber por algum serviço prestado à administração pública, seja direta ou indireta. Também devemos lembrar que algumas empresas de maior porte e que terceirizam serviços exigem esse tipo de documento para contratação.

Aqui, o papel do escritório de contabilidade é auxiliar o gestor quanto ao acompanhamento do vencimento desses documentos e a regularização da empresa para a solicitação deles.

Assessoria trabalhista

Outro serviço realizado pelo escritório de contabilidade é a assessoria na área trabalhista. Neste ponto, é importante destacar um detalhe: o contador não substitui o papel do advogado especializado na área trabalhista.

No entanto, este último profissional não tem nem experiência, nem os sistemas necessários para a execução de algumas rotinas contábeis do setor de departamento pessoal. Alguns exemplos são: emissão de recibos de salário, impostos e taxas e impressão de contracheque.

A parte trabalhista de uma empresa também deve enviar algumas obrigações acessórias. A mais importante e recente é o famoso e-Social.

Elaboração do planejamento tributário

Outro trabalho muito importante executado pelo contador é a elaboração do planejamento tributário. Nesse momento, são definidas questões relevantes sobre a forma de apuração e pagamento dos impostos e contribuições fiscais por parte da empresa.

Para isso, são demonstrados os cenários que auxiliaram o gestor na escolha do regime de tributação mais adequado, que pode ser:

Assessoria em gestão financeira

Saindo um pouco do âmbito operacional da contabilidade, ingressamos na parte estratégica. O contador também tem a função de contribuir para a gestão financeira, execução de fluxo de caixa e outros processos importantes relacionados ao setor.

Além de oferecer dados que auxiliem as tomadas de decisão, ele também exerce o papel de analisar o desempenho dessa área da empresa. Utilizando sistemas de gestão financeira avançados e o seu conhecimento sobre o negócio, o contador contribui sensivelmente para o crescimento saudável do seu negócio.

Qual é o papel do contador nas empresas?

O papel do contador pode ser dividido em dois. Primeiro, ele jamais deixará de cumprir com as atribuições que foram confiadas a ele desde os primórdios da profissão. Por mais que o tempo tenha passado e o contador tenha deixado de ser chamado de “guarda-livros” (escriturário), ainda existirão algumas atribuições relacionadas a essa atividade.

Alguns exemplos disso são: a emissão de Balanço Patrimonial e balancetes, cumprimento de obrigações e execução de rotinas contábeis. O segundo é um dos papéis mais importantes a serem desempenhados na empresa. Estamos tratando da parte gerencial e estratégica do serviço.

Tudo o que ele faz — com exceção ao atendimento das exigências legais — tem como finalidade principal auxiliar a tomada de decisões no ambiente empresarial. Sem o contador, o empresário corre um grande risco de agir com base em informações viciadas ou erradas. Isso pode fazer com que a sua empresa siga por um caminho muito mais difícil que o necessário.

Por que contratar um escritório de contabilidade?

Um dos motivos que levam o empresário a contratar o escritório de contabilidade é a facilidade que esse tipo de serviço proporciona. Nesse caso, ele não precisaria ficar tão preocupado com o cumprimento de suas obrigações e a geração de informações para a tomada de decisão.

Por outro lado, existem alguns benefícios muito importantes que o contador pode proporcionar. Discorreremos sobre eles com mais detalhes a seguir.

Manter a situação cadastral da empresa dentro da lei

Ao ter um escritório de contabilidade atuando para o seu empreendimento, você mantém a situação cadastral da sua empresa 100% atualizada. Não é raro encontrar negócios com problemas na hora de emitir uma certidão de regularidade ou até mesmo um documento fiscal por conta de problemas no seu cadastro.

Além disso, quando ocorrem alterações no contrato social da empresa, o contador auxilia com as eventuais mudanças que devem ser feitas em órgãos de tributação.

Realização de consultorias

Outro benefício interessante proporcionado pela contabilidade é a realização de consultorias. Acredite: por mais que você seja um empreendedor experiente e conheça bem o seu mercado, ainda precisará desse serviço. Afinal, dificilmente será possível estudar todas as questões que envolvem a área fiscal, contábil e trabalhista do negócio.

Afinal, o empresário deve estar focado em desenvolver o seu negócio e ter atenção às questões que impactam a sua atividade. Logo, existirão momentos em que você precisará tirar alguma dúvida mais aprofundada, para evitar cometer erros em decisões.

É nessas horas que surge a importância do contador. A consultoria especializada mostrará os diversos caminhos que a sua empresa pode adotar e os resultados que serão obtidos.

Auxílio na formação do preço de venda

A determinação do preço de venda de seus serviços pode ser algo bastante desafiador para o empresário. Infelizmente, muitos fazem isso com base em pouco ou nenhum dado sobre seus custos. Outros seguem apenas a tendência de mercado, sem entender se essa precificação está prejudicando a lucratividade do seu negócio.

Obviamente, fatores relacionados ao mercado e à concorrência não devem ser desprezados na hora de fixar o preço de um serviço. Entretanto, é preciso avaliar outros elementos que o escritório de contabilidade demonstrará.

Basicamente, estamos tratando das questões que envolvem o custo de venda dos seus serviços. Alguns exemplos são: insumos, matérias-primas e, principalmente, os custos tributários.

Esses elementos devem ser fracionados em cada serviço prestado. Assim, você chegará ao montante mínimo que pode ser cobrado por atividade realizada. Com essas informações em mente, a precificação passará a ser algo mais simples, e você terá dados suficientes para saber até que nível de preço pode chegar para evitar prejuízos.

A precificação equivocada coloca em risco a continuidade de um negócio. O grande problema dela é que, como estão vendendo bem, muitos empresários não conseguem perceber o motivo do prejuízo gerado. Ou seja, continuam prestando serviços a valores menores que o seu custo.

Quando a realidade vem à tona, já pode ser tarde. A recuperação, geralmente, é sofrida e demorada. Em alguns casos, é impossível retomar o controle do negócio. Assim, a única solução passa a ser fechar as portas.

Entretanto, a contabilidade — desde que seja feita de forma gerencial e com qualidade — evita esse tipo de problema, pois, entre outras coisas, contribui para informar ao empresário a composição dos seus preços de venda, facilitando a negociação com clientes e fornecedores.

Maior segurança nas operações envolvendo empregados

Pequenos deslizes cometidos no dia a dia podem fazer com que algum colaborador tenha prejuízo no recebimento de salários. O grande problema é que essas falhas — muitas vezes, cometidas inconscientemente — justificam que um funcionário entre na Justiça contra o seu negócio, gerando muita dor de cabeça e, principalmente, prejuízo.

Por outro lado, se você tem um escritório de contabilidade atento às demandas do seu negócio, esse tipo de problema é muito reduzido — e, em alguns casos, até eliminado. Isso porque os profissionais que atuam nele têm como atribuição básica estar atentos aos procedimentos realizados dentro da sua empresa.

Assim, eventuais erros ou deslizes que passam desapercebidos pelo empresário são detectados pelos profissionais da contabilidade, que atuará para orientar o negócio a resolvê-los antes que gerem prejuízos mais graves.

Economia de tempo e dinheiro

A economia de dinheiro é um dos fatores primordiais que levam as empresas a contratar escritórios de contabilidade. Acredite, se você buscar o preço dos serviços da organização contábil mais cara da sua cidade, contratá-la ainda será muito mais vantajoso financeiramente do que a montagem de um departamento de contabilidade dentro da sua empresa.

Afinal, neste caso, você teria que contratar vários contadores e montar toda uma estrutura física de computadores e impressoras. Além disso, precisaria gastar dinheiro com sistemas contábeis e que precisam de manutenção periódica.

Por outro lado, o escritório de contabilidade já tem toda essa estrutura montada para fornecer os serviços para a sua empresa. Além de gastar menos, contratar esse tipo de serviço também gera economia de tempo no seu expediente.

Afinal, todas as questões relacionadas à parte contábil, fiscal e trabalhista serão designadas à empresa terceirizada. Assim, você não precisa dedicar horas tentando entender toda a legislação que envolve essas questões.

Isso é traduzido em mais dedicação ao coração do seu negócio. Ou seja: vendas, relacionamento com clientes e fornecedores e gestão financeira. Você também terá a tranquilidade de saber que todas as exigências contábeis da sua empresa estão em dia.

O que avaliar na hora de escolher um escritório contábil?

Depois de conhecer todas as funções e vantagens que a contratação de um escritório de contabilidade pode proporcionar, chegou a hora de conhecer a parte prática. Ou seja, demonstrar quais pontos você deve avaliar na hora de escolher uma prestadora de serviços contábeis.

Para tanto, separamos alguns passos básicos. São eles:

  • Avalie o tipo de atendimento fornecido, principalmente se o escritório tem estrutura para fazer o atendimento online;
  • Verifique a formação dos profissionais que atuam na prestadora de serviço;
  • Converse com outros empresários que fazem parte da carteira de clientes do escritório contábil ou que já contrataram alguns de seus serviços;
  • Analise a estrutura física do escritório para verificar se ele é capaz de atender às necessidades de uma empresa do porte da sua;
  • Verifique se ele utiliza sistema de controle financeiro online.

Por que escolher um escritório que utilize um sistema de gestão financeira?

Se você seguir as dicas que mencionamos, tem grandes chances de contratar um bom escritório de contabilidade. Entretanto, o último item da dica é tão importante que dedicamos um tópico inteiro para tratar dele.

O escritório de contabilidade que presta um serviço eficiente precisa ter um sistema de gestão financeira para atender seus clientes. Um exemplo clássico desse tipo de tecnologia é o QuickBooks.

Com ele, o contador deixa de ser um simples cumpridor de obrigações para se tornar um profissional consultivo na sua empresa. Além disso, torna-se possível automatizar processos financeiros, garantindo mais agilidade nos fluxos de trabalho.

Logo, se você for capaz de encontrar um profissional da contabilidade que utilize esse tipo de sistema, esse será um diferencial ao qual você deve prestar muita atenção.

Como isso beneficia a empresa?

A empresa que trabalha com esse tipo de sistema de gestão financeira tem vários benefícios. O primeiro deles é a confiabilidade nas informações prestadas. Mesmo com tantas evoluções ocorrendo no meio empresarial, ainda existem aqueles que utilizam planilhas para controlar o seu setor financeiro.

Acredite, apesar de parecer que elas funcionam bem, um sistema especializado nessa área pode fazer toda a diferença. Além disso, ele proporciona mais transparência aos dados e facilita o controle das finanças junto ao contador.

Vale a pena ressaltar que tudo isso deve ser realizado em um ambiente digital. Obviamente, esses benefícios são atribuídos apenas a sistemas que funcionam de modo online, dado que o escritório de contabilidade e a sede da sua empresa não estarão no mesmo ambiente físico.

Como procurar esse tipo de escritório?

Finalmente, a dúvida que fica no ar é: como encontrar esse tipo de escritório de contabilidade? Ou seja, como saber se o que você está avaliando atua com um sistema de gestão financeira online.

Inicialmente, é preciso ter em mente que esse é um diferencial competitivo tão interessante que os escritórios de contabilidade costumam anunciar a oferta desse serviço. Entretanto, você também pode fazer uma rápida pesquisa diretamente com as empresas para saber quais delas utilizam esse tipo de sistema.

A última alternativa seria entrar em contato direto com o fornecedor desse tipo de tecnologia. Assim, você saberá se a empresa contábil que pretende contratar utiliza sistemas dessa modalidade.

Por fim, podemos concluir que procurar um escritório de contabilidade é uma tarefa que demanda muito cuidado. Afinal, depois de selecionar a empresa que parece ideal, encerrar o contrato não é das tarefas mais simples. Entretanto, com as dicas que mencionamos aqui, todo o processo se tornará mais garantido.

Se você gostou das dicas deste conteúdo, confira as orientações que criamos para melhorar a gestão financeira de pequenas empresas!

As informações podem estar resumidas e, portanto, incompletas. Este documento / informação não constitui, e não deve ser considerado um substituto para aconselhamento jurídico ou financeiro. Cada situação financeira é diferente e as informações oferecidas são gerais. Entre em contato com seus consultores financeiros ou legais para obter informações específicas sobre sua situação.

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