Conheça a ordem de serviço e saiba como usá-la em sua empresa

Já teve problemas ao prestar um serviço para um cliente porque não tinha formalizado qual seria a tarefa? Não foi informado que um colaborador seu estaria fora da empresa fazendo um serviço e isso atrapalhou todo o planejamento que você tinha para o seu negócio naquele dia? Então é a hora de adotar a Ordem de Serviço.

Também conhecida como OS, a Ordem de Serviço é um documento que serve para registrar o processo de prestação de serviços desde o início. Assim, é possível que os funcionários saibam o que será feito e sejam informados sobre os processos de suas tarefas, organizando a rotina dos setores de uma empresa e evitando desinformações e mensagens passadas de maneira errada.

Acredite: usar a Ordem de Serviço trará diversos benefícios para a prestação de serviços de qualquer empresa. Além disso, com ela, você fica dentro da lei — já que, conforme a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), é obrigação da empresa instruir seus empregados através do uso da OS, evitando assim acidentes de trabalho. 

Saiba agora quais são essas vantagens, aprenda a elaborar uma OS e melhore o funcionamento do seu negócio.

O que é uma ordem de serviço

Quando você faz parte de uma empresa, seja de consultoria, limpeza, instalação de equipamentos de informática, transporte de encomendas ou qualquer outro tipo de prestação de serviço, toda vez que um cliente entra em contato, ele tem a necessidade de contratar um dos serviços que você oferece.

E é a partir desse momento que a ordem de serviço é utilizada. Com ela, é possível formalizar o que será prestado, detalhando todas as demandas necessárias naquela contratação.

A OS é um documento de comunicação interna de uma empresa, usado para informar os colaboradores das demandas e do fluxo de trabalho e permitindo, assim, que o atendimento seja controlado para garantir que todos os serviços sejam feitos no tempo certo, sem prejudicar a reputação do seu negócio. 

Benefícios de usar a ordem de serviço

Era comum que, antes da criação da OS, as empresas de prestação de serviços trabalhassem sem muita organização, o que fazia com que o trabalho parecesse pouco profissional e que os clientes parassem de fazer negócio com elas por isso.

A OS é uma forma de profissionalizar a empresa e seus colaboradores, já que ela documenta todo o processo de prestação de serviço desde a contratação, centralizando todas as informações em um só lugar e evitando falhas de comunicação entre o contratante e o contratado ou entre os colaboradores da empresa.

Além disso, a ordem de serviço possibilita um melhor controle de outras áreas da empresa, como a área de finanças, já que é possível fazer uma projeção dos lucros dos próximos meses com o registro do valor cobrado e a data de pagamento. Também é possível acompanhar o estoque, evitando a compra de materiais desnecessários, assim como fazer a gestão do tempo gasto realizando tarefas e serviços.  

Ordem de serviço X Ordem de compra

Apesar do nome parecido, existem diferenças importantes entre a ordem de serviço e a ordem de compra. 

Enquanto a OS é a descrição dos serviços que serão prestados para o cliente, a ordem de compra é um documento que é enviado do comprador para o fornecedor para autorizar a compra de algo, contribuindo para o controle de estoque (já que ela contém a quantidade de itens que serão comprados) e para o controle financeiro, pois impede a compra sem autorização. 

Também conhecida como OC, purchase order ou PO, a ordem de compra contém informações como dados da empresa compradora e da fornecedora, descrição e quantidade dos itens comprados, valor unitário e total da compra, prazos de entrega e forma de pagamento.

Ela pode ser feita de duas maneiras: manual, onde são usadas planilhas para controlar o estoque, as finanças e elaborar as OCs; e automática, oferecida por alguns programas de gestão financeira especializados.

O QuickBooks é um dos programas que possibilita elaborar ordens de compra de maneira fácil, após analisar os dados de estoque e finanças da empresa que estão disponíveis no sistema. Também é possível enviá-las para o fornecedor automaticamente, além de possibilitar o envio direto para um cliente no caso de compras para terceiros.

Dessa maneira, sua rotina na empresa fica mais ágil e você pode investir o tempo que gasta elaborando ordens e as enviando em outras áreas que precisam de mais atenção. Clique aqui e saiba como criar e enviar uma ordem de compra no QuickBooks. 

Como fazer uma ordem de serviço?

Agora que você já sabe como a ordem de serviço vai ajudar em sua empresa e qual a diferença entre ela e uma ordem de compra, é hora de aprender a fazer uma. 

Apesar de mudar de acordo com a atividade exercida pela empresa, existem algumas informações que são padronizadas nas OS. Elas são:

• Número da OS;
• Data de emissão da OS;
• Dados do cliente, como CNPJ, Razão Social, endereço e informações de contato;
• Descrição do serviço contratado;
• Local onde ele será realizado;
• Peças e materiais que serão utilizados, bem como suas quantidades;
• Equipamentos de proteção individual que serão usados pelo colaborador;
• Nome do profissional responsável;
• Data e horário de início e fim do serviço;
• Valor que será cobrado;
• Forma de pagamento;
• Espaço para atualização do serviço.

É importante deixar todas as informações detalhadas na OS não apenas para auxiliar na comunicação, mas também caso seja necessário usar a ordem para fins judiciais. Por fim, é fundamental lembrar de assinar a ordem e pedir para que o cliente assine também. Ela é a prova de que as duas partes concordam com o que está descrito no documento e com o serviço que será prestado. 

Simples, não é? Então não perca tempo e adote as ordens de serviço agora mesmo para aprimorar sua empresa!