A gestão contábil de uma empresa é muito mais eficiente quando ela coloca a tecnologia para trabalhar a seu favor. Documentos fiscais e extratos bancários precisam estar organizados em um lugar seguro e acessível, agilizando a rotina do gestor e garantindo que o controle das contas seja feito corretamente. Não é à toa que o QuickBooks ganha cada vez mais espaço não só entre contadores, mas em organizações de todos os tamanhos.
Se quer entender por que é tão fácil lidar com o sistema, você está no lugar certo! Explicaremos a seguir como é feita a importação de extratos bancários para o QuickBooks, além de mostrarmos as vantagens da plataforma e outras funcionalidades que ela oferece. Confira!
A importância de centralizar a gestão dos extratos bancários
Em tempos de transformação digital, não há mais espaço para processos de gestão burocráticos, lentos e praticamente obsoletos. O próprio uso de papel impresso está sendo eliminado das empresas por meio da digitalização de notas fiscais e outros documentos.
No caso dos extratos bancários, a inovação vai além. A emissão do documento virtual ou a digitalização dos extratos impressos é o primeiro passo para uma gestão financeira digital e integrada. Na prática, a tendência observada nas empresas é a importação dos arquivos para um sistema especializado.
Isso permite ao gestor otimizar o acesso à informação e ter um controle mais eficiente das finanças da empresa. Em outras palavras, os dados ficam organizados em uma interface de fácil acesso para embasar as decisões tomadas no dia a dia da organização.
Vale destacar que isso ajuda a garantir a segurança dos documentos. Com os extratos digitalizados e armazenados em um sistema de gestão financeira, o risco de perda dos documentos é menor — e o gestor ainda garante que os dados estejam sendo lançados corretamente no controle financeiro.
Veja a seguir como isso pode ser feito de forma rápida e fácil.
Como fazer a importação de extratos bancários no QuickBooks?
O QuickBooks é uma plataforma desenvolvida com o objetivo de fornecer ao usuário um ambiente intuitivo e com ferramentas visuais que facilitam o uso. Nesse sentido, importar transações bancárias ao QuickBooks é algo que pode ser feito em poucos passos, como detalhamos aqui.
1. Clique em transações bancárias
No painel mostrado do lado esquerdo da tela, clique na aba Transações bancárias e, em seguida, na opção de mesmo nome (Transações bancárias). A tela seguinte mostrará três passos explicativos para realizar a importação. Clique no botão Começar abaixo.
2. Selecione o seu banco
Diversas instituições financeiras permitem conectar contas bancárias ao QuickBooks. Por isso, sua tarefa agora é selecionar seu banco. Caso ele esteja integrado à plataforma, será exibida uma tela para você inserir seu usuário e senha.
Caso contrário, a tela exibirá diretamente uma opção para importar o arquivo em formato .CSV ou .OFX. Você pode clicar no botão para buscá-lo no seu computador ou simplesmente arrastá-lo para o local indicado na tela.
Então, para resumir: primeiro você exporta o arquivo .CSV no site do seu banco, depois pode importar o .CSV para o QuickBooks. Na sequência, clique em Continuar.
3. Selecione uma conta
Na tela seguinte, você deve selecionar a conta do banco para a qual o extrato deve ser salvo. Essa etapa serve para ajudar você a organizar seus extratos dentro do QuickBooks, relacionando-os à conta bancária de cada um. Afinal, é natural que sua empresa tenha diferentes contas — e é fundamental ter uma visão separada de cada uma delas, além do controle financeiro geral.
Depois, clique em Continuar e pronto! A tela mostrará uma opção Concluído, que indica que o extrato bancário foi enviado para a etapa final: o cadastro.
4. Conclua a análise
Depois que você clicar em Concluído, o QuickBooks retornará à aba Transações bancárias. Note que há uma aba com nome de Em análise, seguida de um número entre parênteses. Trata-se da quantidade de extratos importados e aguardando o registro de algumas informações — e é o que faremos agora.
Role a página para baixo e veja a lista de transações. Ao clicar em uma delas, serão exibidas informações mais detalhadas que o QuickBooks puxou automaticamente do extrato: beneficiário, comentário, categoria etc. Para concluir a análise, basta você checar se quer alterar ou inserir uma informação, depois clicar em Adicionar.
Pronto! Veja que a aba Em análise mostrará um número menor entre parênteses, já que essa transação agora está completa e foi transferida para a aba Categorizadas. Isso significa que ela já faz parte dos seus resultados.
Outras funcionalidades e como implementar o QuickBooks
O QuickBooks é um sistema completo para quem quer um alto nível de otimização da contabilidade e da gestão financeira. No primeiro caso, ele integra totalmente a comunicação entre sua empresa e o contador. Isso significa que você elimina o papel impresso na sua gestão.
Em vez de imprimir, conferir, organizar e enviar por correios mensalmente os documentos para o contador, você permite que ele mesmo acesse esses dados pelo QuickBooks. O resultado é um nível mais alto de agilidade, além de reduzir custos e economizar seu tempo — algo valioso para quem precisa focar nas atividades essenciais da empresa e fazê-la crescer.
Já a gestão financeira pode ser levada a um outro patamar de qualidade. Além da importação de extratos bancários, o QuickBooks conta com uma série de funcionalidades, como:
- Controle de estoque;
- Gestão de faturas;
- Controle do fluxo de caixa;
- Emissão de boletos;
- Emissão de relatórios financeiros;
- Cadastro de clientes.
Os relatórios financeiros, por exemplo, organizam as informações da sua empresa para dar mais transparência aos processos de gestão. A qualquer momento, você pode verificar como está o desempenho das vendas e relacionar esses dados aos custos. Em outras palavras, pode analisar se o faturamento da empresa está à altura das suas despesas operacionais.
Como você pode ver, estamos falando de uma oportunidade para fazer sua PME crescer no mercado e se tornar mais competitiva. Então, tire proveito do QuickBooks para gerenciar seus extratos bancários e aproveite a oportunidade para usar todas as outras funcionalidades do sistema. Em pouco tempo, você terá um controle mais eficiente das suas finanças e poderá dedicar mais tempo ao crescimento do seu negócio!
Gostou do post? Então, aproveite para entrar em contato com nossa equipe de especialistas e tire suas dúvidas sobre essas e outras funcionalidades do QuickBooks!
