2021-06-13 10:00:12 Transformação Digital English A gestão de documentos digitais traz mais segurança, economia e disponibilidade, aumentando a eficiência do negócio. Saiba como fazer... https://quickbooks.intuit.com/br/blog/br_qrc/uploads/2021/06/documentos-digitais.jpeg https://quickbooks.intuit.com/br/blog/digital/5-dicas-para-gerenciar-corretamente-os-documentos-digitais-das-empresas/ 5 dicas para gerenciar documentos digitais na sua empresa %%sep%% %%sitename%%

5 dicas para gerenciar corretamente os documentos digitais das empresas

7 min de leitura

A gestão de documentos digitais é uma necessidade. A partir dela, administramos o conhecimento gerado pela empresa com mais segurança, economia e disponibilidade. Logo, temos a oportunidade de aumentar a eficiência do negócio.

Não por acaso, o interesse pela digitalização está cada vez mais presente, e as pessoas têm dúvidas sobre como realizar uma mudança efetiva. É comum ter problemas com planilhas, digitalização de documentos físicos e outros gargalos no processo, mas você encontra boas soluções para mudar esse cenário.

Logo abaixo, trouxemos os motivos para apostar em documentos digitais. Além disso, reunimos 5 dicas para transformar a gestão da sua empresa nessa área. Não deixe de conferir!

O que são documentos digitais?

Os documentos digitais correspondem a conjuntos de informações armazenadas nos dispositivos eletrônicos. Assim, eles podem ser tanto os arquivos físicos digitalizados como aqueles que já nasceram em formato eletrônico.

Como gerenciar documentos digitais corretamente?

O passo a passo para contar com documentos digitais é bastante simples. Confira as nossas 5 dicas para fazer essa transformação na sua empresa.

1. Anote as suas necessidades

Em primeiro lugar, devemos fazer uma lista com as rotinas contábeis e financeiras que mais utilizamos no dia a dia. Para o seu cliente, as notas fiscais, o fluxo de caixa, o controle de despesas e as transações bancárias são exemplos do que pode ser priorizado. Do lado da gestão da empresa contábil, o foco é nos relatórios e demonstrativos, pois esses documentos são serviços prestados aos clientes.

2. Levante as funcionalidades da tecnologia

O passo seguinte é buscar um software que reúna as funcionalidades para automatizar os processos de gestão de documentos. Além disso, é importante avaliar como é a acessibilidade da tecnologia — se os recursos são fáceis de usar, se a infraestrutura da empresa dá conta do software, se os dados são expostos com painéis, gráficos e outros elementos que simplificam o entendimento etc.

3. Avalie os diferenciais do fornecedor

Um terceiro ponto é entender o que o fornecedor agrega de valor para o negócio, além da tecnologia. Questões como suporte, compartilhamento de conhecimento, escalabilidade da tecnologia, disponibilidade do software online e diversos outros itens devem ser levados em consideração.

4. Crie as novas rotinas de trabalho

Depois, temos que planejar a mudança. Nesse período, você precisa criar rotinas para inserir os dados necessários no software e instruir as equipes sobre os novos fluxos de trabalho. É quando o escritório contábil aprende a usar a tecnologia.

5. Reforce a importância da tecnologia

A mudança deve, então, ser reforçada. Ao alimentar a tecnologia com as informações e instruções corretas, as etapas seguintes serão automatizadas sem erros. Logo, os colaboradores precisam abandonar as práticas antigas, como usar planilhas e documentos físicos, para incorporar as mudanças ao dia a dia.

Por que digitalizar os processos?

A digitalização dos processos traz um conjunto de vantagens para o trabalho do escritório de contabilidade e seus clientes. Confira as principais a seguir.

Tornar os processos mais ágeis

A digitalização precisa ser ampla e abranger todo o ciclo de vida da informação para você ter uma gestão de documentos rápida e livre de burocracias. Quando criamos e gerimos balanços patrimoniais, demonstrativos de fluxo de caixa, demonstrações de resultado de exercício e outros documentos digitais em poucos cliques, realmente vemos os ganhos de tempo.

Reduzir erros e retrabalho

Os processos também passam a ter regras claras e rotinas bem definidas. Por exemplo, para emitir um relatório, teremos um passo a passo que sempre vai se repetir, em vez de cada colaborador produzir o documento de um jeito. Logo, garantimos um padrão de qualidade.

Economizar recursos

Ao minimizar o tempo, esforço, erros e retrabalho com documentos digitais, também geramos resultados financeiros para empresa. Afinal, todos esses fatores influenciam os custos.

Ter uma atuação mais estratégica

O tempo disponível pode ser usado para questões mais estratégicas. Na Contabilidade, os documentos deixam de ser formalidades e passam a contribuir para a tomada de decisões. Não à toa, a tecnologia é a aliada do contador, que exerce um papel mais consultivo ao adotar as soluções digitais.

Qual a importância de gerenciar documentos online?

Existem diversas vantagens em realizar a gestão online de documentos. Com a computação em nuvem, em vez de investir em infraestrutura interna, instalar softwares em cada uma das máquinas, fazer atualizações e comprar licenças, as funcionalidades estão disponíveis em uma plataforma remota.

Além disso, se o negócio crescer, basta mudar os planos oferecidos pelo fornecedor. Consequentemente, a redução das despesas para implementar e manter a tecnologia soma-se à escalabilidade do sistema.

Como garantir que os documentos estão seguros?

A segurança da informação dependerá da união entre o serviço oferecido pelo fornecedor da tecnologia e a eliminação de comportamentos inseguros. Com a computação em nuvem, as informações estarão preservadas em diversos backups — que são realizados em servidores de grandes empresas com altos níveis de segurança. Porém, o erro humano também deve ser considerado.

Mesmo com a segurança dos servidores garantida, você deve instruir os colaboradores para evitar comportamentos de risco. Veja algumas boas práticas:

  1. Use senhas fortes;
  2. Não compartilhe os dados de acesso;
  3. Adote cuidados com os softwares instalados nos computadores;
  4. Não abra arquivos de fontes desconhecidas, especialmente por e-mail;
  5. Altere as senhas com frequência;
  6. Mantenha os sistemas operacionais atualizados.

Perceba que os cuidados são básicos se você adotar um sistema na nuvem, porque toda a parte operacional da tecnologia fica a cargo do fornecedor.

Como um software de gestão financeira pode ajudar?

O mais importante é escolher um software de gestão financeira adequado às necessidades da empresa. Os demais passos dependem de quais são os recursos disponibilizados pela tecnologia.

O QuickBooks é a nossa solução de inovação para você digitalizar tanto os documentos quanto os processos. Com ele, contadores e empresas conseguem integrar as gestões financeira e contábil, tocando o dia a dia com agilidade e eficiência. Pelo próprio sistema, o contador consegue compartilhar das informações úteis para a gestão da empresa do cliente, como fluxo de caixa, transações e despesas.

Em relação à criação dos documentos digitais, os principais relatórios financeiros e contábeis podem ser produzidos automaticamente. Para ilustrar, apenas na categoria de “visão geral da empresa”, você encontra as seguintes opções:

  • Resultado do exercício como porcentagem da receita total;
  • Registro de auditoria;
  • Balanço patrimonial;
  • Comparação do acumulado no ano do resultado do exercício;
  • Comparação do balanço patrimonial;
  • Comparação do resultado do exercício;
  • Declaração de alterações do capital;
  • Demonstrativo dos fluxos de caixa;
  • Detalhes do balanço patrimonial;
  • Detalhes do resultado do exercício;
  • Resultado do exercício por cliente;
  • Resultado do exercício por mês;
  • Resumo do balanço patrimonial;
  • Resumo empresarial.

Os relatórios automáticos eliminam a necessidade de planilhas, e a velocidade de acesso aos documentos digitais permite que você rapidamente entenda o que está acontecendo e tome decisões.

Você também consegue aplicar regras para organizar as transações bancárias:

  • Separar receitas e despesas em categorias, como folha de pagamentos, fornecedor, materiais de escritório e juros bancários;
  • Fazer a conciliação bancária;
  • Alimentar relatórios automaticamente.

Esse controle pode ser feito por regras personalizadas. Isto é, você define que tipo de transação será identificada (receita, despesa e cheque) e como ela será categorizada e descrita no sistema.

O QuickBooks também é fácil de usar no dia a dia. O acesso é disponibilizado pela internet de qualquer lugar, e cada uma das funcionalidades é acompanhada de tutoriais, vídeos e outras orientações sobre a rotina que será realizada e as opções do software.

Sendo assim, o uso dos documentos digitais na gestão financeira e contábil está ao seu alcance. Você não terá dificuldades técnicas ou de infraestrutura para implementar o software e transformar o seu escritório de contabilidade.

Que tal começar agora mesmo? O cadastro no QuickBooks pode ser feito rapidamente, sem inserir dados de cartão de crédito ou outro meio de pagamento. Então, experimente gratuitamente a solução para contadores e conheça as funcionalidades!

 

As informações podem estar resumidas e, portanto, incompletas. Este documento / informação não constitui, e não deve ser considerado um substituto para aconselhamento jurídico ou financeiro. Cada situação financeira é diferente e as informações oferecidas são gerais. Entre em contato com seus consultores financeiros ou legais para obter informações específicas sobre sua situação.

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