2021-06-02 10:00:12 Transformação Digital English Automatizar processos contábeis permite dedicar mais tempo ao relacionamento com os empresários, reduzir a inadimplência e a perda de... https://quickbooks.intuit.com/br/blog/br_qrc/uploads/2021/06/automação-contábil.jpg https://quickbooks.intuit.com/br/blog/digital/automacao-contabil/ Automação contábil é solução para inadimplência %%sep%% %%sitename%%

A solução para reduzir inadimplência e perda de clientes: automação contábil

5 min de leitura

Reduzir a inadimplência e a perda de clientes estão entre os maiores desafios dos contadores. Duas reflexões são necessárias: quanto tempo é gasto com atividades repetitivas dentro do escritório? E quanto tempo é usado para transformar a vida desse cliente, promovendo seu sucesso? Logo, a solução é o uso da automação contábil.

Traçar os gargalos da empresa contábil e usar tecnologia para padronizar processos vão permitir que o expediente seja mais dedicado ao relacionamento com o cliente, assim otimizando o tempo.

O que os empresários contábeis têm de saber é que quando um cliente rompe o contrato, o que se vê é só a ponta do iceberg. Entre as situações mais comuns estão os erros de processo e falha na apuração de impostos. Outros entendem que toda empresa contábil entrega os mesmos serviços e vão em busca do menor preço. Entenda neste artigo como virar o jogo investindo em tecnologia e relacionamento.

A diferença de olhares entre contadores e clientes

Algumas questões sobre os serviços de contabilidade requerem atenção. Se por um lado grande parte dos empresários querem estar em dia com suas obrigações fiscais e não conseguem enxergar valor nesses serviços, por outro, escritórios de contabilidade possuem uma demanda muito grande para uma equipe pequena. Em meio a isso, há uma dificuldade comum em cumprir prazos.

Quando um empresário não envia os documentos no prazo, o fechamento contábil atrasa e os prazos estão cada vez mais curtos. Diante desse cenário, os contadores precisam mudar o seu olhar sobre os serviços que oferecem, pois não é preciso se limitar aos serviços tradicionais e ficar preso às mesmas dificuldades logísticas. Contadores podem oferecer suporte estratégico e otimizar o tempo com o uso da tecnologia. 

Se tem uma coisa que compromete o expediente e rouba tempo é o retrabalho, ou seja, refazer o que já estava pronto. Há, ainda, a regularização de tarefas atrasadas, além da atualização de tabelas manuais. A automação contábil deixou de ser futuro e se tornou  presente, necessária para quaisquer profissionais do setor. 

A tecnologia permite ao profissional contábil deixar determinadas tarefas manuais e demoradas serem resolvidas de forma rápida pela inteligência artificial, assim ganhando tempo para focar na gestão que trará resultado para o cliente. Para isso, é preciso entender o que o cliente quer e como atendê-lo melhor, de modo a auxiliá-lo a tomar decisões mais assertivas em seu negócio. 

Geralmente, o cliente tem alguma prioridade, aquilo que mais deseja ver resolvido. Uma vez atendido, passa a enxergar um novo valor no serviço prestado. Desta forma, a automação facilita o trabalho e a agilidade em concluir as prioridades do cliente. Apresentamos a seguir ainda mais vantagens.

Redução de custos

Atender com agilidade, reduzir o retrabalho e ocorrência de erros impacta na redução dos custos. A adoção da tecnologia contribui com a transição de documentos físicos para digitais, uma mudança que diminui os gastos com a manutenção de acervos dentro do escritório.

Ganho de produtividade

A equipe de uma empresa contábil que consegue automatizar recebimento, emissão e consulta de notas fiscais passa a trabalhar com outro foco, priorizando as atividades de valor agregado, como o atendimento personalizado. Poder simplificar a apuração e conferência do Imposto de Renda e a geração de guias de recolhimento de tributos otimiza o trabalho da sua equipe.

Agilidade na entrega de obrigações

O próprio governo facilitou a entrega de obrigações fiscais e contábeis, como o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e o eSocial, mas as automações podem melhorar ainda o cruzamento de dados dessas plataformas governamentais. A digitalização facilita aos escritórios contábeis a obtenção de informações precisas, além de agilizar o envio das obrigações.

Gestão de documentos

Arquivos de diferentes naturezas — financeira, administrativa, informativa, educacional e jurídica — estão reunidos de modo online e remoto, por meio do uso da nuvem, com acesso restrito a trabalhadores autorizados. Uma forma de arquivar, enviar e compartilhar documentos corporativos de maneira segura. 

Fidelizando o cliente

Com os processos internos da empresa contábil otimizados, chega o momento de adotar estratégias de relacionamento com o cliente. Os contadores precisam promover uma experiência de atendimento única e se manterem próximos.

Uma estratégia interessante é o envio frequente de mensagens com informações tributárias, trabalhistas e financeiras pelo WhatsApp em formato de texto, áudio ou vídeo. Os empresários atendidos vão se sentir amparados pelos profissionais contábeis e ainda vão poder tirar dúvidas mais pontuais.

Outra forma de ajudar os empresários a otimizar seu trabalho e construir um diferencial no mercado é se valer do uso de softwares como o QuickBooks, que permitem a integração com o banco do cliente. O sistema classifica até 80% das transações realizadas. Por exemplo: o que é aluguel, o que é pagamento de funcionário etc. 

Entre os inúmeros recursos que o QuickBooks traz para melhorar o domínio sobre as finanças da empresa há as projeções dentro da tabela de fluxo de caixa. Essas projeções trazem dados sobre um determinado período e, com esse levantamento, fica mais fácil decidir se será necessário renegociar com fornecedores ou se é preciso contratar um novo funcionário, verificar se há dinheiro para a realização de novo investimento entre outros. Um grande auxílio para a tomada de decisões estratégicas por parte dos empresários.

Os resultados de um atendimento personalizado podem ser notados em pouco tempo, uma vez que os clientes ficam satisfeitos e passam a se comprometer melhor com a empresa contábil, de modo a honrar com seus pagamentos. É certo que os clientes vão se fidelizar e provavelmente chegarão novos, inclusive indicados por esses empresários satisfeitos. Tudo isso porque a transformação dentro da empresa proporcionada pelos serviços de contabilidade gerencial é real, perceptível e sólida.

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As informações podem estar resumidas e, portanto, incompletas. Este documento / informação não constitui, e não deve ser considerado um substituto para aconselhamento jurídico ou financeiro. Cada situação financeira é diferente e as informações oferecidas são gerais. Entre em contato com seus consultores financeiros ou legais para obter informações específicas sobre sua situação.

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