Contabilidade online: o que é e como funciona?

A contabilidade online surgiu em meio a grandes mudanças no cenário contábil como um todo. A partir da necessidade de adoção de novos processos digitais nas empresas e nos próprios escritórios que atuam nesse segmento, foi possível a criação de um novo método de trabalho.

Nesse caso, os limites geográficos não seriam mais fronteira para os escritórios contábeis e empresas que precisam desse serviço. Não demorou muito para que a contabilidade online se espalhasse por todo o Brasil de forma rápida.

Neste artigo, explicaremos melhor como ela funciona, seus principais benefícios e como implementar esse novo método de trabalho em sua empresa contábil.

Acompanhe!

O que é contabilidade online?

A contabilidade online é um processo definido pelo uso da tecnologia a favor dos serviços contábeis. Assim, ela tem o foco em contribuir com a otimização e automação do trabalho do contador, proporcionando benefícios para ambos os lados de um contrato de prestação de serviços.

A contabilidade digital ou online utiliza a internet como base de sua prestação de serviços. Por meio de canais de comunicação avançados, o contador se relaciona com a empresa-cliente em tempo real e transaciona documentos e dados de forma digital, dispensando totalmente toda aquela papelada, tão comum nos escritórios contábeis.

Além desse tipo de inovação, a contabilidade online vem agregando outras tecnologias. O uso de inteligência artificial, big data, internet das coisas e outros processos extremamente avançados vem sendo feito nas empresas que adotam esse método de trabalho.

É o que também se chama de contabilidade 4.0, movimento que pressupõe a participação ainda mais ativa de tecnologias inovadoras e muito modernas nos processos contábeis.

Além dos serviços tradicionais — que, obviamente, são abrangidos pela contabilidade online —, essa evolução tem dois objetivos muito simples.

O primeiro é tornar os procedimentos contábeis mais ágeis, seguros e com informações precisas e úteis. O segundo objetivo é eliminar total e permanentemente o envio de malotes com documentos impressos para o escritório de contabilidade.

Nesse sentido, a contabilidade online também está alinhada aos cuidados relacionados ao meio ambiente. Isso ocorre com a redução de geração de papéis no ambiente empresarial e contábil.

Quais são as suas características?

Inicialmente, é importante ter em mente que todas as rotinas contábeis que comumente acontecem dentro do seu próprio escritório também ocorrem na contabilidade online. Afinal, ambos os serviços precisam atender a todas as demandas que as empresas têm naturalmente.

No entanto, ela tem algumas características que vale a pena ressaltar, como a redução da barreira entre o contador e a empresa. Afinal, nesse caso, o contador pode ter um canal de comunicação direto e em tempo real com seus clientes.

Outra característica comum na contabilidade online é a agilidade nos processos. Ao eliminar documentos digitais, também se dispensa uma série de fluxos de trabalhos manuais dentro do próprio escritório e nas empresas, que passam a ser executados por ferramentas modernas de integração de dados.

Logo, o trabalho do escritório de contabilidade se torna mais otimizado. Processos que poderiam demorar algum tempo para ser concluídos, como a emissão de relatórios, balancetes analíticos e cálculo de indicadores financeiros, podem ser executados em tempo recorde.

Como ela funciona na prática?

Do escritório para dentro, os trabalhos não são muito diferentes entre as empresas contábeis tradicionais e as digitais. Afinal, todas as atribuições do contador têm que ser perfeitamente atendidas.

Logo, ele deve fazer apuração de tributos, emissão de livros, cumprimento de obrigações acessórias e, principalmente, a emissão de relatórios analíticos para embasar a tomada de decisão do gestor, como deve ocorrer em todo o processo de contabilidade gerencial.

A grande diferença prática está na forma de relacionamento e transação de dados e documentos: utilizando sistemas específicos, como o ERP, as empresas promovem total integração entre seus softwares e o do escritório contábil.

Por meio dessa “convergência” entre sistemas, é possível fazer a troca de dados, documentos e outras informações mais precisas de forma imediata. Assim, a empresa faz a transmissão de toda a sua movimentação por meio digital. A partir de então, o escritório recepciona esses dados e executa todas as rotinas necessárias.

Assim, são geradas as guias de tributos, relatórios e outros demonstrativos que, posteriormente, são enviados para a empresa utilizando esses mesmos canais de comunicação e softwares integrados. Esse ciclo se repete constantemente, tornando a relação mais eficiente e rápida.

Quais são os benefícios oferecidos?

Agora que você já entendeu os principais conceitos relacionados à contabilidade online, mostraremos os benefícios que ela pode proporcionar. Acompanhe!

Praticidade

Sem dúvidas, o principal benefício da contabilidade online é a praticidade. Depois de tudo que mencionamos neste artigo, fica muito fácil entender que essa é a vantagem mais marcante dessa nova metodologia de trabalho.

Com o surgimento de algumas soluções inovadoras para o ambiente empresarial, muitos trabalhos manuais foram eliminados. Isso tornou algumas atividades mais práticas, simples e rápidas. Logo, nem as empresas, nem os contadores querem retornar aos processos e fluxos de trabalho que existiam antes da explosão da tecnologia.

Além disso, a tendência é que esse processo de aumento da praticidade cresça, e a contabilidade online tem uma grande parcela de responsabilidade nessa realidade. No fim, essa nova metodologia de trabalho contribui para a praticidade tanto nos ambientes empresariais, quanto dentro dos escritórios de contabilidade.

Otimização de tempo

Outro benefício interessante é a otimização de tempo. Para entender isso, é importante olhar para dentro do seu escritório. Quantas horas são dedicadas para se dirigir até a sede do seu cliente, aguardar o momento de atendimento e, finalmente, conseguir alguns minutos com o responsável pela empresa?

Além disso, quanto tempo você gasta enviando um colaborador para pegar documentos na sede da empresa e separando-os dentro do escritório para que, enfim, eles sejam digitados no seu sistema?

Ao implementar o processo de contabilidade online, todo esse tempo dedicado a tarefas manuais e presenciais é reduzido. Em alguns casos, totalmente eliminado. No caso do relacionamento com o cliente, as reuniões são feitas em meio digital, e as dúvidas são solucionadas por mensagens instantâneas ou e-mail.

Assim, é mais fácil gerenciar esse tempo investido diretamente no seu cliente. Por outro lado, o trabalho de pegar documentos, separá-los e digitá-los no sistema não existe. Tudo isso passa a ser feito com o auxílio da integração entre sistemas.

Esses dois pontos trazem uma excelente otimização de tempo. Assim, seus colaboradores terão tranquilidade para dedicar mais tempo a outras tarefas, tais como: estudos sobre cada área da contabilidade, reuniões motivacionais, aprofundamento de relatórios e outras atividades relacionadas ao exercício da profissão.

Economia de recursos

A economia de recursos também é um benefício agregado à contabilidade online. O mais interessante é que essa vantagem proporciona ganhos para ambos os lados do processo.

Como isso funciona? Muito simples. Para o escritório contábil, existe uma economia em relação a custos com visitas aos clientes, número de colaboradores necessários na empresa e erros causados pela digitação de documentos. Assim, é possível evitar multas e demais sanções que esses problemas podem gerar.

O benefício da redução de custos se estende à empresa-cliente e tem relação com as vantagens mencionadas anteriormente. Quando o escritório de contabilidade consegue desenvolver suas atividades a um valor reduzido, esse “desconto”, de certa forma, é repassado ao cliente.

Além disso, o escritório contábil que atua no ramo digital consegue atender um número de clientes proporcionalmente maior em relação à sua estrutura. No fim, as empresas de contabilidade online têm estrutura menor, mas mais eficiente, oferecendo um serviço mais barato que o tradicional e com maior qualidade.

É um fenômeno que ocorre de forma semelhante com os bancos digitais. Como essas organizações não têm grandes agências com diversos funcionários, o seu custo de operação é menor. Consequentemente, elas conseguem oferecer serviços gratuitos ou com baixo valor monetário aos seus clientes. No entanto, com uma grande eficiência e qualidade.

Valor agregado

Por falar em qualidade, também podemos destacar esse ponto como um grande benefício da contabilidade online. Ao adotar essa metodologia de trabalho, você tem a oportunidade de agregar valor aos seus serviços.

Consequentemente, seus clientes enxergarão a sua empresa como algo ainda mais importante e indispensável para o sucesso de seus negócios.

Segurança

Por fim, temos a segurança como benefício da contabilidade online. Isso acontece pelo fato de esses escritórios utilizarem tecnologias capazes de assegurar a integridade dos dados transacionados. Exemplos disso são o certificado digital, o blockchain e outras ferramentas mais avançadas.

Como implementar a contabilidade digital no seu escritório?

A implementação da contabilidade online deve respeitar alguns passos básicos. Primeiro, é preciso fazer um planejamento de inclusão desse processo. Nele, devem ser inseridos os investimentos necessários, tipos de software contratados, treinamentos de colaboradores etc.

Feito isso, é preciso colocar a mão na massa. Ou seja, contratar todos os sistemas e, principalmente, treinar os colaboradores sobre como manuseá-los e operá-los. Outro passo importante nesse processo são os trabalhos de marketing.

A contabilidade online depende muito do marketing digital para alcançar os seus potenciais clientes. Afinal, você precisa de uma estratégia capaz de atingir empresários em todo o território brasileiro ou, pelos menos, nos locais que você pretende atuar.

Mas não se desespere! Não é necessário fazer grandes esforços ou contratar equipes especializadas nessa atividade para atuarem em sua empresa. Atualmente, um simples perfil no Instagram — desde que frequentemente alimentado com postagens que, efetivamente, agreguem valor — é capaz de fazer um bom trabalho de divulgação.

Além disso, a produção de vídeos também pode ser uma excelente alternativa para atrair potenciais clientes para o seu escritório contábil online. A ideia é fornecer um conteúdo de qualidade para o consumidor e, em seguida, convidá-lo a conhecer mais sobre o seu negócio, demonstrando os benefícios, planos e outros aspectos que podem beneficiá-lo.

Em determinado momento, você também pode contratar alguma empresa para ajudá-lo em algumas ações, como a produção de vídeos melhores, publicações patrocinadas e outras ações fora de seu domínio.

Por fim, é importante que todos os resultados sejam monitorados. Esse processo tem por objetivo verificar se os processos estabelecidos no planejamento estão proporcionando o resultado esperado, ou seja, maior lucratividade para o escritório contábil.

Assim, tudo sempre deve ser analisado, desde ferramentas tecnológicas até as ações de marketing e divulgação que estão sendo adotadas, passando pelo trabalho de colaboradores. Então, você deve fazer as mudanças que se mostrarem necessárias para adequar seu negócio às demandas que surgem diariamente no seu segmento.

Como se adaptar a essas novas tecnologias?

Analisando de forma geral, a contabilidade já tem uma grande capacidade de adaptação a novas tecnologias. Afinal, muitas coisas foram mudando ao longo do tempo — e continuam em frequente transformação.

Logo, é importante que o contador tenha em mente que precisa ficar sempre atento às novidades. Assim que elas aparecerem, ele deve iniciar os estudos dessas plataformas ou ferramentas. Dessa forma, é possível se adaptar com mais facilidade e velocidade, colocando-se na dianteira do mercado.

Quais tecnologias adotar?

A dúvida que fica no ar é: afinal, quais são essas tecnologias a que o contador deve se adaptar? Bom, inicialmente, é preciso ter um bom sistema contábil, que seja capaz de “conversar” ou se integrar com os softwares de gestão financeira utilizados pelos seus clientes, como é o caso do QuickBooks para Contadores Com ele é possível:

• Automatizar alguns processos manuais, como importação de transações bancárias.
• Gerar relatórios financeiros e contábeis de forma personalizada, como fluxo de caixa e DRE, para cada um de seus clientes em um só lugar. Muito mais fácil do que fazer toda essa gestão de dados por meio de planilhas.
• Reduzir a quantidade de papel, armazenando documentos de seus clientes em um ambiente digital, colaborativo e seguro.
• Exportar dados para ERP Contábeis, como Alterdata e outros, permitindo que dados financeiros sejam integrados à contabilidade e também facilitando a emissão já no formato exigido pelo SPED digital.
• Aumentar o faturamento do seu escritório contábil, a partir do oferecimento de BPO Financeiro, serviço que também é chamado de: terceirização do setor financeiro – absorvendo essa área de seus clientes.

Além disso, é importante investir em sistemas de comunicação instantânea. Afinal, eles são imprescindíveis para manter o relacionamento entre os colaboradores do escritório de contabilidade e a empresa, como é o caso do Slack e Teams.

Podemos concluir que a contabilidade online veio para revolucionar totalmente a metodologia de trabalho dos escritórios contábeis espalhados pelo Brasil. Quem não abrir os olhos para ela corre um sério risco de sofrer com uma concorrência ainda mais ampla e, principalmente, eficiente.

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