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Conheça as vantagens do outsourcing contábil

A evolução de soluções tecnológicas nos últimos anos vem dando cada vez mais dinamismo e eficiência para as relações de parcerias especializadas no mercado. Você já oferece ou utiliza algum tipo de terceirização para rotinas contábeis, administrativas ou operacionais?

Uma possibilidade que vem se destacando muito nesse sentido é o outsourcing contábil — prática que dá confiabilidade para o controle financeiro e espaço para que empreendedores atuem de maneira mais estratégica. Se você quer entender como esse modelo funciona, este artigo é perfeito para começar. Vamos passar por todas as maiores dúvidas sobre o assunto e como você pode incluir outsourcing na sua rotina. Acompanhe!

O que é outsourcing contábil?

O conceito de terceirização já é bem conhecido no mercado. É um tipo de serviço em que uma empresa especializada em determinada operação oferece mão de obra capacitada para realização daquela função dentro da empresa contratante.

Mas, quando falamos em outsourcing, por mais que a origem do termo seja a mesma, entramos em uma área de serviços mais nova, que vai além da simples contratação de mão de obra.

O outsourcing contábil é uma solução completa de terceirização, que envolve planejamento, implementação de sistemas e processos e a participação da empresa parceira na otimização de rotinas operacionais e administrativas.

Na contabilidade, isso inclui a responsabilidade de assumir todo o departamento dentro de um negócio, como etapas rotineiras de controle, área fiscal e tributária e geração e acompanhamento de indicadores de performance.

Dessa maneira, quem contrata esse tipo de outsourcing ganha uma parceria qualificada e dedicada à gestão contábil. Donos de empresas e outros diretores ficam, então, livres para atuar mais estrategicamente no core do negócio e tranquilos quanto à confiabilidade de seus relatórios gerenciais.

Como funciona?

O outsourcing contábil é um contrato de serviço. Nele, é definido o período da parceria, seus objetivos e as responsabilidades de cada parte durante sua vigência — o chamado SLA, ou Service-Level Agreement.

A partir dessa assinatura, o provedor do outsourcing ganha acesso aos dados financeiros da empresa e pode sugerir a readequação de sistemas, implementação de soluções tecnológicas e redesenho de processos para aumentar a eficiência do departamento.

Durante essa vigência, ambas as partes contam com a análise de desempenho e indicadores relacionados à produtividade e à qualidade do trabalho para uma reavaliação constante de metas e alinhamento de objetivos.

A ideia, portanto, é que o outsourcing contábil seja uma parceria duradoura e próxima — de preferência, com a familiarização do contratado à rotina do contratante. Quanto mais integrada for essa relação, mais fácil fica transformar esse relacionamento em resultados positivos.

Quais tarefas fazem parte dele?

Como já citamos, o outsourcing contábil pode tomar conta de todo o departamento dentro de uma empresa. Um tipo de oferta que segue o mesmo contexto de BPO: terceirização de processos de negócio.

É, inclusive, a melhor opção, caso o serviço seja de qualidade — assim, evitam-se conflitos e problemas de comunicação entre duas partes atuando sobre a mesma base de dados.

Mas, claro, essa não é a única maneira de fazer outsourcing. Existem contratos com escopos mais limitados, que intervêm em apenas alguns âmbitos do controle financeiro ou participam em momentos-chave de gestão.

Por exemplo, o outsourcing pode ser contratado apenas para a concepção do sistema contábil do negócio: organização de um banco de dados, escolha da solução tecnológica mais adequada, desenho de processos etc. O ideal, porém, é sempre contar com essa ajuda pelo máximo de tempo possível.

Quais as vantagens do outsourcing contábil?

Quem busca outsourcing contábil está atrás de ganhos em duas frentes: de um lado, melhorar o desempenho do controle financeiro da empresa; de outro, tirar essa responsabilidade de outros gestores do negócio que podem utilizar esse fôlego para focar estratégias de mercado.

E, realmente, um negócio que investe nesse serviço consegue enxergar vantagens operacionais e administrativas nessas duas frentes. Isso acontece com os seguintes ganhos na rotina:

  • Economia de pessoal e de tempo na gestão contábil;
  • Maior acerto nos investimentos em tecnologia;
  • Inclusão de uma mão de obra mais técnica nesse controle;
  • Mais visibilidade de dados contábeis, pela melhor gestão do sistema;
  • Melhor comunicação entre a contabilidade e outros departamentos;
  • Eficiência para elaboração e execução de processos;
  • Garantia de compliance e segurança da informação;
  • Mais visibilidade de indicadores de performance;
  • Relatórios mais claros, para tomadas de decisão mais seguras.

A soma de todos esses benefícios gera uma empresa mais eficiente e confiável, que gasta menos para fazer um trabalho melhor. Uma solução completa de otimização e inovação contábil.

Como fazer na prática?

O principal ponto para incluir outsourcing contábil em um negócio é escolher a parceria certa. Nem sempre se trata de um serviço mais completo ou mais caro, e sim daquele que melhor se encaixe nos seus objetivos de mercado e na sua filosofia de trabalho.

Por isso, o maior tempo gasto nessa implementação será na busca por uma prestadora que entenda o seu negócio e se mostre disposta a um relacionamento de sucesso. Geralmente, consegue-se essa resposta com muita pesquisa de mercado, cases e conversas com clientes de cada serviço.

A partir dessa escolha, é hora de imergir a empresa de outsourcing na rotina do negócio, demonstrando com clareza suas demandas, necessidades, pontos fortes e fracos e metas produtivas.

É desse levantamento que surge o plano de ação, em que a parceira sugerirá soluções e mudanças em processos para atingir o resultado esperado. Passa-se, também, pelas etapas de treinamento para novas ferramentas e a melhora da comunicação e integração de dados, que vai aproximar ainda mais as partes envolvidas no contrato.

Depois que esse modelo está consolidado, é apenas uma questão de acompanhar indicadores e certificar-se de que há uma evolução positiva na eficiência e confiabilidade da gestão contábil. Quando essa parceria dá certo, pode ser uma maneira de revolucionar o negócio — tanto em estratégias, como em execução produtiva.

Como o uso da tecnologia pode facilitar?

Durante este artigo, falamos muito em relacionamento, comunicação e eficiência. O outsourcing moderno só é possível porque existem soluções tecnológicas capazes de incluir essas características em uma parceria de terceirização.

Independentemente de quem oferece o serviço ou o contrata, o começo dessa troca sempre estará relacionado à escolha de um bom sistema de controle financeiro, que centralize as informações e descentralize a visão financeira para colaboradores internos e externos.

Nesse sentido, investir em sistemas contábeis eficientes se torna o centro de uma proposta de outsourcing contábil. Com a inclusão de pessoal qualificado na rotina da empresa, sem obstáculos e sem conflitos de informação, ela ganha um poder incrível de crescimento, inovação e adaptação ao mercado.

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