A transformação digital mudou completamente a dinâmica entre as empresas — principalmente em áreas de serviços fundamentais como a contabilidade. Hoje, com um sistema de gestão financeira, como o QuickBooks, é possível montar um plano de negócios que vai além dos serviços básicos.
Na prática, é possível terceirizar completamente o controle de fluxo de caixa dos clientes e aumentar seu ticket médio por contrato.
Mas, afinal, como isso funciona? Como essa plataforma se encaixa na rotina do contador? Quais funcionalidades ela oferece? Que benefícios sua implementação traz? Para responder a essas e outras perguntas, criamos este conteúdo completo.
Confira a seguir tudo o que você precisa saber sobre essa plataforma, que se tornou uma aliada poderosa das empresas de contabilidade — e também dos seus clientes!
O que é o QuickBooks?
O QuickBooks é uma plataforma de gestão financeira criada pela Intuit, uma empresa global e referência nesse segmento. O objetivo da ferramenta é centralizar em uma única interface digital muitos dos processos de contabilidade e finanças auxiliando o escritório ao fazer a gestão dos seus clientes. Com isso, o QuickBooks é capaz de promover a automatização de uma grande cadeia de atividades.
O software foi feito pensado para ajudar a entender as finanças de diferentes empresas em um só lugar, facilitando o trabalho dos escritórios de contabilidade. Isso inclui a gestão de tarefas, rotinas e solicitações de documentos para todos os clientes, além da rápida visualização de relatórios automatizados. Na prática, a comunicação oferecida pelo QuickBooks para contadores não exige mais que ligações telefônicas, trocas de e-mails e envios de malotes sejam realizados com tanta frequência.
Para entender melhor como isso acontece, confira a seguir algumas das principais funcionalidades da plataforma.
Quais são as funcionalidades do QuickBooks para contadores?
As funcionalidades oferecidas pelo QuickBooks podem contribuir para facilitar e diversificar os trabalhos do escritório contábil e também simplificam o entendimento da dinâmica para o cliente.
Por meio da ferramenta, é possível fazer a gestão financeira com o controle de fluxo de caixa, a geração de notas fiscais, emissão de boletos etc. O contador gerencia todas essas atividades para todos os seus clientes e, tendo em ordem essa parte do trabalho, pode ter uma visão macro dos resultados dos seus clientes e se dedicar mais às consultorias específicas para cada caso.
Dito isso, vejamos algumas funcionalidades de destaque.
Gestão financeira
O contador pode assumir, por meio do QuickBooks, a gestão financeira do seu cliente. Esse é um dos grandes desafios dos empresários, sobretudo em PMEs: a falta de controle e previsibilidade compromete o planejamento e cria o risco de atraso nos recebimentos de clientes ou pagamentos para fornecedores nos prazos estabelecidos, o que pode afetar a saúde financeira da empresa.
Pensando nisso, o QuickBooks permite que o contador assuma a responsabilidade por esses processos, colocando sua expertise para trabalhar a favor do cliente, que ganha tempo para focar outras atividades essenciais da sua empresa.
Relatórios contábeis e financeiros
Por meio da plataforma, o contador acompanha e entende detalhadamente o desempenho financeiro dos clientes. Para as empresas em geral, isso também ajuda a visualizar com mais clareza o fluxo de caixa para tomar decisões mais eficientes. Os relatórios ainda são customizáveis, podendo trazer gráficos e outros recursos para enriquecer a análise, e tudo isso de forma automatizada.
Exportação de dados para ERPs Contábeis
Os dados do QuickBooks pode ser exportados e importados a outros sistemas de gestão, como:
- Fortes;
- Netspeed;
- Prosoft;
- Questor;
- Domínio;
- Sage;
- Alterdata;
- Calima;
- Contmatic;
- SCI;
- Tron;
- WK Sistemas.
Os dados lançados podem ser exportados automaticamente no formato lido pelo ERP ou outro sistema que você utiliza. Vale destacar que, se seus clientes também utilizam o QuickBooks, vocês podem trabalhar nos arquivos ao mesmo tempo, sem que as alterações sejam perdidas.
Gestão de documentos
Os documentos fiscais e outros arquivos dos seus clientes passam a ficar organizados em um ambiente único e fácil de gerenciar. Com um banco de dados na nuvem, você melhora a segurança dessas informações, reduzindo ou eliminando o trabalho operacional de organização desse material.
Emissão de Nota Fiscal de Serviço
O QuickBooks conta com uma funcionalidade específica para a emissão de Nota Fiscal de Serviço (NFS-e). Dependendo da cidade onde você atua, é possível criar a projeção de entrada e saída de dinheiro com apenas dois cliques. Assim, a geração de NFS-e é feita aproveitando os dados cadastrados, agilizando o processo.
É possível emitir Notas Fiscais de serviço em mais de 1.100 cidades, além de emitir boletos sem custo adicional. E vale lembrar que, atualmente, o valor na maior parte dos bancos é de 3 reais por boleto; já no QuickBooks, esse valor é zerado, tanto para o contador quanto para seus clientes.
Quais são as vantagens de utilizar o QuickBooks para contadores?
As funcionalidades da plataforma oferecem uma série de benefícios para o contador e seus clientes. Além disso, a implementação de uma tecnologia traz impactos financeiros positivos. Um primeiro grande diferencial é justamente o retorno sobre o investimento — ou seja, aumentar a receita oferecendo um serviço com maior valor ao seus clientes, apoiando-os de forma mais estratégica com decisões financeiras utilizando dados para tomada de decisão.
O ticket médio se torna maior, acompanhando o custo dos contratos. Na prática, o contador passa a ser mais valorizado pelos clientes ao oferecer uma gestão financeira completa. Assim, o cliente deixa de se preocupar com esse desafio e transfere a responsabilidade para quem mais entende do assunto.
A redução de custos pela automação de processos é somada à velocidade na conversão de dados financeiros para dados contábeis. É a transformação digital sendo impulsionada na sua empresa: você deixa para trás os malotes com diversos documentos e notas fiscais — ou mesmo as planilhas preenchidas pelos clientes, algo que sempre traz consigo o risco de falha humana no registro de dados.
Desse momento em diante, o cliente digitaliza sua gestão e, automaticamente, você tem o controle atualizado desses dados. Tudo isso é centralizado em uma única ferramenta, facilitando sua rotina de trabalho.
Uma solução Intuit
Por fim, é importante destacar que o QuickBooks é uma solução desenvolvida pela Intuit, empresa do Vale do Silício e referência internacional em tecnologia e gestão financeira para pessoas físicas e jurídicas. No Brasil a empresa atua somente com o produto QuickBooks, e oferece suporte aos usuários desde o momento da implementação. Ao se tornar um parceiro, a empresa promove o treinamento do escritório contábil sem custo adicional.
O cliente também recebe o apoio para aprender a utilizar a ferramenta, que é continuamente aperfeiçoada pelo time de desenvolvimento da Intuit. São diferenciais que justificam o sucesso que a plataforma faz entre empresas de contabilidade, pequenos empreendedores e profissionais autônomos.
Agora que você já conhece o QuickBooks para Contadores e os benefícios que o software traz, coloque a tecnologia para trabalhar a seu favor. A digitalização dos processos é um passo importante para quem busca impulsionar a transformação digital nos negócios!
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