2021-06-09 09:00:11 Transformação Digital English Ter um software de contabilidade é imprescindível para quem atua no setor. Veja como um sistema de contabilidade pode ajudar suas rotinas... https://quickbooks.intuit.com/br/blog/br_qrc/uploads/2021/06/software-contabilidade.jpg https://quickbooks.intuit.com/br/blog/digital/software-de-contabilidade/ Software de Contabilidade: Como escolher o certo? | Blog QuickBooks

O que considerar para escolher o software de contabilidade ideal?

5 min de leitura

Ter um software de contabilidade é imprescindível para quem atua no setor. Afinal, os serviços contábeis evoluíram tanto que, atualmente, não dá mais para não contar com esse tipo de sistema. Por outro lado, muitos profissionais ainda têm dúvidas sobre como escolher a solução ideal.

Um software contábil vai acompanhar o negócio ao longo da sua existência. Ele será o responsável, por exemplo, por integrar dados dos clientes. Nesse contexto, é bom ter cuidado na hora de escolher a tecnologia certa. Resolvemos mostrar aqui o que você deve considerar antes de fechar contrato com uma desenvolvedora de software de contabilidade. Acompanhe!

As funcionalidades de um software contábil

Inicialmente, é importante entender as funcionalidades que sua empresa contábil precisa. É que todo sistema deve ter soluções padronizadas. No seu caso, por exemplo, vai ser preciso um módulo contábil. Ele deve ter uma metodologia simples de inclusão dos lançamentos, além de demandar suporte para importação de dados.

Ao partir para o lado fiscal, também necessitamos de algumas funções básicas. Entre elas, a importação de documentos fiscais, a geração de relatórios de entradas e saídas, etc. Ainda é crucial que ele seja capaz de gerar os arquivos de importação de SPED e outras obrigações.

Por fim, deve existir um módulo de departamento pessoal. Ele será o responsável por gerar a folha de pagamento e outros relatórios relacionados aos colaboradores. Assim como nos módulos anteriores, é preciso que ele gere arquivos do e-Social e outros relatórios relevantes.

A escolha do software de contabilidade ideal

Além das funcionalidades básicas dos sistemas contábeis, é preciso analisar outros pontos. Nos próximos tópicos, mostraremos quais são esses elementos essenciais.

Custo-benefício

O primeiro aspecto a ser observado é a boa e velha relação custo-benefício. Existem soluções no mercado que não têm todas as funcionalidades que você precisa. Em um primeiro momento, pode até parecer interessante, mas, posteriormente, será necessário adquirir outros softwares auxiliares.

Se o cenário for justamente esse, o custo com tecnologias no final do mês acaba sendo maior. Logo, pode ser mais interessante contratar uma solução completa e direcionada à sua área, a fim de não ter outros gastos adicionais.

Funcionalidades e módulos

Além das funções básicas — que mencionamos ali em cima — é interessante que seu software de contabilidade tenha outras. Um bom exemplo são os módulos de geração de gráficos, relatórios entre outros. Existem softwares que também fazem o controle de acessos, e isso é interessante para avaliar o desempenho de seus colaboradores.

Ainda há módulos que apresentam visualização gráfica dos resultados de um cliente. Outros são capazes de emitir indicadores financeiros com base nos dados existentes no sistema. Ainda dá para citar os sistemas que emitem documentos de arrecadação, tais como DAS ou DARF.

Outro ponto importante é verificar se o software tem módulos de geração de arquivos. Isso é determinante para o envio correto de SPED, ECD, ECF e outros demonstrativos. Aliás, alguns exemplos de sistemas que têm essas funcionalidades são Alterdata e Contimatic.

Emissão de relatórios

A forma que o sistema de contabilidade emite relatórios também deve ser avaliada. Isso porque o principal objetivo dos serviços contábeis é gerar informações. Elas devem constar em relatórios analíticos simples e intuitivos. Portanto, o ideal é que esses documentos sejam de fácil acesso e análise.

Suporte técnico

Mesmo os melhores sistemas contábeis estão sujeitos a problemas. Nesses momentos, você vai precisar de ajuda dos fornecedores do sistema, certo? Mas, em alguns casos, a empresa pode não ter esses profissionais alinhados. Alguns desenvolvedores até oferecem algumas horas de suporte técnico gratuitas. Outros fornecem esse apoio de forma vitalícia.

Assim, analise o funcionamento desse tipo de atendimento e contrate o que se adapta à sua necessidade. Além do suporte técnico, é importante avaliar se o desenvolvedor oferece treinamentos. Afinal, mesmo as equipes de trabalho mais experientes precisam aprender a manusear um sistema para extrair dele o máximo de suas vantagens.

Facilidade de integração

Por fim, é importante analisar a capacidade de integração que o software de contabilidade apresenta. Atualmente, a maior parte deles já oferece suporte para esse trabalho. Entretanto, é muito importante verificar o funcionamento dessas funcionalidades.

Imagine o tamanho da frustração de quem precisa digitar toda a movimentação financeira de um cliente. Isso atrapalha em muito o dia a dia do escritório. Sendo assim, é um ponto que precisa ser avaliado com muita atenção.

Segunda edição do QuickBooks ConectaA integração do sistema contábil ao de gestão financeira

A capacidade de integração é um fator relevante para um sistema de contabilidade. Hoje existe a possibilidade de integrar todos os dados de um cliente ao software do seu escritório, por exemplo. Para entender isso, suponha que, diariamente, seu cliente paga contas, recebe vendas, fecha contratos, emite documentos fiscais, etc.

Cada uma dessas movimentações é registrada no sistema de gestão financeira utilizado por ele. Assim, todos os dias são gerados dados nesse software específico. Ao final de um período, tais lançamentos diários podem ser integrados à sua solução contábil.

Dessa maneira, não há necessidade de digitar todos os dados novamente no sistema de contabilidade. O trabalho é agilizado e a importação evita erros, que podem ocorrer em fluxos de tarefas manuais. Por fim, temos um ganho relacionado à produtividade no trabalho.

Mas o maior benefício é a agilidade em emitir as informações para seus clientes. Assim, o profissional tem acesso a relatórios contábeis rapidamente — o que é crucial para tomar decisões gerenciais importantes.

Os diferenciais do QuickBooks

O QuickBooks é um sistema de controle financeiro online. É importante ter em mente que ele não é um software de contabilidade. Entre suas funções, porém, pode integrar um ERP ou software contábil com os dados da sua empresa. Mas não para por aí, pois o QuickBooks para contadores tem outros benefícios muito interessantes, como:

Nunca foi tão necessário quanto agora saber escolher o software de contabilidade ideal para o seu escritório. E a melhor alternativa é aquela capaz de se integrar com outras soluções. Isso facilita a execução das suas atividades contábeis e até mesmo a gestão do seu negócio.

Se quiser saber mais sobre o QuickBooks, acesse o nosso site. Assim, você pode conhecer melhor a ferramenta e fazer um teste gratuito!

As informações podem estar resumidas e, portanto, incompletas. Este documento / informação não constitui, e não deve ser considerado um substituto para aconselhamento jurídico ou financeiro. Cada situação financeira é diferente e as informações oferecidas são gerais. Entre em contato com seus consultores financeiros ou legais para obter informações específicas sobre sua situação.

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