Inscrição Estadual: para que serve e quais empresas devem ter?

Entre tantas questões burocráticas e dúvidas que surgem na hora de abrir um negócio, estão as perguntas sobre a Inscrição Estadual. “O que é?”, “Para que serve?” e “Minha empresa deve ter?” são as principais perguntas que surgem na cabeça de todo empreendedor e não ter respostas para elas pode não ser apenas frustrante, mas prejudicial para a empresa.

Pensando nisso, nós do QuickBooks preparamos esse artigo para tirar todas as dúvidas que você possa ter sobre a Inscrição Estadual, desde o que ela é até como conseguir uma. E não se preocupe porque, apesar da grande quantidade de informações que envolvem o assunto Inscrição Estadual, elas são realmente simples de entender.

Vamos lá!

O que é Inscrição Estadual?

Para entender tudo sobre a Inscrição Estadual, você primeiro precisa saber o que é. Também conhecida por IE, a Inscrição Estadual é um número que toda empresa que comercializa produtos físicos deve ter. Com esse registro, é possível fazer duas coisas.

Uma delas é realizar a emissão da Nota Fiscal de Produto – NFe, documento importante em toda venda feita pela empresa aos seus clientes, já que com ela é possível manter o controle de estoque, das finanças e dos impostos a serem pagos pela empresa e, principalmente, evitar a sonegação de impostos, um crime que pode resultar em prejuízos para a empresa.

Por meio da IE também é feito o recolhimento do ICMS — o Imposto sobre operações relativas à circulação de mercadorias e sobre prestação de serviços de transporte, ou seja, um tributo estadual que deve ser pago por qualquer empresa que venda ou faça o transporte de produtos.

Como é a composição da IE?

A Inscrição Estadual é composta por 9 dígitos, sendo que cada um desses números tem uma função diferente:

• Os dois primeiros fazem referência ao estado de cadastro, onde a empresa tem sede;
• Os seis seguintes são os números de inscrição da empresa; 
• O último dígito é o dígito verificador.

Quais empresas devem ter Inscrição Estadual?

Visto que a IE é usada para o recolhimento do ICMS, um imposto que incide na venda e transporte de produtos físicos, e para a emissão da Nota Fiscal de Produto – NFe, toda empresa que vende produtos ou faz o transporte deles deve ter a Inscrição Estadual.

Vejamos desta maneira: se você é dono de uma transportadora, por mais que você não venda produtos, sua empresa deve ter uma Inscrição Estadual já que você faz o transporte deles. Se sua empresa vende produtos físicos, mesmo que seja de maneira online, ela também deve ter uma Inscrição Estadual.

Empresas que não vendem ou fazem a entrega de produtos físicos para o cliente final, como as que comercializam cursos ou ingressos virtuais para eventos, e empresas que fazem prestação de serviços não precisam de Inscrição Estadual. Isso acontece pois, se os produtos são entregues de forma online, sem precisar de transporte ou locais para armazenamento, não faz sentido pagar um imposto sobre o transporte deles.

Porém, é importante lembrar que as empresas prestadoras de serviço, apesar de dispensadas de terem a IE, não estão dispensadas de emitir a Nota Fiscal de Serviço.

MEI precisa de Inscrição Estadual?

A regra de que apenas empresas que vendem ou fazem o transporte de produtos físicos precisam de Inscrição Estadual vale também no caso de Microempreendedores Individuais. Então, sim, o MEI precisa de Inscrição Estadual.

Mesmo com as condições diferenciadas em relação ao regime tributário, como a adesão ao Simples Nacional que é feita por todos os MEIs, o microempreendedor individual deve pagar o ICMS no caso de venda ou transporte de mercadorias.

Já quando o MEI é prestador de serviços que não envolvem transporte de mercadorias, não é necessário ter a IE. Porém, é preciso que o MEI prestador de serviço tenha a Inscrição Municipal para que seja possível emitir a Nota Fiscal de Serviço.

Inscrição Estadual x Inscrição Municipal

Você já sabe que para que serve e quais empresas devem ter a Inscrição Estadual. Mas, qual a diferença entre a Inscrição Estadual e a Inscrição Municipal?

A lógica das duas é basicamente a mesma: ambas servem para o recolhimento de impostos e são importantes para a emissão das notas fiscais. Enquanto a IE serve para que os estados recolham o ICMS, a Inscrição Municipal é usada quando os municípios vão recolher o ISS – Imposto Sobre Serviços, que todo prestador de serviços deve pagar.

Existem casos em que uma mesma empresa precisa ter um número de Inscrição Estadual e uma Inscrição Municipal, já que algumas empresas podem vender produtos físicos e prestar serviços, precisando assim emitir os dois tipos de notas.

Apesar da diferença entre as duas inscrições parecer algo simples, existem algumas características específicas da Inscrição Municipal que devem ser levadas em conta na hora de abrir um CNPJ. Por isso, criamos um material especial para esclarecer todas as suas dúvidas sobre a Inscrição Municipal! Leia aqui tudo o que você precisa saber sobre a Inscrição Municipal. 

Como obter a Inscrição Estadual

Por ser algo de responsabilidade dos estados, a Secretaria da Fazenda de cada estado é responsável pela Inscrição Estadual das empresas registradas nele. Para solicitar a IE, você precisa acessar o site da Secretaria da Fazenda do seu estado e preencher o cadastro disponível.

É preciso se atentar também que, já que cada estado é responsável pela própria IE, cada um deles tem regras específicas a serem seguidas no processo de solicitação e autorização. Por isso, se informe no site da Secretaria da Fazenda do seu estado para saber como solicitar a IE, sobre os documentos necessários para esse processo e qual o prazo para que você tenha acesso ao número da sua Inscrição Estadual. 

Como obter a Inscrição Estadual se sua empresa é de Brasília

O Distrito Federal não utiliza a Inscrição Estadual como o resto do país: a capital do Brasil tem um cadastro próprio, o Cadastro Fiscal do Distrito Federal – CF/DF, que tem a mesma função da Inscrição Estadual e da Inscrição Municipal — recolher, respectivamente, o ICMS e o ISS das empresas. 

A principal diferença entre o CF/DF e a IE é que, enquanto no resto do país, uma empresa que vende produtos físicos ou faz o transporte deles deve ter a Inscrição Estadual para operar, enquanto a empresa que oferece serviços deve ter a Inscrição Municipal, o Cadastro Fiscal do Distrito Federal serve para os dois tipos de empresa. Ou seja, se sua empresa tem sede em Brasília, ela deve ter um CF/DF. E essa regra vale também para os MEIs.

Para solicitar o CF/DF da sua empresa, acesse o site da Secretaria de Economia do Distrito Federal e siga as instruções do portal. 

Como consultar a Inscrição Estadual?

Apesar de cada estado ter seu próprio procedimento para a solicitação da Inscrição Estadual, existe um local onde todas as IEs podem ser consultadas: o SINTEGRA , site aberto ao público onde é possível acessar as informações relativas às Inscrições Estaduais das empresas registradas nas Secretarias das Fazendas do país e ao CF/DF das empresas cadastradas em Brasília.

O sistema é simples: basta acessar o site, clicar no estado em que a empresa está cadastrada e informar o CNPJ da empresa, ou a Inscrição Estadual, ou o CPF da pessoa responsável pelo CNPJ. Toda empresa que possui Inscrição Estadual aparece no cadastro como “Habilitada” e, consequentemente, faz a venda de produtos ou o transporte de encomendas pelo país.

Agora que você já sabe o que é a Inscrição Estadual e para que ela serve, que tal aprender mais sobre tributos, documentos e balanços indispensáveis para a gestão da sua empresa? Acesse o blog do QuickBooks, o sistema de gestão financeira online ideal para o seu empreendimento, e saiba mais sobre o mundo dos negócios!