2021-05-05 18:18:28 Casos de Clientes English Com nosso sistema de gestão financeira você enxerga além dos números e ganha tempo para focar no que realmente importa e crescer sua... https://quickbooks.intuit.com/br/blog/br_qrc/uploads/2021/05/gestao-negocio.jpg https://quickbooks.intuit.com/br/blog/expandindo-a-empresa/o-que-voce-precisa-saber-para-usar-o-quickbooks-na-gestao-do-seu-negocio/ Saiba como usar o QuickBooks na gestão do seu negócio

O que você precisa saber para usar o QuickBooks na gestão do seu negócio

5 min de leitura

A tecnologia desempenha um papel fundamental no apoio a diversas atividades de uma empresa, dos processos operacionais até a administração geral. Hoje, há soluções cada vez melhores para quem busca simplicidade e eficiência na sua rotina. Se quer um bom exemplo disso, basta olhar para os benefícios do uso do QuickBooks na gestão do seu negócio.

A ferramenta se tornou uma aliada poderosa não só dos contadores, mas de empreendedores dos mais variados nichos de mercado. Para mostrar como ela funciona em um cenário real e o impacto positivo que causa nos negócios, criamos este conteúdo especial em parceria com uma empresa usuária da plataforma.

Confira, a seguir, como o QuickBooks tem colaborado para o sucesso da Bicho Sem Grilo, uma clínica veterinária que se tornou referência na região de Arraial d’Ajuda, na Bahia!

Qual é a importância de implantar inovações na gestão dos negócios?

A transformação digital acelerou ainda mais um movimento que já era decisivo no mercado: o investimento em inovação tecnológica para aumentar a eficiência operacional. Com a digitalização dos negócios e o surgimento de soluções cada vez mais acessíveis, as empresas passaram a contar com um amplo leque de ferramentas para otimizar suas atividades.

Isso inclui a gestão financeira e contábil. Quem administra uma pequena ou média empresa (PME), por exemplo, costuma acumular funções que tomam tempo e exigem decisões estratégicas. A Bicho Sem Grilo é um bom exemplo disso: Antoine Dias, um dos sócios, é responsável pelo marketing e pela administração do negócio. Assim, a tecnologia é uma aliada poderosa no seu dia a dia.

Como mostraremos a seguir, o QuickBooks se tornou uma plataforma essencial para atender a essas duas demandas do empresário, otimizando seu tempo e fornecendo informações valiosas para embasar suas tomadas de decisão. Entenda melhor como isso acontece.

O que é o QuickBooks?

O QuickBooks é uma solução digital de gestão financeira para PMEs. Por meio dele, é possível automatizar a troca de documentos e informações com o contador, além de centralizar o controle das finanças da empresa — tudo isso em uma só ferramenta que é ao mesmo tempo poderosa e fácil de usar.

Algumas funcionalidades do QuickBooks são:

  • Controle de fluxo de caixa;
  • Geração de relatórios financeiros;
  • Importação de transações bancárias;
  • Organização de despesas por categorias;
  • Controle de pagamentos a fornecedores;
  • Emissão de notas fiscais;
  • Emissão de boletos;
  • Visão detalhada do balanço patrimonial.

Vale destacar que o QuickBooks é mantido na nuvem, de forma que basta ter acesso à internet para utilizar a plataforma, a qualquer hora e em qualquer lugar (inclusive via smartphone). Quem busca fundar uma empresa de prestígio ou impulsionar a transformação digital no negócio pode tirar ainda mais proveito disso, já que não é preciso investir alto em uma infraestrutura tecnológica própria para usar o sistema.

No caso da contabilidade, os benefícios vão ainda além. Algumas empresas optam por terceirizar completamente a gestão financeira para o contador, já que o sistema permite acessar e gerenciar facilmente os documentos e informações de maneira remota — vale a pena conhecer o BPO financeiro e seus benefícios.

Ainda assim, mesmo quem assume toda a gestão internamente conquista vantagens importantes com a plataforma. É o que detalharemos a seguir.

Quais os benefícios do QuickBooks na gestão do seu negócio?

Antoine explica que, por não ter formação na área de administração, precisou estudar muito para assumir esse papel na empresa. Após uma pesquisa de mercado para conhecer as opções disponíveis, optou por comparar o QuickBooks com outra plataforma e, desse momento em diante, não se arrependeu da implementação do sistema.

Um primeiro benefício foi a otimização do controle de caixa. Além de oferecer as funcionalidades de que Antoine precisava para gerenciar suas contas, o QuickBooks trazia uma interface fácil de aprender a usar — um diferencial importante, considerando que os colaboradores precisariam lidar com a plataforma no dia a dia.

Outro ponto é que as funcionalidades vão além do que é possível realizar com uma simples planilha de Excel ou um software de menor qualidade. Antoine cita como exemplo dois problemas que conseguiu superar: a falta de visibilidade das faturas em aberto, que agora são gerenciadas diariamente, e o controle de estoque.

Isso lhe permitiu focar nas atividades de vendas e marketing, dois pontos centrais para o sucesso da clínica veterinária — antes, a demanda administrativa tomava a maior parte do seu tempo. Em outras palavras, o QuickBooks abriu espaço para que ele pudesse se concentrar em fazer a empresa crescer.

Quais são as outras vantagens do QuickBooks?

O caso da Bicho Sem Grilo ainda nos mostra outros benefícios que o sistema de gestão financeira traz para a empresa. Com base nas funcionalidades que mais utiliza, Antoine destaca a gestão do desempenho da clínica veterinária: ele acompanha os gráficos e relatórios de vendas — diárias ou semanais — para verificar se as metas estão sendo alcançadas.

Seguir o cronograma contábil, então, fica muito mais fácil. Somado a isso, ele acompanha a receita mensal da empresa, as faturas em aberto e os detalhes das vendas. Para atender a um pedido de compra de vacinas, por exemplo, precisa consultar o estoque, a fim de garantir que é capaz de responder àquela demanda. Uma das vantagens do QuickBooks é que isso pode ser feito de qualquer lugar.

Como a plataforma está hospedada na nuvem, Antoine pode acessá-la do próprio celular para verificar preços, consultar informações ou até mesmo gerar uma fatura. Vale destacar que no QuickBooks a emissão dos 100 primeiros boletos, função já disponível em dezenas de municípios, é gratuita, enquanto a maioria dos bancos e instituições financeiras cobra uma taxa pelo serviço.

Esses são diferenciais que fazem do QuickBooks uma tecnologia fundamental para quem quer garantir o cumprimento das suas obrigações contábeis e, ao mesmo tempo, otimizar a gestão financeira da empresa. Os resultados, como você pôde ver aqui, são extremamente positivos.

Agora que já conhece os benefícios do uso do QuickBooks na gestão do seu negócio, vale a pena entender melhor a ferramenta e colocá-la para trabalhar a seu favor!

Se gostou do conteúdo, aproveite para entrar em contato com um representante e ver como o QuickBooks pode ser usado no contexto específico do seu negócio!

As informações podem estar resumidas e, portanto, incompletas. Este documento / informação não constitui, e não deve ser considerado um substituto para aconselhamento jurídico ou financeiro. Cada situação financeira é diferente e as informações oferecidas são gerais. Entre em contato com seus consultores financeiros ou legais para obter informações específicas sobre sua situação.

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