O fluxo de caixa é uma ferramenta que ajuda o empreendedor a controlar com precisão as contas a pagar e a receber. Ou seja, as despesas que a empresa tem, como salário dos funcionários, aluguel e internet, e as receitas de vendas feitas a prazo, parceladas no cartão de crédito ou cheques, por exemplo.

A análise correta do fluxo de caixa facilita o planejamento para o crescimento da empresa, além de permitir o estabelecimento de estratégias para reverter previsões de saldo negativo, como a renegociação de prazos de pagamento com fornecedores, promoções relâmpago para liberação de estoque ou a solicitação de um empréstimo.

Um dos fatores mais importantes desse controle é ter uma visão passada e futura de todas as entradas e saídas de dinheiro. Um fluxo de caixa bem-feito pode ajudar muito a gestão financeira da sua empresa, permitindo que você tome decisões baseadas em números e de maneira antecipada.

Neste post, vamos explicar o que é fluxo de caixa e para que serve, além de mostrar como colocá-lo em prática. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

O que é fluxo de caixa?

Basicamente, o fluxo de caixa é o controle dos recursos financeiros que entram e saem da empresa. É uma ferramenta simples para que o empreendedor acompanhe suas movimentações financeiras, saiba como mantê-las equilibradas, certificar se faltou ou sobrou dinheiro ao fim de um determinado período e se poderá negociar prazos maiores ou menores com clientes e fornecedores, por exemplo.

É bem normal ver o fluxo de caixa sendo feito no caderno, mas hoje é muito mais fácil de administrar pelo computador ou até mesmo pelo celular. Existem tecnologias que tornam o procedimento muito mais produtivo e seguro, como o QuickBooks, que é um sistema de gestão financeira.

Para que serve o fluxo de caixa?

Independentemente do tamanho da sua empresa e da área de atuação, é muito importante que seja adotado o uso do fluxo de caixa de forma rotineira. Ao acompanhar as movimentações financeiras ao longo do tempo, será possível tomar a melhor decisão em relação ao capital do negócio. Diante disso, você pode:

• Flexibilizar prazos de pagamentos aos consumidores sem comprometer as tarefas da empresa;
• Analisar quando subsidiar as atividades por meio de empréstimos e/ou financiamentos;
• Saber se vai sobrar ou faltar capital futuramente;
• Compreender quando negociar um maior prazo com os fornecedores.

É importante contar com essa ferramenta que cria diversas vantagens ao fazer um fluxo de caixa e permite que o gestor entenda a real situação da empresa.

Passo a passo para montar um fluxo de caixa?

Confira abaixo o passo a passo de como fazer um fluxo de caixa eficiente e melhorar a gestão financeira da sua empresa:

1. Verifique o saldo inicial da empresa

A primeira coisa a fazer quando se decide criar uma gestão financeira mais rigorosa e sólida é verificar quanto de dinheiro há em caixa.

2. Classifique suas receitas e despesas

Antes de começar a fazer os lançamentos de receitas e despesas para o fluxo de caixa, é importante que você classifique essas transações. Isso será muito útil no futuro, quando você quiser analisar as origens mais relevantes de recursos ou os custos que podem ser reduzidos ou cortados.

Não existe regra para a criação de categorias. Basta pensar nas análises que serão importantes para o seu negócio, como quanto gastou em marketing ou com entregas. Separe os lançamentos em aluguéis, telefone, material de escritório, luz, salários, entre outros.

3. Registre todas as entradas e saídas de caixa do período

Anote tudo o que a empresa tem a receber em um período predeterminado. Para projetar o fluxo de caixa, o recomendado é considerar um período de 12 meses. Tenha registrado os pagamentos recebidos (à vista ou a prazo), as contas a receber e qualquer outra possível entrada de dinheiro. Além disso, informe sempre a data exata em que a transação aconteceu ou vai acontecer.

Além disso, é fundamental catalogar tudo o que a empresa tem a pagar em curto, médio e longo prazo — seja o valor estimado ou fixo. O importante aqui é anotar todas as contas para não ter surpresas que atrapalhem o planejamento.

4. Atualize e corrija os lançamentos

Continue acrescentando todos os lançamentos que surgirem e corrija os valores que sofreram alteração, como aquela conta de luz com valor estimado que veio um pouco a mais. A diferença entre a entrada e a saída de dinheiro será o saldo do seu caixa, ou seja, quanto você tem para operar.

O que é demonstrativo de fluxo de caixa?

Esse demonstrativo mostra exatamente onde, quando e como aconteceram as entradas e saídas de dinheiro no mês, oferecendo uma visão completa do caixa da empresa no passado e no presente. Com isso, o gestor enxerga a capacidade que o negócio tem de quitar suas dívidas, contratar mais funcionários ou comprar novos equipamentos, por exemplo. O ideal é que o empreendedor faça o demonstrativo de fluxo de caixa mensalmente no primeiro ano da empresa e trimestralmente nos anos consecutivos.

O que é fluxo de caixa projetado?

Trata-se de uma estimativa de valores e datas do negócio. Ele indica, por exemplo, os melhores dias para pagar fornecedores e estabelecer novas datas de vencimento. As previsões de fluxo de caixa ajudam a estimar sobras ou escassez no cofre da empresa, além de ser um indicativo da saúde e liquidez. Com esse recurso, o gestor antecipa situações de risco e evita crises.

Para facilitar ainda mais a sua vida, com o QuickBooks, eventos futuros podem ser adicionados manualmente para projetar cenários. Ao inserir os dados de receitas e despesas estimadas para os próximos meses, você vai gerar um gráfico que auxiliará na tomada de decisão.

Em caso de projeções positivas, será possível planejar investimentos em novos equipamentos, recursos ou colaboradores. Já as projeções negativas de saldo futuro de fluxo de caixa permitem se antecipar e fazer reduções de despesas, realizar promoções de produtos parados em estoque e outras ações.

Além do fluxo de caixa, é possível gerar vários outros relatórios financeiros que ajudam a entender a situação real do seu empreendimento. E você pode testar o QuickBooks por 30 dias grátis e contar com a mesma segurança de uma instituição financeira para proteção de seus dados.

E para que servem os relatórios financeiros?

Eles são indicadores dos resultados do negócio que apoiam o empreendedor na tomada de decisões. Eles mostram como está o faturamento de cada atividade e indicam o melhor caminho. Está pensando em mudar o ponto da empresa ou abrir uma filial? Os relatórios mostram com simplicidade se a empresa tem caixa disponível para isso, por exemplo.

Quais são as vantagens do fluxo de caixa para o seu negócio?

Agora que você já entende mais sobre o que é fluxo de caixa, confira algumas de suas vantagens!

Identifica ganhos e perdas para se planejar

A grande vantagem do fluxo de caixa é a identificação de ganhos e perdas de dinheiro, ajudando o microempreendedor a lidar com situações de maneira antecipada e planejada. Não precisa ser um especialista para realizar esse processo, mas a dedicação e a disciplina do responsável são fatores fundamentais para que haja consequências positivas.

Evita gastos desnecessários

Como todos os gastos são documentados no fluxo de caixa, você saberá quais diminuir a fim de otimizar o uso do capital no empreendimento. Por conseguinte, vai sobrar mais dinheiro para investir em setores de maior importância, como a contratação de colaboradores, a aquisição de equipamentos e a expansão do local de trabalho.

Melhora a tomada de decisão

Agir sem pensar é algo que jamais deve acontecer — e não poderia ser diferente ao atuar com o fluxo de caixa. Ele é um mecanismo que atua como um relatório que permite a tomada de decisão apoiada em dados, levando em conta os investimentos, os tipos de despesas, as projeções e as entradas de dinheiro.

Contudo, o fluxo de caixa não apresenta todos os dados necessários para o planejamento estratégico: ele é uma das ferramentas que deve ser usada junto a outras e deve ser focado na tomada de decisão a partir do relatório, além da possibilidade de projeções e estimativas.

Assegura o cumprimento das obrigações

Contas acumuladas demonstram um desempenho abaixo do esperado no setor contábil do negócio. Com isso, tomar decisões equivocadas, como erros ao emitir notas fiscais, abala a estabilidade de sua empresa e atinge a reputação no mercado.

Não se esqueça de que contratempos judiciais, embargos e multas são capazes de tirar as suas noites de sono também. Sendo assim, o cumprimento das obrigações financeiras é algo que jamais pode faltar em sua empresa.

Entendendo o que é fluxo de caixa, é possível manter o controle de tudo o que ocorre, determinando estratégias de prevenção e de correção no orçamento do empreendimento.

Quais são os erros mais comuns que podem ser evitados?

Entender o que é fluxo de caixa e saber que ele é um instrumento de controle financeiro que detalha todas as entradas e saídas de capital da empresa é essencial para manter os negócios em pleno vapor. Por meio dele, você organiza os gastos da empresa e administra os recursos com muito mais segurança. Veja, a seguir, como realizar esse processo de forma correta:

Estabeleça um período para as análises

Antes que os gestores e responsáveis financeiros comecem a calcular e controlar o fluxo de caixa, é necessário estipular qual será o período analisado. Os fluxos de caixa geralmente são analisados mensalmente, contudo, dependendo do segmento de atuação do seu negócio, esse estudo deve ser feito diariamente.

Por isso, é importante não deixar que essa periodicidade aconteça nas empresas, a fim de evitar uma interferência na autenticidade das informações, o que pode fazer com que os dados fiquem desalinhados e em desacordo com a realidade do negócio. Dessa forma, é fundamental definir esse tempo e deixar tudo documentado para que todos tenham ciência do que ocorre em sua empresa.

Registre todas as movimentações financeiras

Independentemente do custo da transação, é essencial que todas as movimentações financeiras sejam corretamente apresentadas no fluxo de caixa para que se evite qualquer tipo de problema. Uma ferramenta eficiente de gestão financeira pode apoiar bastante nesse controle, visto que ela importa transações bancárias do internet banking, o que facilita bastante essa operação manual. Então, podemos dizer que o fluxo de caixa é uma das ferramentas mais importantes para a verificação de resultados de um negócio.

Faça planejamentos de curto e longo prazo

É essencial usar todos os dados coletados para que se tenha uma boa atuação no mercado, pois a análise de fluxo de caixa contribui para que ocorra um bom planejamento financeiro da empresa. Com todos os registros das contas da empresa realizados, você terá um maior controle sobre as finanças, além de entender melhor em que momento o negócio se encontra para otimizar as operações de forma satisfatória. Isso fará com que os planejamentos de periodicidade sejam bem mais eficazes.

Seja cauteloso

Os gestores precisam atuar com a máxima cautela em suas atividades. É essencial entender como o seu negócio se comporta perante a sazonalidade, pois existirá alguns períodos que haverá diminuição nas vendas. O fluxo de caixa ajuda a entender melhor essas fases em que as vendas aumentam e baixam para que o gestor consiga organizar seus custos de acordo com essas oscilações.

Por exemplo, quando você realizar uma projeção do seu fluxo de caixa para os próximos anos, levando em conta a expectativa de que uma nova campanha de marketing é capaz de dobrar suas vendas, é preciso ter em mente que, quanto mais a empresa vende, mais custos vão aparecer. Por isso, contar com planejamento e pesquisa de mercado são ações fundamentais para manter a saúde financeira do seu negócio.

Separe as despesas pessoais e as da sua empresa

Muitos empresários abrem uma empresa e costumam misturar suas contas pessoais com as do negócio, e isso ocorre por falta de conhecimento, fazendo com que suas despesas pessoais sejam sanadas com as do empreendimento.

Assim, é fundamental que ele tenha a consciência de que isso pode se tornar um hábito capaz de causar prejuízos ao longo do tempo. O ideal é, desde o início do negócio, separar essas contas e deixar o capital da empresa somente disponível para as necessidades do seu crescimento. Ele pode separar uma parte fixa para que isso sirva para a sua manutenção, mas nunca utilizar uma grande parte do seu lucro em contas pessoais.

Categorize suas despesas

Há várias formas de controlar o fluxo de caixa, como o uso de um sistema de gestão financeira que seja capaz de apoiar esse tipo de controle estratégico do negócio, como o QuickBooks. Empresas que não categorizam suas contas acabam errando, pois não conhecem os seus próprios gastos. Por isso você deve adotar algumas medidas para otimizar esse gerenciamento.

Sendo assim, é interessante que você registre separadamente seus gastos com salários, aluguel, despesas de vendas, IPTU, entre outros. Assim, torna-se mais fácil identificar para onde está indo o dinheiro da sua empresa e entender se empresa gasta é possível diminuir os custos em algumas dessas linhas de custos. O controle das despesas também te ajuda a evitar gastos extras com contas que não foram pagas no vencimento, evitando talvez taxas que podem ocorrer por conta do pagamento em atraso.

Essa categorização é ótima para a tomada de decisão e pode ser usada, por exemplo, para terceirizar um departamento ou ainda trocar de servidor de internet ou outras contas que estão pesando muito no seu orçamento. A criação de categorias vale também para as receitas. Assim, você pode ter uma classificação dos seus clientes e criar planos e descontos especiais para aqueles que têm um maior volume de compras.

Categorização é um processo que pode parecer simples e que pode ser feito de qualquer jeito. Mas não se engane! Quando você categoriza seu fluxo de caixa de forma genérica, ele se torna dados confusos para a sua análise. Estabeleça categorias fixas para cada tipo de gasto para que, na hora de analisar os dados, você não tenha problemas de identificação e entendimento

Separe os lançamentos em categorias, como: salários, impostos, despesas de vendas, aluguel etc. Também, classifique-os de acordo com o tipo de conta que cada um representa, como ativo, passivo, patrimônio líquido e contas de resultado. Esse detalhamento é chamado de plano de contas. O plano de contas é extremamente importante para a saúde financeira do negócio, pois ele auxilia desde a organização das contas da empresa até a escrituração contábil.

Uma ferramenta de gestão financeira pode te apoiar a fazer o seu controle e gestão do fluxo de caixa. Pois, ela pode se integrar ao seu banco e registrar todas as entradas e saídas de dinheiro da sua empresa de forma automática, evitando erros por esquecimento ou de digitação. Além disso, ferramentas como QuickBooks te ajudam também na categorização dessas despesas de forma rápida e padronizada, garantindo que as suas análises sejam coerentes.

Enfim, entender o que é fluxo de caixa é essencial para o bom andamento de qualquer negócio. É ele quem assegura a sua estabilidade contábil e deve ser sempre documentado, atualizado e analisado de forma constante.

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