2020-06-10 22:12:48 Geral English Para a maioria dos pequenos empreendedores, não é nada fácil compreender o fluxo de caixa. Leia mais sobre isso no Blog do QuickBooks! https://quickbooks.intuit.com/br/blog/geral/guia-de-estrategias-de-fluxo-de-caixa-para-pequenas-empresas/ Estratégias de fluxo de caixa para pequenas empresas | Blog QuickBooks

Guia de estratégias de fluxo de caixa para pequenas empresas

10 min de leitura

Elaborando uma previsão de fluxo de caixa 

Maximizando o fluxo de caixa

Estando sempre à frente

Gerando relatórios no QuickBooks

 

De acordo com um estudo feito pelo Sebrae-SP, as micro e pequenas empresas têm, em média, reserva de caixa para no máximo doze dias. Além disso, para a maioria dos pequenos empreendedores, não é nada fácil compreender o fluxo de caixa. Este guia dará a você algumas dicas para obter informações atualizadas sobre seu posicionamento de caixa e para manter um fundo de reserva seguro a fim de resistir aos altos e baixos das incertezas econômicas. 

A previsão de fluxo de caixa costuma fazer parte dos conselhos avançados de especialistas. Seu contador deve ser capaz de fornecer opções personalizadas à sua pequena empresa, trabalhando com soluções mais abrangentes.

O que é fluxo de caixa?  

“Fluxo de caixa” é um termo que se refere à movimentação – entradas e saídas – de recursos no caixa de sua empresa e em sua conta bancária. As entradas de caixa são suas fontes de receita, e as saídas são as despesas de sua empresa. Obviamente, um fluxo de caixa positivo é melhor do que um negativo. 

Elaborando uma previsão de fluxo de caixa 

Comecemos pelo início: ter uma visão clara da situação atual da sua empresa. Uma previsão de fluxo de caixa ajuda você a determinar por quanto tempo é possível manter as operações da empresa, de acordo com os padrões típicos de entrada e saída de recursos. Você pode usar a previsão como uma ferramenta de planejamento para avaliar os possíveis cenários com base em potenciais ajustes nas receitas e despesas. Crie um plano de três meses, com o objetivo de manter seu caixa positivo.  

Obtenha a planilha de planejamento

Antes de começar, certifique-se de que suas transações tenham sido conciliadas e os livros contábeis estejam zerados. Para elaborar a previsão, você precisará dos dados de alguns relatórios do QuickBooks.

  • Gere um relatório com o resultado do exercício dos últimos 3 meses para saber a média mensal de lucros e despesas. Para o lucro, foque nas principais fontes de receita. Para as despesas, dê especial atenção aos gastos com marketing, folha de pagamento, aluguel e seguros. 
  • Gere o relatório Faturas em aberto para que você possa visualizar entradas antecipadas de caixa. 
  • Gere o relatório Faturas não pagas para identificar saídas de caixa esperadas no curto prazo. 

Maximizando o caixa livre 

Após analisar a situação financeira atual e elaborar uma previsão, você pode focar em definir o melhor método de gerenciamento de fluxo de caixa. Provavelmente, será preciso implementar uma combinação de abordagens para aumentar os recebimentos e diminuir os gastos. Assim como fez com a previsão, você deve usar os dados dos principais relatórios do QuickBooks para encontrar os planos de ação mais recomendados. 

Aumente as receitas

Encontrar novos fluxos de receita e acelerar os já existentes pode resultar em uma injeção de recursos que podem ser usados imediatamente para garantir a continuação dos negócios.

Agilize o recebimento de contas 

O QuickBooks possui diversos recursos para ajudar você a reduzir os recebimentos pendentes e obter receitas mais rapidamente. 

  1. O QuickBooks é sua fonte confiável de informações financeiras e possui relatórios que podem ajudar você a identificar facilmente os saldos pendentes e os maiores devedores. Você pode escolher como gerenciar essas contas para aumentar o valor disponível em caixa. Para saber quais são os clientes com maiores dívidas, use o relatório Faturas em aberto. Para um detalhamento de quanto cada cliente deve e a data de pagamento de cada um, consulte o relatório Detalhes do saldo por cliente.

Explore as opções de auxílio

Há muitas opções disponíveis para as pequenas empresas solicitarem empréstimos, concessões e outros fundos. Para informações atualizadas sobre os auxílios disponíveis, acesse o site do Governo Federal ou a página do BNDES.

Outras opções: 

Você pode tentar implementar formas criativas de ajustar seus modelos de negócio e aumentar as receitas. Veja algumas ideias para começar:

  • Oferecer descontos em produtos/serviços para atrair mais clientes.
  • Personalizar e enviar faturas rapidamente, para aumentar as chances de receber os pagamentos no prazo.
  • Facilitar o pagamento para os clientes, aceitando pagamentos on-line. 
  • Oferecer descontos a clientes que pagam em um período de tempo mais curto.

Reduza as despesas

É claro que, quanto menos você gastar, mais suas reservas vão durar. Existem diversas estratégias que podem ajudar você a gerenciar seus gastos, produzindo efeito imediato no fluxo de caixa.

Negocie valores e prazos de pagamento

Trabalhe com fornecedores, credores e órgãos públicos a fim de explorar as opções de adiamento de pagamentos ou negociação de taxas e prazos. Use os dados dos relatórios do QuickBooks para entender e definir quem deve ser contatado primeiro. 

Dicas para a comunicação com fornecedores

Reduza as despesas fixas

Grandes despesas mensais são as mais fáceis de identificar. Diminui-las pode ter um impacto significativo no caixa disponível da empresa. 

Aluguel: Use o relatório Detalhes de transações por conta para obter informações sobre as despesas mensais médias com aluguel. 

Seguro: Use o relatório Detalhes de transações por conta para visualizar as despesas mensais com seguro.

Folha de pagamento: Avalie as diversas opções disponíveis para gerenciamento de mão de obra. Adicionalmente, confira se você se qualifica a um crédito para folha de pagamento para ajudar a manter seus funcionários.   

Verifique a situação atual das contas

Talvez seja mais útil começar com as contas que já estão em atraso. Os fornecedores podem ser flexíveis em relação a prazo ou capazes de trabalhar com planos de pagamento.

Para visualizar um resumo das contas vencidas e a vencer, use o relatório Faturas não pagas

Para saber quanto você deve a cada um de seus fornecedores, use o Resumo de despesas por fornecedor.

Explore as opções de adiamento de empréstimos e impostos 

Para identificar credores a serem contatados para solicitar o adiamento de pagamento de empréstimos, use o relatório Detalhes de transações por conta.

Reduza os gastos secundários

Há uma ampla gama de despesas que você pode controlar. Identificar os itens não imprescindíveis – seja no curto prazo ou para sempre – pode diminuir um pouco da tensão que afeta negativamente o fluxo de caixa. Se você usa débito automático para o pagamento de contas, sugerimos que cancele esse recurso até que você consiga priorizar os gastos.

Propaganda e marketing

Os orçamentos de marketing geralmente possuem alguma flexibilidade, e você pode tentar ajustá-los para os próximos meses. Para visualizar seus gastos médios, use o relatório Detalhes de transações por conta

Assinaturas e associações 

Você provavelmente possui despesas mensais ou trimestrais que não serão necessárias no curto prazo. Cancelar ou suspender esses gastos pode resultar em economias imediatas. Para monitorar despesas com assinaturas recorrentes ou a vencer, use o relatório Detalhes de transações por conta.  

Refeições e entretenimento

Tente minimizar os gastos nessa área nos próximos meses. Use o relatório de Detalhes de transações por conta para visualizar seu gasto médio com alimentação. 

Estando sempre à frente

Na Intuit QuickBooks, somos 100% dedicados a ajudar você conforme o ambiente empresarial evolui.  Vemos o impacto mental e financeiro que a atual incerteza está tendo em todos os negócios ao redor do mundo e vamos continuar a criar ferramentas e conteúdo para ajudar você a navegar por esses momentos difíceis.  

Seguem alguns outros recursos da Intuit que podem lhe dar um direcionamento adicional: 

Ajuda às pequenas empresas durante a COVID-19

Centro de Recursos sobre a COVID-19

Gerando relatórios no QuickBooks

Estes relatórios fornecem os principais dados de que você precisa para elaborar uma previsão e maximizar seu fluxo de caixa.

Relatório Detalhes do saldo por cliente

Contas a receber por cliente. Você pode ordenar as informações por data de vencimento para ajudar a definir quais clientes contatar primeiro.

  1. Acesse Relatórios.
  2. Na sessão Quem deve a você, selecione Detalhes do saldo por cliente.
  3. Selecione Gerar relatório.
  4. Selecione Classificar e escolha data de vencimento, em ordem decrescente.
Relatório Detalhes de transação por conta (mensalidades e assinaturas)

Transações e valores totais de cada conta no plano de contas. Foque nas contas de assinaturas e mensalidades para visualizar os gastos mensais médios com esse serviços.

  1. Acesse Relatórios.
  2. Na sessão Para meu contador, selecione Detalhes de transação por conta.
  3. Selecione Personalizar e, depois, Filtrar.
  4. Filtre por Mensalidades e assinaturas.
  5. Selecione Gerar relatório.
Resumo de despesas por fornecedor

Despesas totais por fornecedor. Você pode ordenar as informações por total da despesa para ajudar a definir quais fornecedores contatar primeiro.

  1. Acesse Relatórios.
  2. Na sessão Despesas e fornecedores, selecione Resumo de despesas por fornecedor.
  3. No menu superior, selecione o período a ser visualizado. 
  4. Selecione Gerar relatório.
  5. Selecione Classificar e escolha Total em ordem decrescente.
Relatório Faturas em aberto

Faturas não pagas e encargos, com o total por cliente.

  1. Acesse Relatórios.
  2. Na sessão Quem deve a você, selecione Faturas em aberto.
  3. Selecione Gerar relatório.
Relatório Resultado do exercício

Receitas, despesas e lucro líquido

  1. Acesse Relatórios.
  2. Selecione Resultado do exercício.
  3. Selecione Últimos 90 dias no menu suspenso Período do relatório. Ou selecione Personalizado e insira um intervalo de três meses.
  4. Selecione Gerar relatório
Relatório Detalhes de transação por conta (aluguel/arrendamento)

Transações e valores totais de cada conta no plano de contas. Foque nas contas de aluguel/arrendamento para visualizar os gastos mensais médios com imóveis.

  1. Acesse Relatórios.
  2. Na sessão Para meu contador, selecione Detalhes de transação por conta.
  3. Selecione Personalizar e, depois, Filtrar.
  4. Filtre por Aluguel ou Arrendamento de prédios.
  5. Selecione Gerar relatório.
Relatório Detalhes de transação por conta (seguro)

Transações e valores totais de cada conta no plano de contas. Foque nas contas de seguros para visualizar os gastos mensais médios com seguros.

  1. Acesse Relatórios.
  2. Na sessão Para meu contador, selecione Detalhes de transação por conta.
  3. Selecione Personalizar e, depois, Filtrar.
  4. Escolha Conta de distribuição e, depois, selecione as contas de seguro apropriadas.
  5. Selecione Gerar relatório.
Relatório Detalhes de transação por conta (propaganda e marketing)

Transações e valores totais de cada conta no plano de contas. Foque nas contas de propaganda e marketing para ver as despesas relevantes.

  1. Acesse Relatórios.
  2. Na sessão Para meu contador, selecione Detalhes de transação por conta.
  3. Selecione Personalizar e, depois, Filtrar.
  4. Escolhe Conta de distribuição e, em seguida, selecione as contas designadas a propaganda e marketing.
  5. Selecione Gerar relatório.
Relatório Detalhes de transação por conta (refeições e entretenimento)

Transações e valores totais de cada conta no plano de contas. Foque nas contas de refeição e entretenimento para ver as despesas relevantes.

  1. Acesse Relatórios.
  2. Na sessão Para meu contador, selecione Detalhes de transação por conta.
  3. Selecione Personalizar e, depois, Filtrar.
  4. Escolha Conta de distribuição e, em seguida, selecione as contas destinadas a viagens, refeições e entretenimento.
  5. Selecione Gerar relatório.
Relatório Detalhes de transação por conta (passivo)

Transações e valores totais de cada conta no plano de contas. Foque nas contas de passivos para identificar os credores.

  1. Acesse Relatórios.
  2. Na sessão Para meu contador, selecione Detalhes de transação por conta.
  3. Selecione Personalizar e, depois, Filtrar.
  4. Escolha Conta de distribuição e, em seguida, selecione Todas as contas do passivo no menu suspenso.
  5. Escolha Fornecedor e, então, selecione os fornecedores corretos no menu suspenso.
  6. Selecione Gerar relatório.
Relatório Faturas não pagas

As faturas não pagas, com datas de vencimento e dias em atraso.

  1. Acesse Relatórios.
  2. Na sessão Quem deve a você, selecione Faturas não pagas.
  3. No menu superior, selecione o período a ser visualizado. 
  4. Insira a data de vencimento.

Selecione Gerar relatório.

As informações podem estar resumidas e, portanto, incompletas. Este documento / informação não constitui, e não deve ser considerado um substituto para aconselhamento jurídico ou financeiro. Cada situação financeira é diferente e as informações oferecidas são gerais. Entre em contato com seus consultores financeiros ou legais para obter informações específicas sobre sua situação.

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