2021-05-10 12:13:17 Gestão de Clientes English O cadastro de clientes é uma ferramenta essencial para a gestão de um negócio. Saiba como fazer esse controle de forma eficiente! https://quickbooks.intuit.com/br/blog/br_qrc/uploads/2021/05/cadastro-de-clientes.jpg https://quickbooks.intuit.com/br/blog/gestao-de-clientes/cadastro-de-clientes-qual-a-importancia-de-manter-o-registro-atualizado/ Entenda a importância do cadastro de clientes %%page%% %%sep%% %%sitename%%

Cadastro de clientes: qual a importância de manter o registro atualizado?

5 min de leitura

O cadastro de clientes é uma ferramenta essencial para a gestão de um negócio. Por meio dele, é possível fazer a comunicação com os seus consumidores e, além disso, as informações podem ser compartilhadas com outros departamentos da empresa.

Em muitos casos, esse tipo de controle não é realizado pelo simples fato de não existir uma gestão eficiente no negócio ou pela falta de utilização de um sistema que auxilie a executar esse tipo de processo. Neste artigo, mostraremos o que é o cadastro de clientes, como ele funciona e outras informações importantes. Acompanhe!

O que é o cadastro de clientes?

O cadastro de clientes é um tipo de controle que serve para entender melhor o seu público, criando uma base de dados capaz de demonstrar informações interessantes sobre o comportamento do seu consumidor, serviços mais adquiridos, perfil de consumo, entre outros aspectos.

Essas informações são essenciais para que a sua empresa possa desenvolver uma estratégia de vendas direcionada para cada perfil de cliente que consome suas soluções. A ideia central por trás do cadastro de clientes é facilitar o acesso de dados das pessoas que se relacionam com o seu negócio.

Além disso, esse controle facilita a comunicação entre a empresa e o cliente, sendo uma excelente forma de fazer o pós-venda, enviar lembrete de vencimentos, cobranças, entre outros aspectos que estão ligados ao relacionamento com o cliente.

Como o cadastro de clientes funciona?

Basicamente, a ficha de cadastro de clientes é feita preenchendo os dados básicos da pessoa que adquiriu um serviço com o seu negócio. Ela pode ser preenchida pelo seu colaborador ligado ao setor de vendas ou cadastro. Entretanto, existem casos em que o próprio cliente pode fazer esse preenchimento.

No entanto, o desafio é a forma como esses dados são armazenados na empresa. Afinal, as velhas fichas impressas e preenchidas à mão ou mesmo as digitadas já estão muito ultrapassadas. Atualmente, esse processo é feito por meio de uma tecnologia muito interessante que demonstraremos ao longo da leitura deste conteúdo.

Quais são as informações necessárias?

Uma dúvida que muitas pessoas têm é quanto às informações que devem ser cadastradas. Isso pode variar muito de uma empresa para outra. Afinal, podem existir necessidades diferentes para cada negócio. Entretanto, temos dados que são comuns na maioria dos negócios. Entre eles, destacamos:

  • Nome completo da pessoa física ou jurídica;
  • Número de registro, podendo ser o CPF, CNPJ ou número do documento;
  • Endereço completo;
  • Número do telefone fixo e celular com WhatsApp ou Telegram;
  • Endereço de e-mail etc.

Além desses dados, é possível inserir algumas informações específicas de alguns clientes, tais como preferências de atendimento, tipos de parcelamento, entre outros dados que a empresa julgar importante.

Por que é importante manter os registros atualizados?

Além de saber quais são os dados que devem ser registrados, é importante dedicar atenção à atualização dos mesmos. Afinal, determinadas informações cruciais podem ser alteradas pelo consumidor, e você precisa atentar a isso.

Nesse sentido, vale a pena criar uma rotina de atualização cadastral. A periodicidade — ou seja, de quanto em quanto tempo deve ser feita — precisa ser definida por cada empresário. Tudo dependerá da frequência com que os seus clientes entram em contato com o seu negócio e, até mesmo, o tipo de informação que está sendo mantida.

Obviamente, existem coisas que nunca ou, dificilmente, seriam alteradas. Por outro lado, informações como endereço, telefone, preferências e hábitos de consumo podem mudar com mais frequência. Além de atualizar os dados, é importante que você saiba gerenciar as informações de modo a encontrar possíveis erros de preenchimento e corrigi-los o quanto antes.

Como um CRM pode ajudar nesse processo?

Como você já sabe, a tecnologia desempenha um papel imprescindível no processo de cadastro de clientes. Atualmente, temos os softwares chamados CRM (Customer Relationship Management). Esse sistema atua gerenciando todo o relacionamento com o cliente, passando pelo atendimento até o pós-venda. Logo, ele também auxilia nesse processo de coleta de dados e cadastro do consumidor.

Esse tipo de tecnologia é muito abrangente e tem a capacidade de auxiliar no gerenciamento de uma série de questões relacionadas à forma como sua empresa se relaciona com os clientes. Focando a parte de cadastro, ela é capaz de unificar os dados, eliminando o uso de planilhas e, principalmente, fichas impressas que tornam o trabalho mais complexo e lento.

Com essa tecnologia, é possível fazer o agendamento de contatos, segmentação da base de clientes, acompanhamento do histórico de serviços prestados a cada um deles, entre outras tarefas. Além disso, ela pode ser uma grande aliada no momento de fazer estudos sobre as características do seu consumidor para realizar campanhas de marketing digital.

Qual é a funcionalidade do QuickBooks que auxilia nesse sentido?

Apenas os sistemas mais avançados são capazes de fornecer funcionalidades como a do CRM que acabamos de mencionar. Uma solução que existe no mercado é o QuickBooks, um sistema completo para a gestão eficiente de uma empresa.

Entre tantas funções, tais como controle de fluxo de caixa e emissão de Nota Fiscal eletrônica de serviços, ele permite que o empresário realize uma gestão eficiente do cadastro de seus clientes, superando em muito a simples coleta de dados.

Em outras palavras, estamos tratando de uma plataforma capaz de fornecer uma visão geral da sua base de clientes, indicando até mesmo os que estejam com pagamento em aberto, o que facilita em muito o processo de cobrança. Isso ajuda a automatizar o envio de lembretes quanto à data de vencimento de sua fatura.

O QuickBooks também mostra os clientes que estão com o pagamento em dia, facilitando o processo de vendas futuras e a oferta ou não de crédito para as prestações de serviço que realizar para determinados clientes que costumam ficar inadimplentes.

Por fim, podemos concluir que o cadastro de clientes é uma ferramenta de extrema importância para a empresa. Portanto, é fundamental que você não deixe de implementar esse processo no seu negócio e, principalmente, utilize as ferramentas necessárias para fazer esse controle de forma eficiente.

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As informações podem estar resumidas e, portanto, incompletas. Este documento / informação não constitui, e não deve ser considerado um substituto para aconselhamento jurídico ou financeiro. Cada situação financeira é diferente e as informações oferecidas são gerais. Entre em contato com seus consultores financeiros ou legais para obter informações específicas sobre sua situação.

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