2016-08-30 00:00:00 Gestão de pessoas English Neste artigo, explicamos como calcular o desconto do vale-transporte na folha de pagamento. Confira a seguir os procedimentos para esse... https://quickbooks.intuit.com/br/blog/br_qrc/uploads/2016/08/Folha-de-pagamento-como-calcular-o-desconto-do-vale-transporte.png https://quickbooks.intuit.com/br/blog/gestao-pessoas/folha-pagamento-desconto-vale-transporte/ Folha de pagamento: como calcular o desconto do vale transporte

Folha de pagamento: como calcular o desconto do vale-transporte

9 min de leitura

Saber como calcular o desconto do vale-transporte é essencial para evitar problemas no pagamento desse direito previsto na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). No entanto, quando se trata do assunto, inúmeras dúvidas surgem nas mentes do empresário e do empregado.

É de amplo conhecimento que o empregador deve pagar ao colaborador uma remuneração pelo serviço executado. O que muitos não sabem é que, além dessa quantia, há outros valores que precisam ser repassados aos funcionários. Neste artigo, vamos falar sobre um deles: o vale-transporte. Você verá suas principais características e como ele deve ser descontado na folha de pagamento. Acompanhe!

Como funciona o direito ao vale-transporte?

Antes de passar para a parte prática de como calcular o desconto do vale-transporte (VT), é importante entendermos o que a lei diz sobre o assunto. O VT foi criado pela Lei nº 7.418/1985 e incorporado à CLT.

Já no artigo primeiro da legislação consta a previsão para a concessão do benefício ao colaborador. Quanto aos principais pontos do trecho, devemos destacar alguns detalhes. Primeiro, o pagamento do vale-transporte é obrigatório a todo tipo de empregador.

Ou seja, tanto pessoas físicas quanto jurídicas têm que fornecer o benefício. Sendo assim, trabalhadores domésticos, motoristas particulares e outros serviços prestados a pessoas naturais — ou seja, que não são empresas — também devem saber como calcular o desconto do vale-transporte.

Outro detalhe importante é que a lei fala em transporte público municipal, intermunicipal e interestadual. Ou seja, se o seu colaborador mora em outra cidade ou estado, o empregador, ainda assim, deve arcar com parte do custo da sua locomoção até o local de trabalho.

Além disso, a lei determina que o transporte utilizado deve ser aquele que tenha concessão ou permissão pública — ou seja, as linhas de ônibus que ligam os bairros ou as cidades. Assim, é preciso considerar o vale-transporte necessário para que o seu empregado possa se locomover na ida e volta do trabalho durante todo o mês.

O pagamento, no entanto, não é restrito apenas ao empregador. O funcionário participa com esse custo no limite de até 6% do seu salário básico. Essa é uma forma de reduzir um pouco o custo das organizações com o vale-transporte. Porém, existem casos de empresas que não fazem o desconto.

Essa pode ser uma forma de oferecer algum tipo de benefício para o colaborador. Em outro tópico deste artigo, mostraremos mais detalhes sobre esse tipo de desconto. Continue lendo!

Por que fornecer vale-transporte?

O vale-transporte é um benefício obrigatório que o empregador deve fornecer ao empregado contratado sob o regime da CLT para realização do trajeto residência—trabalho—residência, por meio do sistema de transporte público urbano (ônibus, metrô, trem etc.).

Logo na admissão, o empregado assina uma declaração ao empregador informando o seu endereço residencial e a quantidade de passagens de que precisará por dia. Na hipótese de mudança de endereço, o trabalhador deverá informar à empresa para que, se necessário, o benefício seja alterado. É ônus do empregador verificar se os dados informados pelo empregado procedem.

Para o fornecimento de vale-transporte, como vimos, é considerado o colaborador que utiliza o sistema de transportes tanto intermunicipal quanto interestadual, sem distância mínima. Mas atenção: a legislação não considera como vale-transporte o vale-combustível ou o pagamento de valores antecipados correspondentes ao transporte do funcionário. Cabe ressaltar, também, que o vale-transporte não integra a remuneração salarial do empregado, o que significa que não será contabilizado para contribuições previdenciárias, FGTS e Imposto de Renda.

Além disso, se o empregador fornecer meio de transporte gratuito para os funcionários para o percurso de ida e volta ao local de trabalho (como ônibus fretados particulares), não terá obrigação de fornecer o vale-transporte. Nesse caso, o meio de transporte deve compreender todo o percurso. Se não o fizer, o vale-transporte deverá ser fornecido para o complemento do trajeto.

Quais são as formas de oferecer vale-transporte?

Existem algumas formas diferentes de oferecer o vale-transporte aos colaboradores. O mais comum é utilizar os cartões magnéticos recarregáveis oferecidos pelas próprias concessionárias de transporte público, como o Bilhete Único da cidade de São Paulo – SP. Como essa tecnologia já é um pouco antiga, muitas empresas no Brasil a utilizam.

Primeiro, o pagamento do vale-transporte não pode ser feito em dinheiro. Ou seja, aquela velha prática de entregar um valor correspondente à locomoção do trabalhador é proibida por lei. Além disso, fazer esse tipo de coisa pode ser um grande risco para o próprio empregado, que pode gastar o dinheiro e ficar sem recursos para ir trabalhar ou ser assaltado e perder esse valor.

Independentemente do caso, o responsável pelo pagamento sempre deve emitir um documento para que o empregado assine comprovando que ele recebeu o valor correspondente ao vale-transporte. Também é muito importante inserir esses valores no controle de despesas da empresa. Isso auxiliará o gestor a saber quanto está sendo gasto com o vale-transporte, bem como o custo total com funcionários.

Também é preciso ressaltar que a lei considera como vale-transporte o uso de veículo próprio das empresas para fazer a locomoção de seus colaboradores. Entretanto, ele precisa deixar o funcionário nas proximidades da sua residência.

Por exemplo, imagine uma organização com sede na área rural de uma cidade. Nesse caso, ela pode disponibilizar um ônibus privado para buscar todos os colaboradores e levá-los até o local de trabalho. A menos que ela forneça vale-transporte no serviço público até um ponto de partida, o veículo deve circular pela cidade buscando cada empregado.

Por fim, é importante entender que o vale-transporte deve abranger toda a locomoção do trabalhador, independentemente do local de sua moradia e da distância até a sede da empresa.

Qual a diferença entre vale-transporte e vale-combustível?

Muitos funcionários que dispõem de veículo próprio combinam com o seu empregador a possibilidade de ir e voltar do trabalho com seu carro. Alguns, inclusive, combinam esquemas de caronas com outros colegas. Mas será que essa prática é legal? Bom, vamos analisar!

Primeiro, tenha em mente que o vale-transporte é um benefício trabalhista previsto em lei. É uma garantia de deslocamento que a empresa deve atender. Por outro lado, o vale-combustível é um auxílio de transporte que pode ser interessante tanto para o colaborador quanto para o empregador.

Nesse caso, é possível fazer a substituição do vale-transporte pelo vale-combustível. Porém, para que isso aconteça, é importante ter um combinado firmado por escrito entre patrão e empregado, que precisa renunciar a seu direito ao vale-transporte. Consequentemente, não será possível descontar o valor de 6% do seu salário.

Posso descontar algum valor da folha de pagamento?

Pelo vale-transporte fornecido, o empregador está autorizado a descontar da folha de pagamento o percentual de até 6% sobre o valor do salário básico do empregado. Isso significa que esse percentual não será descontado de outros benefícios, como horas extras e comissões.

No entanto, caso o valor correspondente ao vale-transporte seja inferior a 6% do salário básico, o percentual do desconto será reduzido de forma proporcional.

No caso de demissão, admissão ou férias, o percentual de 6% será descontado do salário básico proporcional aos dias trabalhados dentro do mês. Se o empregado recebeu o vale-transporte no início do mês, deverá devolver ao empregador os vales não utilizados, ou este último descontará do acerto o valor correspondente a eles.

Como calcular o desconto do vale-transporte?

Vamos considerar um funcionário que receba um salário básico de R$ 2.000,00 por mês e utilize 2 bilhetes/passagens por dia para ir e voltar do trabalho. Para esse cálculo, vamos estabelecer o valor do vale-transporte em R$ 2,50.

Para 22 dias trabalhados durante o mês, temos um total de 44 passagens necessárias ao empregado nesse período (2 x 22 = 44). Então, o valor final do vale-transporte fornecido no mês será de R$ 110,00 (44 x 2,50 = 110).

Vejamos: se o desconto total do vale-transporte deve ser de até 6% do valor do salário básico, no exemplo apresentado, o desconto total deveria ser de até R$ 120,00 (2.000 x 6% = 120). Como o valor total dos vales-transportes é de R$ 110, será este o valor descontado do salário básico, e não R$ 120.

Por outro lado, caso o valor total do vale-transporte ultrapassasse o limite dos R$ 120, somente R$ 120 poderiam ser descontados do salário básico do funcionário. Nessas situações, é o empregador que deve arcar com o excedente.

Agora você já está por dentro de todos os detalhes sobre vale-transporte e o seu desconto na folha de pagamento!

Quais erros devem ser evitados?

Deixar de pagar o vale-transporte aos seus funcionários pode gerar problemas trabalhistas graves. Além do risco de um empregado entrar na Justiça contra a sua empresa, eventuais erros podem causar um desgaste desnecessário na relação entre ambos. Portanto, é importante ter atenção a esses riscos.

O primeiro e o mais comum equívoco é na apuração do valor do benefício de cada empregado. Porém, a possibilidade desse erro foi sanada neste artigo a partir do momento em que você aprendeu como calcular o desconto do vale-transporte, no tópico anterior.

Outro erro comum, como vimos, é entregar o valor do vale-transporte em dinheiro para o colaborador. O artigo quinto do Decreto nº 95.247/87 proíbe esse tipo de ação, apesar de muitas pessoas insistirem em adotá-lo. Acredite, se você faz isso, a sua empresa está em risco de sofrer sanções judiciais.

Por fim, outro erro comum e que gera problemas para as empresas é a falta de documentos que comprovem o pagamento do vale-transporte, os descontos realizados na folha de pagamento e, principalmente, a recusa do direito por parte dos colaboradores.

Como funciona na prática?

Na prática, o pagamento desse benefício é muito simples. Depois que você aprendeu como calcular o desconto do vale-transporte, basta seguir os passos práticos do processo. Feitas as apurações, a empresa deve adquirir as passagens, cartões ou demais métodos de pagamento do transporte selecionado.

Em seguida, ele deve ser entregue ao colaborador. No caso dos cartões magnéticos, é possível emitir um assim que o funcionário é contratado. Ele fica de posse dessa ferramenta durante o tempo em que estiver trabalhando na empresa. Nesse caso, a única demanda é fazer a recarga mensalmente, de acordo com os valores apurados.

Agora que você entendeu como calcular o desconto do vale-transporte, é o momento de colocar em prática todo esse conhecimento. Olhe para a sua empresa e veja se todos os pontos descritos neste conteúdo estão sendo atendidos. Isso evitará reclamações com a Justiça e outros desgastes, contribuindo para a melhora da motivação entre os colaboradores.

Gostou de nossas dicas? Que tal continuar aprendendo? Então, confira este outro post que preparamos para você. Nele, mostramos como calcular os custos de um funcionário.

As informações podem estar resumidas e, portanto, incompletas. Este documento / informação não constitui, e não deve ser considerado um substituto para aconselhamento jurídico ou financeiro. Cada situação financeira é diferente e as informações oferecidas são gerais. Entre em contato com seus consultores financeiros ou legais para obter informações específicas sobre sua situação.

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