2016-06-28 00:00:00 Nota Fiscal Eletrônica English Desde janeiro de 2017, o certificado digital é obrigatório para empresas optantes do Simples Nacional e com mais de 3 empregados, https://quickbooks.intuit.com/br/blog/br_qrc/uploads/2016/06/certificado-digital-simples-nacional.jpeg https://quickbooks.intuit.com/br/blog/nota-fiscal-eletronica/certificado-digital-simples-nacional/ Certificado Digital Empresas do Simples Nacional | Blog QuickBooks

Empresas com mais de 3 funcionários devem ter o certificado digital

7 min de leitura

A tecnologia transformou o modo como trabalhamos, trocamos informações e atuamos com clientes e parceiros. Toda essa comunicação vem dependendo cada vez mais dos recursos digitais e deve utilizar ferramentas modernas para que seja feita com segurança e eficiência.

Nesse cenário, o uso do certificado digital para optantes do Simples Nacional é obrigatório, sendo igualmente importante para as pessoas físicas e jurídicas. Sem ele, o contribuinte fica impossibilitado de executar algumas atividades.

Ainda que já seja utilizada há muito tempo — desde 2001, especificamente — e sua obrigatoriedade tenha sido alterada algumas vezes ao longo dos anos, diversas empresas ainda desconhecem a utilidade de um certificado digital.

Pensando nisso, explicaremos nos parágrafos seguintes o que é essa certificação, para que ela serve, quais tipos existem, como é possível obtê-la, sua obrigatoriedade, entre outras questões importantes. Quer conferir tudo isso? Então, continue a leitura e saiba mais!

O que é um certificado digital?

O certificado digital é uma ferramenta para que empresas e pessoas físicas possam assinar documentos eletrônicos com validade jurídica. A ideia é garantir a autenticidade das operações e dos documentos no meio digital, de forma semelhante à que acontece no meio analógico com assinaturas de próprio punho.

Dessa forma, o certificado facilita a assinatura de declarações, escrituras, títulos e contratos, além do envio de obrigações a órgãos do governo e a emissão de outros tipos de documento sem a necessidade de reconhecimento de firma em cartório.

Para que serve um certificado digital?

Como mencionado brevemente no tópico anterior, o certificado digital serve para comprovar a autenticidade de documentos e transações pela internet, trazendo confiabilidade para essas operações de forma muito mais fácil.

Vale notar, nesse ponto, que essa ferramenta impede a alteração de um documento após sua assinatura e comprova dados como data, horário e autoria da assinatura. Assim, o governo ou as outras partes envolvidas podem ter a garantia de que os dados são autênticos.

Quais são os tipos de certificado existentes?

No Brasil, esse certificado pode ser obtido tanto no formato digital — um arquivo em nuvem ou software para ser instalado na máquina — quanto na forma de dispositivo físico, em um token ou smartcard. Além disso, estão divididos em dois tipos, de acordo com a validade e tecnologia utilizada.

O tipo A1 é o que está disponível em formato digital e tem validade de 1 ano. Enquanto isso, o tipo A3 é um dispositivo físico específico para assinaturas digitais na forma de um cartão inteligente ou token — muito semelhante a um pendrive — e tem validade de 3 anos.

Além disso, os certificados digitais são divididos em algumas categorias, conforme o propósito: e-CPF, e-CNPJ e NF-e. O e-CPF é a versão para o cadastro de pessoas físicas e é utilizado para comprovar a identidade de indivíduos e realizar operações que demandem esse tipo de autenticação.

Já o e-CNPJ foi adotado para a identificação de empresas, possibilitando a realização de transações e assinaturas em ambientes digitais. Por fim, o certificado NF-e é utilizado na emissão de documentos fiscais diversos, como as notas fiscais de serviço.

Como obter um certificado digital para optantes do Simples Nacional?

A primeira etapa do processo é entrar em contato com a empresa certificadora e verificar quais documentos serão necessários para a obtenção do certificado.

A lista varia conforme a empresa, mas entre os documentos comuns estão o cartão do CNPJ, o cadastro do SINTEGRA Estadual e o estatuto ou contrato social da empresa. Em alguns casos podem ser solicitados dados dos responsáveis legais, o que adiciona RG, CPF e comprovante de residência à lista.

Depois disso, vem a etapa presencial. O responsável vai até a autoridade certificadora para fornecer a biometria e fazer a validação do processo. Caso haja vários sócios, basta apenas que o representante indicado pela Receita Federal se dirija até o local.

Certificado digital é obrigatório?

Desde janeiro de 2017, o certificado digital é obrigatório para empresas optantes do Simples Nacional e com mais de 3 empregados, conforme definido na Resolução CGSN nº 125, de 2015, a mesma que anteriormente incluiu a exigência do certificado para:

  • empresas com mais de 10 empregados até o fim de dezembro de 2015;
  • empresas com mais de 8 empregados desde o início de 2016;
  • empresas com mais de 5 empregados desde julho de 2016.

Nesse caso, a empresa que se enquadra na atualização de 2017 deve obter um certificado do tipo e-CNPJ para estar de acordo com a obrigatoriedade.

Quais são as aplicações do certificado digital?

O certificado digital pode ser utilizado para diversas finalidades, como:

  • assinatura eletrônica de notas fiscais, escriturações contábeis e documentos digitais como recibos, contratos, declarações e promissórias;
  • realização de operações bancárias com maior segurança;
  • emissão de carteiras de habilitação, passaportes e diplomas;
  • login e envio de dados por sistemas do governo, como o Portal e-CAC, sistema eSocial e SPED;
  • envio de declarações de Imposto de Renda à Receita Federal e outras obrigações a órgãos do governo;
  • participação de leilões online.

Além disso, o certificado digital ajuda a organização a se manter em regularidade, visto que essa ferramenta é necessária para a emissão e assinatura das notas fiscais eletrônicas geradas. Por fim, a protocolização do livro contábil passa a ser feita online, tornando esse processo muito mais prático.

Quais são as vantagens de usar um certificado digital?

A utilização do certificado digital traz diversas vantagens tanto para pessoas físicas quanto jurídicas. Com a adoção crescente de processos tecnológicos no meio empresarial, sua utilização tende a crescer ainda mais.

Praticidade

Uma das principais vantagens de utilizar um certificado online, é a possibilidade de resolver questões que demandem uma assinatura sem sair de casa ou do escritório. Nesse caso, basta o profissional usar seu certificado digital para validar documentos e operações, um procedimento muito mais prático do que se dirigir até um cartório.

Segurança

Utilizar a assinatura digital em um contrato, por exemplo, faz com que a empresa conte com um amparo da lei e elimine as chances de ter documentos fraudados, pois não será possível editá-lo após a assinatura. Além disso, a criptografia na troca de dados traz mais segurança ao evitar que terceiros interceptem as informações ali contidas.

Redução de custos

Com um processo sendo feito inteiramente por meio eletrônico, a assinatura digital reduz custos como o deslocamento e a impressão, o que também torna esse processo mais sustentável.

Consequentemente, a empresa ou pessoa física passa a economizar tempo e cortar gastos com papel que seria destinado para essa tarefa. Considerando o quanto a economia é relevante para qualquer negócio, essa se torna uma vantagem notável até para negócios que já têm processos de qualidade.

Sustentabilidade

A conservação do meio ambiente é um assunto sério, e o uso de certificados digitais colabora para isso ao eliminar a necessidade de papel e gasto de combustível no deslocamento até o cartório, por exemplo.

Assim, além de reduzir a emissão de gases na atmosfera, o processo digital ajuda a combater o desmatamento. É dessa forma que, junto a diversas outras iniciativas, podemos ajudar na recuperação do nosso planeta.

Por fim, entende-se que a utilização dessa tecnologia vai além da obrigatoriedade de certificado digital para optantes do Simples Nacional e com mais de 3 funcionários, auxiliando negócios a agilizarem seus processos e a conservar o meio ambiente.

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As informações podem estar resumidas e, portanto, incompletas. Este documento / informação não constitui, e não deve ser considerado um substituto para aconselhamento jurídico ou financeiro. Cada situação financeira é diferente e as informações oferecidas são gerais. Entre em contato com seus consultores financeiros ou legais para obter informações específicas sobre sua situação.

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