2021-06-30 15:59:49 Planejamento Financeiro English Entenda como um sistema de gestão financeira pode beneficiar o seu negócio e auxiliar tomadas sw decisões que impactam diretamente o... https://quickbooks.intuit.com/br/blog/br_qrc/uploads/2021/06/sistema-de-gestão-financeira.jpeg https://quickbooks.intuit.com/br/blog/planejamento-financeiro/como-a-adocao-de-um-sistema-de-gestao-financeira-pode-ser-benefica-para-a-empresa/ A importância da gestão financeira para sua empresa %%sep%% %%sitename%%

Como a adoção de um sistema de gestão financeira pode ser benéfica para a empresa?

16 min de leitura

Atualmente, muitos dos processos realizados dentro das empresas utilizam a tecnologia. Nesse sentido, um sistema de gestão financeira passou a ser uma ferramenta imprescindível. Logo, negócios que utilizam esse tipo de solução podem estar um passo à frente da concorrência.

Afinal, esse sistema é o responsável por fornecer informações à gestão. Além disso, um bom software agiliza diversos fluxos de trabalho durante o expediente. Em outras palavras, o gestor não pode negligenciar essa ferramenta se quiser continuar crescendo no mercado e conseguir gerenciar seu próprio negócio.

Pensando na importância do assunto e na dúvida que muitas pessoas têm sobre ele, nós resolvemos escrever este artigo. A seguir, mostraremos tudo sobre o sistema de gestão financeira e como você pode ter acesso a ele. Acompanhe!

O que é e para que serve a gestão financeira?

Antes de tratar das formas em que um sistema de gestão financeira pode beneficiar uma empresa, é importante entender o que é esse gerenciamento. Inicialmente, estamos tratando de uma área responsável pelo controle das suas finanças.

Por meio da gestão financeira é que são analisados os recursos que entram e saem da empresa. Com base nas informações geradas no setor são tomadas decisões que impactam diretamente o futuro e a continuidade dos negócios.

A gestão financeira é a responsável por executar os pagamentos, gerenciar entradas de recursos e a forma como eles serão empregados. Tanto nas pequenas e médias empresas quanto nas grandes companhias são encontrados departamentos responsáveis por fazer esse trabalho. No entanto, em alguns casos, o próprio empresário é o responsável pela execução das funções no setor.

Isso acontece no caso dos Microempreendedores Individuais (MEI) ou outras empresas de porte menor. Afinal, nem sempre é financeiramente viável contratar funcionários para executarem esse tipo de tarefa.

Nesse sentido, a utilização de um gerenciador financeiro ou planilhas é de extrema importância. Afinal, o empresário precisa se preocupar com a execução das atividades do seu negócio e a própria gestão de suas finanças. Logo, ter ferramentas que auxiliem com o último trabalho pode fazer toda a diferença.

Quais são os desafios da gestão financeira?

O setor de finanças da empresa, independentemente do seu porte, sempre terá alguns desafios importantes para serem vencidos. O primeiro deles é dificuldade na obtenção de informações precisas. Esse problema acontece sobretudo com quem faz a gestão financeira de forma manual ou com o auxílio de planilhas.

Em seguida, temos a dificuldade no registro de dados relacionados às movimentações financeiras que acontecem durante o expediente. Geralmente, é difícil controlar fluxos de recebimentos e pagamentos que ocorrem ao longo dos dias.

Em muitos casos, são feitos pagamentos duplicados, mas em outros ocorre o vencimento de compromissos financeiros sem a devida quitação, gerando prejuízo com juros e multas. Outro desafio constante é a eliminação de digitação de dados e outros tipos de trabalhos manuais.

Nesse sentido, o caminho para alcançar uma gestão eficiente passa por automatizar processos financeiros. Assim, o trabalho do empresário e de seus colaboradores deve ser o de acompanhar esse gerenciamento por meio de relatórios e demonstrativos gerados por sistemas específicos para essa finalidade.

Como ela funciona na prática?

Entendido o que é a gestão financeira e quais são os seus principais desafios, mostraremos como ela funciona na prática. Para tanto, separamos as suas principais atribuições em tópicos distintos. Continue lendo para conhecê-las!

Gestão em processos de pagamentos e cobranças

Um dos trabalhos mais comuns realizados pela gestão financeira é o controle de pagamentos e cobranças. Essa tarefa é necessária para manter um bom fluxo de caixa e garantir que todos os compromissos financeiros sejam cumpridos.

No caso dos pagamentos também é preciso realizar atividades de negociações com fornecedores e outros prestadores de serviços. Essas tarefas garantem que a empresa tenha acesso a melhores condições de pagamento e eventuais descontos ou reduções em juros e multas que podem ocorrer.

Gerenciamento do seu capital de giro

Outra função essencial é o gerenciamento do capital de giro. Basicamente, esse é o montante financeiro necessário para que uma empresa possa operacionalizar sua atividade. Em outras palavras, é o dinheiro que você precisa para cobrir todos os custos operacionais da sua prestação de serviço.

Esse elemento também pode ser definido como recursos que estão à disposição da empresa imediatamente. Em geral, eles são utilizados para realização de pagamentos extraordinários ou aproveitamento de alguma condição de mercado especial.

O bom gerenciamento do capital de giro pode evitar um grande risco para a empresa. Afinal, sem esse trabalho é impossível determinar a quantidade de recursos mínima necessária para se manter ativo no mercado.

Apuração prévia de resultados

A gestão financeira também pode realizar a apuração prévia de resultados. É importante não confundir esse procedimento com a DRE contábil (Demonstração do Resultado do Exercício), emitida anualmente conforme exigência da legislação.

Estamos tratando do fechamento mensal que pode ser realizado internamente pelo setor financeiro. O objetivo desse trabalho é demonstrar ao gestor quais foram os resultados mais recentes obtidos com a operação. Ele pode ser extraído para verificar dados relacionados à empresa como um todo ou determinados esforços de venda realizados.

Planejamento financeiro

Por fim, uma das atribuições mais importantes do departamento é a realização do planejamento financeiro. A partir do momento em que é possível ter um bom controle de gastos e estimativas de receitas fica mais fácil projetar cenários para o futuro.

O planejamento financeiro facilita a alocação de recursos, destinando parte dos resultados auferidos a investimentos, distribuição entre os sócios, pagamentos de despesas extraordinárias, entre outros.

Empresas com um planejamento financeiro bem executado não correm o risco de caminhar com os olhos vendados. Esse processo serve como um mapa que demonstra as decisões e os caminhos que o empreendedor deve seguir para alcançar seus objetivos.

O que é um sistema de gestão financeira?

Como você pôde perceber, a gestão financeira é uma etapa primordial na administração de um negócio. Sem ela, não há como ter previsibilidade de recursos, agendamento de pagamentos, entre outros processos.

O sistema de gestão financeira é uma tecnologia cujo objetivo é tornar esse trabalho mais simples, rápido e integrado. Durante anos os empresários realizavam essa tarefa de forma manual. Com o passar do tempo as velhas fichas e folhas de rascunho foram substituídas por planilhas e documentos eletrônicos.

Até hoje ainda existem aqueles que apostam nesse tipo de controle, entretanto, a diferença dele para os modelos antigos é a digitação. Em termos práticos, a demora, a exposição ao risco e a falta de integração é a mesma em ambos os sistemas.

Nesse sentido, surgem os softwares específicos para fazer esse trabalho de gestão financeira. Com eles, é possível importar dados de notas fiscais, extratos bancários, pagamentos etc. Assim, os trabalhos manuais são eliminados, substituindo-os por processos mais ágeis e confiáveis.

A tecnologia não parou de evoluir e, atualmente, temos sistemas avançados: alguns funcionam em ambiente online, portanto, você não precisa instalar um programa no seu computador. A tendência é que esse tipo de novidade evolua cada vez mais, portanto, o empresário precisa ficar atento a essas novidades.

Quais são os sinais que demonstram a necessidade desse tipo de sistema?

Mesmo que você entenda a importância da adoção de um sistema de controle financeiro online, a contratação dessa tecnologia ainda pode encontrar algumas resistências em sua mente. Nesse caso, é importante entender que a empresa pode emitir alguns sinais que indicam a necessidade desse tipo de solução.

Nos próximos tópicos, mostraremos quais são esses sinais. Assim, você pode ter atenção a eles e tentar identificá-los dentro do seu ambiente empresarial. Continue lendo!

Processos complexos e demorados

Um dos sinais mais claros de que sua empresa precisa de um sistema de gestão financeira é a demora na execução de processos complexos e manuais. Muitos empresários gerenciam as finanças da sua empresa com os documentos impressos ou planilhas que nem sempre são eficientes.

Geralmente, eles passam horas trabalhando em registros de entradas e saídas para conseguir ter algum tipo de informação financeira para tomar decisões no futuro. Se isso acontece na sua empresa, pode ser um sinal muito claro que está na hora de contratar um sistema de gestão para atuar nesse processo.

Outro ponto impactado é a integração dos dados gerados pela sua empresa com os sistemas contábeis do escritório de contabilidade que você contratou. A falta de convergência desses dados prejudica a velocidade na entrega dos demonstrativos necessários para tomar decisões mais acertadas.

Dificuldade em acessar dados

Você saberia responder com precisão o montante total de seu caixa e suas contas neste exato momento? Alguns empresários entrariam rapidamente em seu sistema de gestão financeira e informariam esses dados exatos.

Por outro lado, muitos não têm essa facilidade. Para eles, a única alternativa seria contar cada real existente no caixa e consultar os extratos bancários das contas que a empresa possui. O problema pode ficar ainda maior se existir algum tipo de erro nessa contagem manual.

Nesse caso, a informação prestada estaria equivocada, fazendo com que o gestor tomasse uma decisão prejudicial para o negócio. Portanto, se você não consegue fornecer dados precisos com rapidez, é muito provável que a sua empresa precise de um sistema de gestão financeira.

Processos de pagamento desordenados

Por fim, temos a falta de controle em processos de pagamentos. Não é raro encontrar situações dentro das empresas em que são feitos pagamentos a fornecedores de forma duplicada. Muitas pessoas confiam na segurança do boleto e acreditam que ele não pode ser pago uma segunda vez após a sua compensação.

O grande problema é que isso costuma demorar alguns dias para acontecer. Logo, pagar uma fatura duas vezes é algo perfeitamente possível dentro de um negócio. Além disso, existem outras situações nas quais esse problema pode acontecer.

Imagine que um funcionário do setor financeiro paga o boleto da compra de determinados materiais e outro faz o pagamento dos mesmos itens adquiridos diretamente à empresa. Isso pode ser feito por meio de um depósito bancário ou transferência, por exemplo.

Dependendo do tamanho da empresa que recebeu os valores, é complicado identificar o pagamento. Mesmo que o reembolso seja possível, ele já teria causado o transtorno gerado. Entretanto, o pagamento em duplicidade não é o único problema que acontece nas empresas que não têm um sistema de gestão financeira.

Também existe o esquecimento quanto à quitação de alguma obrigação. Esse é um acontecimento muito frequente nas empresas que não têm esse tipo de solução. Essa falha desencadeia uma série de outros problemas que prejudicam a saúde financeira da empresa e a sua credibilidade perante o mercado.

Portanto, se alguma dessas duas situações relatadas acontecem na sua empresa, é importante ligar o sinal de alerta. Pode ser esse o momento ideal para contratar um bom sistema de gestão financeira a fim de organizar todos esses processos.

Quais são os benefícios agregados ao sistema de gestão financeira?

Após entender o que é um sistema de gestão financeira e os sinais que uma empresa emite quando precisa dele, é importante entender seus benefícios agregados. Nos próximos tópicos, mostraremos as principais vantagens que um software financeiro pode gerar. Acompanhe!

Auxílio na tomada de decisões

Um dos principais benefícios desse tipo de sistema é a facilidade na obtenção de informações que serão utilizadas na tomada de decisões. Isso porque a maioria desses softwares já contam com funcionalidades que emitem relatórios financeiros precisos e exatos.

Com base neles, o gestor pode simular cenários e verificar o melhor rumo que sua empresa pode seguir. Além disso, ele consegue traçar o caminho mais adequado, evitando possíveis percalços.

Otimização do planejamento financeiro

Você já sabe que o planejamento financeiro é essencial para garantir um futuro próspero e saudável para a sua empresa. A grande dúvida que fica no ar seria sobre a forma de fazer esse processo.

A adoção de um sistema de gestão financeira facilita e otimiza a execução desse planejamento. Afinal, ele oferece uma gama de dados e informações sobre o momento atual da empresa. Nesse sentido, conhecendo a sua realidade, é possível fazer projeções mais incisivas e acertadas sobre o futuro.

Obtenção de relatórios mais confiáveis

Outro benefício interessante é a obtenção de relatórios mais assertivos. O sistema de gestão financeira utiliza dados para transformá-los em informações precisas. Em seguida, elas são demonstradas em forma de relatórios, que têm por objetivo serem mais sintéticos e simples para que o leitor possa entendê-los. O objetivo é fazer com que o gestor possa olhar aqueles números e ter uma ideia rápida do que eles querem dizer.

No entanto, para que os relatórios sejam efetivamente benéficos para a empresa, eles têm de ser precisos. Além disso, é imprescindível que eles tragam informações reais sobre o negócio, livre de vícios ou incorreções que possam induzir uma tomada de decisão equivocada.

Previsibilidade de faturamento

Outro benefício interessante do sistema de gestão financeira é a previsibilidade de faturamento. Essas soluções são capazes de demonstrar essa informação com altíssimo grau de precisão.

A previsão de faturamento pode acontecer de duas formas: a primeira é por meio de faturamentos proveniente de recebimentos recorrentes, ou seja, no caso daquelas empresas que têm clientes que pagam mensalidades todos os meses para o fornecimento de determinado serviço.

A outra metodologia de previsibilidade de faturamento é menos confiável que a anterior, porém, também pode ser utilizada na gestão financeira. Nesse caso, ela é baseada no volume médio de faturamento que ocorreu em períodos anteriores.

Com base nesses dados, é possível prever o quanto sua empresa obterá de receitas e verificar os custos que também serão gerados nesse período. Tendo esses dados em mãos, o empresário deve tomar decisões a respeito da aquisição de recursos com terceiros ou da busca por investimentos externos.

Automatização de informações financeiras

Outro ponto relevante que podemos mencionar é a facilidade de automatização de processos financeiros. Empresas que não têm soluções tecnológicas para gerenciar essa área de empresa acabam sendo obrigadas a recorrer a fluxos de trabalho manual.

O grande problema desse tipo de tarefa mais arcaica são os riscos de erros que elas representam. Por mais dedicado e atencioso que um colaborador possa ser, é impossível prever se ele cometerá algum erro na hora de inserir informações em tabelas e planilhas.

Logo, contar com um sistema automatizado elimina a necessidade de trabalhos manuais e torna a atividade dos seus colaboradores mais simples e confiável. Além disso, os funcionários deixarão de lado as atividades operacionais e serão estratégicos dentro do setor.

Afinal, o seu tempo de expediente será otimizado. Desse modo, vão sobrar horas disponíveis para que eles possam se dedicar ao desenvolvimento da sua atividade ou à execução de outras tarefas mais importantes.

Redução de riscos

Por fim, temos a redução de riscos, sobretudo aqueles que são ocasionados por erro de digitação ou esquecimentos. Um deles é o pagamento em duplicidade, que já mencionamos anteriormente. Além disso, podemos citar a falta de quitação de algum compromisso financeiro assumido.

Esse tipo de falha gera juros e multas que prejudicam as finanças da empresa. O efeito desses riscos pode ser simples, demandando correção rápida — mas, em alguns casos, eles podem ocasionar prejuízos financeiros severos. Portanto, um bom sistema de gestão elimina esse risco, de modo que você dê continuidade ao seu negócio.

Quais são as consequências de não ter esse tipo de solução?

Os riscos existentes nas empresas que não contam com um sistema de gestão financeira são tão grandes que resolvemos dedicar um tópico inteiro para tratar dessas consequências. Quem se arrisca e não dá a devida importância a essas dicas de controle financeiro pode ter os seguintes problemas:

  • Demora para digitar dados financeiros em seus controles manuais;
  • Exposição a erros de digitação;
  • Impossibilidade de geração de relatórios com cenários diferentes;
  • Maior possibilidade de deixar contas vencerem sem o devido pagamento;
  • Custo com pagamento de juros e multas de boletos e faturas vencidas;
  • Esgotamento de recursos sem que o empresário consiga perceber com antecedência;
  • Falta de controle do seu fluxo de caixa;
  • Pagamento excessivo de taxas bancárias e outros serviços não utilizados;
  • Dificuldade de realizar o planejamento orçamentário e financeiro.

O que considerar na hora de escolher um sistema de gestão financeira?

O principal ponto para considerar na hora de escolher um sistema é selecionar aquele que unifica o máximo de tarefas dentro da mesma plataforma. É importante que ele seja capaz de emitir suas notas fiscais de serviço juntamente ao boleto que acompanha o documento.

Também é importante verificar se ele é capaz de fazer o controle de receitas e despesas. Além disso, é preciso considerar a solução de controle de estoque do sistema. Ter um software para cada funcionalidade pode ser algo extremamente complexo, o que traz mais dores de cabeça que resolução de problemas.

Por fim, é imprescindível que ele seja capaz de gerar relatórios financeiros. Alguns exemplos são: o fluxo de caixa, as entradas de notas fiscais, o faturamento, entre outros.

Quais são os diferenciais do QuickBooks?

O QuickBooks é um sistema de gestão financeira que oferece todas as funcionalidades que mencionamos no tópico anterior. É uma ferramenta que funciona de forma online, permitindo o acesso facilitado dos gestores e responsáveis.

Entre os seus principais diferenciais, podemos citar:

  • Funções que centralizam todas as operações bancárias, incluindo depósitos, transferências etc.;
  • Criação de relatórios detalhados sobre diversos pontos do setor financeiro da empresa;
  • Elaboração de fatura personalizada para a cobrança de seus clientes;
  • Emissão de notas fiscais e boletos com poucos cliques;
  • Integração com sistemas contábeis, entre outros.

Além disso, você não precisa sofrer com o receio de contratar um sistema e perceber que ele não serve para o seu negócio. No QuickBooks é possível testar todas essas funcionalidades por um período sem custos. Assim, só efetivará o contrato se realmente aprovar a solução para o setor financeiro.

Por fim, podemos concluir que o sistema de gestão financeira é uma ferramenta imprescindível para a sua empresa. Além de auxiliar no controle desse setor, ele contribui para o planejamento futuro do negócio. Portanto, é fundamental que você comece a pensar na implementação dessa solução o quanto antes.

Se você quiser saber mais sobre o QuickBooks, acesse a página de apresentação do sistema. Nela, mostraremos um pouco mais sobre as funcionalidades e os benefícios que ele pode proporcionar!

 

As informações podem estar resumidas e, portanto, incompletas. Este documento / informação não constitui, e não deve ser considerado um substituto para aconselhamento jurídico ou financeiro. Cada situação financeira é diferente e as informações oferecidas são gerais. Entre em contato com seus consultores financeiros ou legais para obter informações específicas sobre sua situação.

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