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Gestão integrada: saiba como colocar em prática no meio da contabilidade

sucesso de uma empresa depende de uma série de fatores que nem sempre são previsíveis. Diante disso, torna-se imprescindível controlar muito bem a operação, os processos e as ações por meio de uma gestão integrada.

Esse controle é uma peça-chave para que qualquer organização se mantenha trabalhando e garanta a sua sobrevivência no mercado, conquistando uma melhor eficiência da estrutura funcional e traçando o caminho para um desempenho satisfatório. Por isso, preparamos este artigo falando sobre a gestão integrada e como colocá-la em prática no meio da contabilidade. Continue a ler nosso conteúdo e aprenda mais sobre esse tema!

O que é gestão integrada?

Podemos definir a gestão integrada como uma conjunção de processos administrativos que permite que os gestores e empreendedores enxerguem sua organização como um todo, de forma mais holística. Isso é muito importante do ponto de vista do gerenciamento, pois confere mais conhecimento e embasamento para qualquer tomada de decisão.

Por meio da gestão integrada, é possível implantar políticas e alcançar metas com maior grau de sucesso, já que esse modelo ajuda a minimizar riscos e evitar erros, fornece mais planejamento e dá mais controle financeiro. Assim, poupa tempo e recursos enquanto possibilita o aprimoramento da qualidade dos produtos e serviços oferecidos.

Para que isso ocorra efetivamente, é preciso adotar uma série de medidas internas para que os dados e elementos de todos os departamentos, equipes e colaboradores se comuniquem, com ampla disponibilidade das informações estratégicas, preferencialmente reunidas e facilmente acessíveis em um único ambiente.

Esse cuidado gera a possibilidade de ganhos em termos de produtividade e custos operacionais, algo indispensável nos dias de hoje, tão marcados pelo elevado grau de exigência dos consumidores. Além disso, o mercado é extremamente competitivo em praticamente todos os seus segmentos.

Como funciona?

A gestão integrada pode funcionar de maneiras distintas dependendo da empresa, dos gestores, do ramo no qual a organização está inserida e, até mesmo, dos recursos de tecnologia que serão empregados para a sua elaboração. No entanto, uma necessidade comum a qualquer negócio é integrar e centralizar dados e setores.

Por exemplo, podemos citar a área de compras da instituição. Sem a integração e com tudo sendo feito por ação humana e processos manuais, era preciso que as informações de aquisição ou falta de estoque fossem colocadas em uma planilha e que, posteriormente, ela fosse entregue para os outros departamentos ou equipes — e vice-versa.

Hoje, com uma solução em tecnologia e boa organização, essas informações são facilmente visualizadas, em tempo real, por qualquer colaborador que tenha a devida autorização no sistema. Além disso, como tudo é interconectado, desde o estoque até a contabilidade gerencial, há uma maior confiança nas informações geradas.

Quais os desafios da implementação?

A gestão integrada, como você pôde ver, oferece diversos benefícios, e qualquer empresa que anseie pelo sucesso no seu setor deve considerar tal hipótese para um melhor controle dos processos internos, dos recursos disponíveis, da cadeia produtiva e até da saúde financeira do negócio. Porém, existem alguns desafios para isso. Confira alguns deles a seguir.

Definição e diagnóstico das demandas

Um dos desafios da implementação da gestão integrada dentro de um negócio se dá logo no começo e consiste na definição e no diagnóstico das demandas da empresa e de seus setores. Em negócios de pequeno e médio porte, isso pode ser um pouco mais simples, mas, nas grandes organizações, tende a demorar bastante.

Nessa etapa, é importante considerar o segmento de mercado, as características individuais, as metas financeiras e os objetivos em curto, médio e longo prazo. Somente assim é que será possível compreender quais adequações serão necessárias e quais as funcionalidades você precisará buscar nas soluções de integração.


Otimização de ações e processos internos

Não adianta muito investir em uma gestão integrada se os processos internos da empresa estão completamente desorganizados e há problemas de performance, dificuldades no fluxo de caixa, questões contratuais irresolutas, equipamentos defasados, equipes mal orientadas e assim por diante, não é mesmo?

Por isso, o processo de integração da gestão também exige otimizações permanentes, para entregar os melhores resultados. Assim, os gestores, empreendedores e líderes de equipe precisam fazer alguns ajustes, especialmente no que diz respeito ao influxo de informações e processos obsoletos, reestruturando o que for necessário.

Investimento em treinamento da equipe

O treinamento de funcionários é um tema que sempre gera questionamentos do ponto de vista financeiro, pelo menos em curto prazo. Eventualmente, será preciso realocar alguns recursos ou, mesmo, perder um pouco de produtividade para que os colaboradores possam aprimorar seus conhecimentos e adquirir novos atributos.

No entanto, o fato é que, no final das contas, essa é uma escolha com retorno garantido, que acaba proporcionando um excepcional custo-benefício. Além disso, durante os processos de implantação desse modelo de gestão, todo mundo precisa estar atualizado, de forma a dominar as novas ferramentas, estratégias e metodologias de integração.

Escolha do software mais adequado

Nos dias de hoje, a integração do gerenciamento de uma empresa acaba passando, invariavelmente, pela aquisição de um software de gestão financeira. Esses sistemas ajudam bastante nesse contexto e podem proporcionar muitos benefícios, especialmente em termos de otimização de tempo e centralização de informações.

No entanto, uma ferramenta do tipo pode ter diferenças significativas de acordo com o seu fornecedor. Sendo assim, você precisa avaliar as funcionalidades disponíveis e se elas estão em sintonia com aquilo de que o seu negócio precisa, bem como outros fatores, como credibilidade, expertise, segurança e suporte oferecido.

Monitoramento dos resultados obtidos

O último desafio da implementação da gestão integrada que vamos citar aqui é o monitoramento dos resultados obtidos. Alguns gestores podem achar que não é necessário fazer nada além de otimizar os processos e adotar ferramentas que ajudem na administração, mas o fato é que essa é uma escolha permanente, que demanda ações constantes.

O investimento deve criar efeitos perceptíveis, que têm de ser avaliados de forma a mostrar se o negócio está no caminho adequado para uma melhor integração. Isso pode ser feito, como veremos mais abaixo, por meio da verificação das receitas geradas, do retorno obtido com as ações, da produtividade da equipe e outras questões do gênero.

Por que investir em gestão integrada?

A gestão integrada tem as suas dificuldades, como citamos acima, mas também inúmeros benefícios, como elencaremos a seguir. No entanto, independentemente de qualquer coisa, é uma escolha que demanda algum investimento financeiro. Por isso, gestores e empreendedores sempre estão em busca de motivos irrefutáveis para realizar tal aposta.

O fato é que a integração dos processos de um negócio é um caminho sem volta e que tende a ser a regra em todos os segmentos do mercado. Afinal, quem não gostaria de ter uma melhor percepção do que acontece na empresa e dos impactos que cada ação gera no empreendimento? Investir em gestão integrada, portanto, é cada vez mais imperativo.

Quais os benefícios da gestão integrada?

Agora, vamos falar com maior riqueza de detalhes sobre os principais benefícios que a gestão integrada pode proporcionar para uma empresa. A boa notícia é que se trata de uma estratégia eficaz e adaptável, que se adéqua aos diferentes tipos e portes de negócio. Confira, abaixo, algumas de suas vantagens.

Otimização de recursos e processos

Não dá para falar dos benefícios da gestão integrada sem comentar que ela é uma escolha certeira para quem deseja a otimização de recursos e processos. Com a integração, gestores ou o profissional responsável por essa parte poderão ter muito mais elementos para traçar o diagnóstico financeiro do negócio, com riqueza de detalhes.

As soluções disponíveis permitem que uma série de atribuições que antes eram feitas manualmente sejam automatizadas, conferindo mais agilidade ao desenvolvimento dos processos e à análise das questões econômicas, reduzindo as falhas e, consequentemente, os riscos de retrabalho em inúmeras atividades do dia a dia.

Maior desempenho e produtividade

Quando uma empresa contrata um profissional para atuar em determinado cargo, ela está interessada nos seus atributos e no que o seu talento pode oferecer dentro da sua equipe e área de atuação. No entanto, especialmente quando os processos são desorganizados e desconexos, isso nem sempre acontece.

Não adianta muito ter um colaborador de alto nível se ele tem que perder tempo fazendo relatórios manuais, analisando contas a pagar e a receber ou consertando o erro dos outros. A gestão integrada ajuda nesse contexto, visto que automatiza tarefas e acelera o andamento do fluxo de trabalho, trazendo maior precisão e elevando a produtividade do negócio.

Embasamento na tomada de decisões

Como já dissemos, um dos maiores benefícios da gestão integrada é que ela ajuda a ter mais embasamento na tomada de decisões. Esse é um efeito bastante evidente, uma vez que, de outra forma, os gestores e empreendedores precisariam decidir sobre praticamente tudo apenas a partir de conhecimentos parciais sobre o seu negócio.

Em um mercado tão competitivo quanto o dos dias de hoje, isso é inaceitável. Com a integração, até mesmo os colaboradores ganham uma visão mais ampla de tudo o que acontece nas mais diversas áreas da organização, acompanhando desempenhos, emitindo relatórios financeiros, gerando estatísticas e muito mais.

Padronização dos processos internos

Um dos desafios que muitas empresas enfrentam no seu dia a dia é a falta de padronização de processos, algo que pode se refletir em prejuízos em termos de credibilidade e até no relacionamento com os clientes. Já com um modelo centralizado de administração, todas as áreas operam sob o mesmo conceito e as mesmas regras.

A gestão integrada viabiliza que os processos se tornem mais unificados e padronizados, impedindo eventuais gargalos operacionais, que poderiam ser responsáveis pelo aumento de custos e menor eficiência. Também proporciona melhor unidade e eficácia nos contatos, que serão feitos com menor tempo de resposta e execução.

Qualidade nas informações obtidas

Mesmo que você obtenha a mesma informação dentro do contexto do seu negócio, a qualidade com que ela é garimpada, interpretada e utilizada em prol do empreendimento pode variar bastante. Esse é mais um motivo para que você não abra mão da integração.

Uma vez que todos os setores, departamentos e colaboradores estejam padronizados e sejam capazes de inserir e acessar os dados em um único ambiente, em tempo real e sem maiores dificuldades, é natural supor que os resultados serão melhores. Isso permite trabalhar com segurança e alcançar objetivos com mais facilidade.

Aumento da competitividade no ramo

A competitividade é um tema bastante recorrente nas discussões dentro do universo organizacional e que permeia a administração dos dias de hoje. É de conhecimento geral que negócios que não se adaptarem às novas demandas e utilizarem as ferramentas atuais, definitivamente, terão dificuldades em sobreviver no mercado atual.

Por isso, é muito importante saber que a gestão integrada torna qualquer empresa mais competitiva, justamente pela soma dos benefícios anteriores, uma vez que todos os esforços poderão ser voltados para decisões estratégicas, e não apenas para a operacionalização. Com isso, o empreendimento ganha um diferencial diante de seus concorrentes.

Controle mais inteligente do estoque

Muitas pessoas consideram o estoque como o coração de uma empresa, tendo em vista que, se houver algum problema nesse setor, é bastante provável que todo o negócio acabe sofrendo — e até parando. Por isso, a adoção de estratégias que permitam um controle mais inteligente dessa área é algo extremamente recomendado.

A gestão integrada tende a ser bastante impactante nesse contexto, pois evita que diversos controles fiquem desalinhados e que haja perda de produtos por falta de organização. Quando bem realizada, a integração elimina esse tipo de gargalo prático e ajuda no planejamento de demandas, fazendo o giro aumentar mais rapidamente.

Como o conceito se aplica à contabilidade?

O contador pode (e deve) ter um papel de protagonista nos processos de implantação e gerenciamento da gestão integrada dentro de uma empresa. Isso se mostra ainda mais óbvio nos dias de hoje, em que a contabilidade 4.0 já é uma realidade, e o uso de recursos de tecnologia é cada vez mais comum no mercado.

Com a adoção de softwares capazes automatizar tarefas repetitivas e centralizar dados com total segurança, os processos contábeis são feitos de maneira mais precisa e segura. Com isso, a rotina torna-se mais produtiva e benéfica não apenas para o ofício do contador em si, mas para os gestores, departamentos, equipes e funcionários como um todo.

Ainda que não haja um profissional contábil dentro da organização, tendo em vista que diversas instituições, dos mais variados portes e tamanhos, optam por terceirizar essa função, a integração continua sendo fundamental. Isso, porque, por meio dela, consegue-se evitar falhas mais graves, que poderiam causar uma série de problemas.

Em outras épocas, a comunicação com o setor de contabilidade costumava ser demorada, e, quando o contador precisava saber sobre algum determinado contrato ou funcionário, era preciso se comunicar com o RH, o que poderia demandar horas ou dias para um retorno. Não é difícil supor que isso acarretava grandes dificuldades e prejuízos.

Com a gestão integrada, a análise é em tempo real, deixando planilhas e a papelada para trás, sobretudo com sistemas que automatizam os tratamentos e relatórios, ajudando na elaboração das fórmulas e na realização dos cálculos necessários. Tudo isso em total segurança, armazenado em nuvem, que pode ser acessada de qualquer lugar, caso haja permissão.

Quais ferramentas e tecnologias permitem a gestão integrada?

Se você chegou até aqui, é bastante provável que já tenha percebido o impacto que um bom software de gestão financeira pode trazer para o seio de uma empresa, proporcionando melhor integração e um amplo controle das finanças. Atualmente, o fato é que é muito difícil se manter competitivo no mercado sem contar com uma solução desse tipo.

Com um sistema integrado de gestão, é possível reunir diversos setores em uma única plataforma, o que é excepcional para organizações de pequeno, médio e grande porte. Dependendo dos módulos e funcionalidades, ficará muito mais simples coletar, analisar e utilizar os dados, inclusive por meio de relatórios específicos.

Independentemente do ramo, serviços e produtos, ao contratar um sistema desse tipo, a empresa ganha um melhor controle de estoque e pode estipular avisos quanto às datas de validade de insumos, identificar os clientes inadimplentes e medir o sucesso de novos investimentos, gerando compreensão dos caminhos que o dinheiro faz no contexto do negócio.

Outra funcionalidade importante é que soluções em tecnologia podem ajudar na gestão de despesas e organização dos gastos, por meio do acompanhamento de relatórios financeiros, importação de transações e conexão de contas, ainda que elas estejam sediadas em diversos bancos diferentes, o que economiza tempo e evita a necessidade de fazer isso por meio de trabalho manual.

Quais as vantagens para os clientes atendidos?

Não é apenas o escritório que se beneficia de uma gestão integrada e da aquisição de um software específico para otimizar seus processos. Naturalmente, os clientes que recorrem aos seus serviços também experimentarão vantagens consideráveis, algo que pode ser benéfico para o seu negócio em termos de credibilidade e relacionamento com o público.

Afinal, esse tipo de solução garante completa consciência dos processos e que, caso surja alguma dúvida ou problema, seu suporte será bem-feito e resolverá a questão na medida do possível. Além disso, preocupações com atrasos, extravios de notas fiscais, falhas nos boletos de cobrança e erros periódicos não serão necessárias, pois o negócio funcionará com perfeição.

Essa também acaba sendo uma opção para acompanhar pedidos, fazer a importação de notas fiscais, identificar as oportunidades para impulsionar as vendas, lidar com fornecedores, agendar compromissos e construir um atendimento mais consistente, verificando o andamento do suporte e identificando as dúvidas mais recorrentes do seu público-alvo.

Como um sistema especializado pode ajudar?

A gestão integrada dentro de uma empresa exige um nível de interação elevadíssimo, que não pode, mesmo com toda a organização e treinamento possível, ser obtido por métodos manuais. Por isso a utilização de um sistema contábil pode ser de grande valia, configurando-se como um dos melhores investimentos que se pode fazer.

Por meio dessa ferramenta, não só a rotina, como a visualização de dados e até mesmo as responsabilidades de cada um dos profissionais se tornam mais simples. Tudo isso pode ser feito por meio da automatização dos processos relacionados com compras, vendas, tributação, carteira de clientes, históricos, custos, relatórios e muito mais.

Vale ressaltar que, pelo fato de as informações serem criptografadas, terem restrição de acesso apenas a pessoas autorizadas e estarem na nuvem, os gestores e empreendedores podem continuar trabalhando mesmo remotamente, estando online ou offline, e registrando informações que serão sincronizadas automaticamente no próximo acesso à internet.

Como escolher a solução ideal?

Para escolher a solução ideal, você precisa considerar as funcionalidades de cada software de gestão e as características da sua empresa, cruzando essas informações em prol de uma decisão mais acertada para a realidade do seu negócio. Existem muitas opções em oferta no mercado, mas algumas podem atender muito melhor às suas demandas.

Você pode usar a internet a seu favor e pesquisar por cases de sucesso, bem como avaliar fornecedores de sistemas de qualidade e que forneçam o suporte de que você precisa para a sua rotina. Obviamente, também é fundamental verificar todos os custos envolvendo os módulos, para que o que parece barato no começo não saia mais caro em longo prazo.

QuickBooks para contadores engloba todas as funções necessárias para um empreendimento de alto padrão, seja ele uma empresa, freelancers ou até mesmo profissionais autônomos, promovendo a centralização de dados com uma interface amigável, responsiva e compreensível, sem maiores complicações.

Também damos diversas alternativas de suporte, como tutoriais e artigos, e contamos com funcionalidades que conectam a conta bancária institucional, importando transações, checando recebimentos e despesas, auxiliando na administração de contas a receber, organizando gastos e emitindo relatórios e ajudando no controle do fluxo de caixa.

Agora você já sabe tudo para colocar em prática a gestão integrada dentro da sua empresa. Não perca mais tempo e conte com as melhores soluções de integração para o sucesso do seu negócio!

Gostou de aprender mais sobre a gestão integrada? Então, entre em contato conosco e conheça nossa solução!


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