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Régua de cobrança: dicas para criar a sua e reduzir a inadimplência

6 min de leitura

Para quem está à frente de uma empresa, entender que o mercado passa por oscilações econômicas que impactam diversas áreas ao mesmo tempo é fundamental. Ao vender produtos e serviços seja para clientes finais ou outras empresas, existe um risco iminente da operação ao que chamamos de inadimplência. Existem algumas ferramentas, como é o caso da régua de cobrança, que você pode utilizar para tentar recuperar essas receitas.

A régua de cobranças faz parte de uma boa estrutura de gestão de custos, onde são criados pacotes de ações que objetivam o acompanhamento de débitos, a redução da inadimplência e a análise do comportamento de pagamento do consumidor.

Pensando nisso, preparamos este texto para que você conheça a importância dessa ferramenta de automação dessa régua e o quanto ela é viável, uma vez que determina um padrão institucional de cobrança e uma análise amparada em informações reais para que cobranças indevidas não aconteçam. Continue lendo!

O que é régua de cobrança?

A régua de cobrança é uma ferramenta que visa determinar o modo como sua empresa realizará a cobrança de clientes inadimplentes. Ela é usada para estruturar todo o panorama de títulos em aberto e quais serão as regras utilizadas para que haja a recuperação dos valores devidos.

Há vários meios de colocar em prática essa cobrança — emissão da segunda via, lembrete antes do vencimento, notificação por e-mail ou SMS — que podem ser inseridos antes da execução de outras alternativas.

Essa ferramenta permite que sejam realizadas diferentes ações com base em critérios diferenciados para cada consumidor, levando em conta o perfil do contrato, o histórico de adimplência (cumprimento das obrigações) e a gravidade das situações analisadas.

Por exemplo, você pode determinar somente as abordagens mais brandas para um time de clientes ou estimular as cobranças — suspensão dos serviços, ligações pontuais e protesto do título — para aqueles grupos de consumidores mais resistentes à comunicação aberta e ao cumprimento do que fora acordado.

Qual é a sua importância na gestão financeira?

Um faturamento eficiente de um negócio depende da movimentação de receitas no fluxo de caixa dentro do tempo previsto. Quando isso não ocorre, o pagamento das despesas fica comprometido, o que pode provocar um caixa negativo e possíveis problemas financeiros no futuro.

A régua de cobrança surge com o objetivo de prever, dentro da perspectiva de débitos, um resultado satisfatório de recebimentos e o efeito que cada processo provoca ao ser colocado em prática.

Assim, esse mecanismo aponta a eficácia de uma abordagem e se será preciso realizar alguma alteração no procedimento. O maior valor está em prover dados à equipe de cobrança para que se receba o pagamento do maior volume de títulos devidos possível.

Como ela auxilia na redução da inadimplência?

O objetivo de utilizar esse tipo de ferramenta é a busca pela otimização. Quando a régua de cobrança é usada, todos os passos da operação serão adequados, a fim de simplificar a atividade de cobrança, com possibilidades reais de recebimento. Ao inserir o recurso na política de cobrança, algumas vantagens são observadas, como as listadas a seguir.

Profissionalização da cobrança

Pelo fato de haver um trabalho automatizado e organizado na implantação da régua, as cobranças elencadas nas verificações manuais deixarão de existir para abrir espaço aos relatórios de inadimplência relacionados aos débitos.

Os consumidores serão informados formal e institucionalmente por meio de mensagens ajustadas e orientações de como concluir a quitação dos débitos a fim de não ocorrer nenhum tipo de penalização.

Prevenção contra esquecimentos

Seu negócio está com uma quantidade muito grande de inadimplentes e você conta com um time reduzido para efetuar as cobranças dentro do tempo estipulado? Esse é um cenário comum em diversas empresas que, várias vezes, estão organizadas para realizar vendas, mas sofrem no momento de lidar com a inadimplência.

Essa situação tende a saturar a atividade de controle dos colaboradores de cobrança e a criar o risco de determinado título ficar esquecido. Esse é um dos diferenciais quando você faz uso de mecanismos como a régua de cobrança — existe um alerta automático assim que determinado título apresentar atrasos de pagamento.

Facilitação do recebimento

Ao traçar o caminho da gestão de cobrança em relação ao processo de inadimplência, seu negócio pode se beneficiar com um comportamento positivo do consumidor. As comunicações amigáveis oferecem subsídio para a quitação imediata e, dessa forma, evitam maiores problemas, além de aumentar o lucro da empresa.

Como criá-la?

Os principais meios de pagamento devem estar na mira da régua de cobrança. Cada um deles conta com metodologias únicas para garantir que esse processo seja efetivo e proveitoso. Saiba como!

Pagamentos por boleto

Esse é o meio de pagamento mais comum em nosso país. Em determinados segmentos, como o imobiliário, a educação e a saúde, o boleto é o único meio utilizado para realizar cobranças em grandes redes.

Considerando que boa parte das pessoas costuma receber a remuneração mensal entre os dias 5 e 15, é importante focar as cobranças próximas a essas datas. Além disso, sempre emita lembretes com pelo menos 2 dias de antecedência em relação ao vencimento.

Em caso de não pagamento, você pode parametrizar o sistema para a repetição da cobrança a cada 5 dias corridos, por exemplo. Se não houver retorno, talvez seja o momento de se procurar algum tipo de ajuda jurídica.

No QuickBooks, nosso sistema de gestão financeira, ao emitir boletos pela plataforma você consegue identificar facilmente clientes que estão em aberto e que precisam ser cobrados daqueles que já realizaram os pagamentos, facilitando assim a gestão dos seus clientes.

Pagamentos por cartão

Os cartões de crédito são administrados por limites, e não é difícil encontrar clientes com problemas por ter ultrapassado a margem de gastos, o que pode comprometer o saldo e os pagamentos recorrentes.

Outra questão também possível é quando o cartão do consumidor se encontra vencido. Nesse caso, é necessário notificar o cliente sobre a pendência a fim de que ele encontre um novo meio de pagamento até que a situação se regularize.

As regras de cobrança para cartões se encontram nas operadoras e bancos emissores. Antes de estipular a régua para esse modelo, é preciso consultar o que pode ser cancelado. Observe a questão de que uma cobrança errada pode provocar ação reversa do consumidor, requerendo seus direitos por algum dano que tenha sofrido.

Pagamentos por transferência ou débito em conta

Nessa modalidade de pagamento, será mais difícil receber os valores referentes a juros e a multas por atrasos. Como o consumidor terá a possibilidade de inserir o valor do pagamento, pode acabar deixando essas tarifas de fora.

O procedimento pode ser seguido conforme o modelo de boleto, mas é necessário deixar evidente nas normas de adesão inicial que será autorizada a cobrança das multas e juros na fatura do mês consecutivo ao atraso.

E aí, gostou deste texto? Que tal experimentar gratuitamente nossa ferramenta e saber como ela facilita alguns processos de cobrança e também a rotina financeira da sua empresa?

As informações podem estar resumidas e, portanto, incompletas. Este documento / informação não constitui, e não deve ser considerado um substituto para aconselhamento jurídico ou financeiro. Cada situação financeira é diferente e as informações oferecidas são gerais. Entre em contato com seus consultores financeiros ou legais para obter informações específicas sobre sua situação.

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