2019-09-05 12:04:24Finances et comptabilitéEnglishhttps://quickbooks.intuit.com/fr-ca/ressources/ca_fr_qrc/uploads/2019/09/What_business_functions_you_should_and_should_not_automate_featured.pnghttps://quickbooks.intuit.com/fr-ca/ressources/finances-comptabilite/automatisation-pour-les-petites-entreprises/Automatisation pour les petites entreprises | QuickBooks Canada

Automatisation pour les petites entreprises: 10 tâches que vous devriez et ne devriez pas automatiser

9 minutes de lecture

Il y a plus de 10 ans, un sondage effectué par la firme Gallup a révélé que les propriétaires de PME travaillent en moyenne 52 heures par semaine. 39 % d’entre eux travaillent plus de 60 heures,tandis que 86 % travaillent les fins de semaine.

Passons rapidement à aujourd’hui, et ces chiffres n’ont fait que s’intensifier.

Pour l’essentiel, ces heures représentent un travail fait pour le plaisir. Pourtant, vous avez lancé votre entreprise pour acquérir plus de souplesse et de liberté, et non pas pour être emprisonné par un horaire exigeant et des tâches sans fin.

Comment pouvez-vous gagner du temps afin de vous concentrer sur ce qui compte le plus? La réponse réside dans l’automatisationAutrefois perçue comme futuriste, l’automatisation gagne rapidement du terrain. 70 % des spécialistes des technologies de l’information croient qu’un passage à l’automatisation est obligatoire pour faire évoluer les entreprises. De plus, un tiers des propriétaires de PME prévoient mettre en œuvre une certaine forme d’automatisation cette année.

Les avantages de l’automatisation pour les PME sont clairs. 78 % des chefs d’entreprise s’attendent à ce qu’elle libère jusqu’à trois heures par jour ouvrable.

Néanmoins, l’automatisation peut-être intimidante. Par où commencer? Comment s’y prendre pour déterminer les fonctions qui peuvent être automatisées et celles qui nécessiteront toujours une touche humaine?

Tâches de PME pouvant être automatisées

La journée de travail du propriétaire d’entreprise moyen est remplie de grandes décisions et de conversations personnelles, mais on y retrouve également beaucoup de petites tâches plus banales. Ce qui signifie que ce ne sont pas les responsabilités pouvant être complètement automatisées qui manquent.

  1. Les réponses aux courriels les plus fréquents

Nul besoin d’être détective pour savoir que le courrier électronique accapare beaucoup de temps. Les propriétaires d’entreprise consacrent environ 25 % de leur temps au courrier électronique.

Si vous recevez fréquemment des messages ou des questions similaires, il existe des façons d’accélérer le processus de réponse.

Le recours aux réponses standardisées dans Gmail constitue l’une des meilleures façons d’y parvenir. Il ne s’agit pas tout à fait d’automatisation (vous devez tout de même sélectionner la bonne réponse), mais cette option vous permet de gagner un temps considérable.

Les réponses standardisées vous permettent d’enregistrer les courriels que vous rédigez fréquemment, d’insérer ce texte dans un message, puis de le modifier au besoin ou de l’envoyer.

  1. Les factures récurrentes

La tenue de comptes est une tâche exigeante. 40 % des entrepreneurs prétendent que c’est le pire aspect de la possession d’une entreprise.

Il s’agit également d’une tâche incontournable. En tout, 40 % des propriétaires de PME consacrent plus de 80 heures chaque année à la comptabilité. Bien que cette statistique ne soit pas répartie selon des tâches précises, vous pouvez vous imaginer qu’une bonne partie de ce temps consiste à envoyer des factures et à en faire le suivi.

S’assurer d’être payé est un processus fastidieux et frustrant.

Heureusement, il existe plusieurs solutions qui permettent d’alléger le fardeau de la facturation, surtout en ce qui concerne les factures récurrentes envoyées tous les mois et les rappels automatiques aux clients qui pourraient avoir oublié de payer leur facture.

  1. La paie

Une autre tâche de comptabilité ennuyeuse est la préparation de la paie.

Si vos employés reçoivent toujours un chèque de paie, cela s’avère difficile à automatiser.

Par contre, si vous utilisez le dépôt direct, il existe de nombreux outils qui peuvent vous aider à éliminer complètement cette tâche.

Une fois que vous avez configuré le système, l’ordonnancement, l’envoi et le suivi de la paie peuvent rapidement devenir des tâches à régler, puis à oublier. Il suffit d’y revenir lorsque des changements se produisent.

  1. La gestion des tâches

Vous avez sans doute entendu le cliché « travailler sur son entreprise plutôt que dans son entreprise ». C’est un cliché pour une bonne raison.

L’entrepreneur moyen consacre 68,1 % de son temps à travailler « dans » son entreprise.

L’automatisation des tâches de gestion peut éliminer beaucoup de votre travail, surtout en ce qui concerne les tâches entre les applications et les outils.

Les solutions comme le service Web Zapier peuvent coordonner les actions entre différentes applications et vous épargner les tâches répétitives telles que l’ajout d’éléments à votre liste de tâches, la création de dossiers ou la mise en file d’attente des rappels.

Vous trouverez beaucoup d’inspiration en matière de gestion des tâches dans la publication suivante.

  1. La production de rapports sur les indicateurs

Les chiffres comptent pour votre entreprise. Vous souhaitez savoir combien de visiteurs sont venus consulter votre site Web ou quel est votre chiffre d’affaires mensuel.

La compilation et le partage constants de cette information entraînent un investissement important en matière de temps et d’attention. Mais il peut en être autrement.

En ce qui a trait aux indicateurs en ligne, Google Analytics facilite la configuration de rapports personnalisés et leur envoi à vos employés, à vos clients ou à vous-même. Pareillement, QuickBooks, ainsi que de nombreuses autres plateformes, offre une option de configuration de rapports qui fera en sorte de vous les envoyer automatiquement par courriel selon un échéancier récurrent.

Tâches de PME ne pouvant pas être automatisées

Vous êtes prêts à vanter les mérites de l’automatisation et à éliminer tout un tas de tâches sans intérêt de votre liste – mais attention! L’automatisation est formidable, mais elle ne s’applique pas à toutes les situations.

Vous trouverez ci-dessous cinq tâches que vous ne devriez jamais envisager d’automatiser dans votre entreprise.

  1. Les problèmes délicats liés aux clients

Un de vos clients a un problème urgent ou une plainte importante. Voilà une situation qui exige un contact personnel.

Dans le cas d’interactions plus compliquées, 40 % des clients préfèrent oublier complètement les courriels et discuter avec une vraie personne au téléphone. Plus encore, environ une personne sur trois affirme que de parler avec un agent amical et bien informé constitue l’aspect le plus essentiel du service à la clientèle.

Les conversations personnelles nécessitent du temps. Toutefois, pour le renforcement des relations et la réputation accrue qu’elles procurent, elles en valent bien la peine.

96 % des consommateurs disent que le service à la clientèle est un facteur déterminant dans leur choix d’être fidèles à une marque.

  1. L’intégration des clients

Si votre entreprise intègre continuellement de nouveaux clients, certaines parties de ce processus, comme les rappels ou les courriels éducatifs, peuvent assurément être automatisées.

Cependant, l’intégration est une période délicate et l’automatisation ne doit pas englober toutes ces interactions initiales.

N’oubliez pas que vous n’avez qu’une chance de faire bonne impression. Assurez-vous d’accorder à vos nouveaux clients un peu d’attention personnelle avant d’introduire des processus automatisés.

  1. La reconnaissance des employés

Vos employés comptent beaucoup pour vous. Vous tenez donc à constamment souligner leurs efforts, surtout quand 69 % des employés affirment qu’ils travailleraient plus fort s’ils croyaient que leur travail ardu était mieux apprécié.

Vous songez à automatiser cette reconnaissance afin qu’elle ne tombe pas dans l’oubli.

Soyez prudent : la reconnaissance automatisée n’a pas beaucoup de valeur. Elle doit être authentique et doit venir de vous.

Selon des données obtenues par la firme de sondages Gallup, 28 % des employés affirment que la reconnaissance la plus mémorable provient du gestionnaire de l’employé, suivie de près par la reconnaissance provenant d’un cadre supérieur ou d’un chef de la direction (24 %).

Une reconnaissance efficace doit être « honnête, authentique et individualisée en fonction de la manière dont l’employé souhaite être reconnu ». Il est presque impossible de répondre à tous ces critères à l’aide d’un processus automatisé.

  1. Le travail créatif

Bien que l’automatisation stimule la productivité, des préoccupations entourant le remplacement complet des êtres humains dans certains postes ont surgi.

Mais, voici la bonne nouvelle : l’automatisation n’est pas encore arrivée à reproduire le cerveau humain, ce qui signifie que les tâches plus créatives, allant du remue-méninges à propos de votre futur produit à la conception de graphiques, ne peuvent pas être entièrement automatisées.

En effet, un rapport a conclu que les métiers créatifs sont plus résistants à l’automatisation. Les tâches qui exigent une pensée critique et des capacités d’innovation seront donc beaucoup mieux effectuées par vous que par des robots.

  1. L’établissement de relations

L’automatisation peut être extrêmement utile pour l’établissement et le maintien de saines relations. Les rappels au sujet de dates importantes, les notifications relatives au suivi de certains courriels, et même l’envoi de cadeaux et de notes de remerciement « manuscrites » en sont des exemples.

Cependant, elle ne peut pas reproduire l’intelligence émotionnelle.

Tout comme pour les problèmes et les plaintes des clients, les moments cruciaux et les conversations difficiles nécessitent une attention personnelle.

De même, tout comme la reconnaissance des employés, célébrer les gains importants et les réalisations exceptionnelles exige un temps en vis-à-vis – ou tout au moins l’équivalent numérique le plus proche.

Autrement dit, malgré toutes leurs forces, il ne faut pas se fier aux robots durant les hauts et les bas d’une relation d’affaires importante.

Automatiser ou ne pas automatiser votre PME?

Le temps semble souvent être la ressource la plus limitée d’un propriétaire d’entreprise. L’automatisation peut s’avérer un outil puissant pour votre PME, pourvu que vous déterminiez les meilleurs moments de l’utiliser.

Quelle est la façon la plus simple de déterminer les fonctions qui peuvent être automatisées? Essayez de repérer :

  • les tâches répétitives ou fréquentes;
  • les tâches qui n’exigent pas de touche humaine ou de lien personnel;
  • les tâches ennuyeuses qui ne nécessitent pas beaucoup d’énergie mentale.

Peu importe ce que vous décidez d’automatiser dans votre entreprise, sachez qu’aucune tâche ne doit être perdue complètement de vue. Définissez un rappel afin de vérifier de temps à autre, et vous assurer que tout fonctionne bien. Vous ne voudriez pas que les choses tournent mal alors que vous en êtes parfaitement inconscient.

Par ailleurs, abordez l’automatisation avec la bonne stratégie et vous réussirez à trouver du temps pour ce qui vous tient le plus à cœur : aider votre entreprise à continuer de prospérer.

Ces renseignements peuvent ne pas être complets. Par conséquent, ce document et les renseignements qu’il contient ne peuvent remplacer des conseils juridiques ou financiers. Chaque situation financière étant différente, les conseils fournis sont de nature générale. Pour obtenir de l’information adaptée à votre situation financière, consultez un conseiller juridique ou financier.
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