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Guide sur les finances et la comptabilité pour les propriétaires de PME

19 minutes de lecture

En tant que propriétaire de PME, vous avez sans doute beaucoup de questions sur la finance et la comptabilité, à moins que vous ne gériez un cabinet comptable. Avec autant de termes financiers, de calculs et de stratégies de comptabilité, il peut être difficile de ne pas se sentir dépassé. Il est important de posséder une bonne connaissance de la finance et de la comptabilité, que vous embauchiez une personne pour gérer vos finances ou pas. Cette expérience vous permettra d’avoir des discussions plus constructives avec vos professionnels de la finance et de prendre des décisions plus intelligentes. Voici un guide afin de vous aider à comprendre les termes financiers et les processus pertinents pour les propriétaires de PME.

Table des matières :

  • Termes de comptabilité d’entreprise
  • Comprendre les rapports financiers
  • Actifs et dettes
  • Dépenses et revenus
  • Budgétisation
  • Planification financière et prévisions
  • Inventaire et prix
  • Retraite
  • Gestion financière
  • Facturation des clients
  • Impôts des PME
  • Vérifications et assistance en comptabilité

Termes de comptabilité d’entreprise

Que vous vous occupiez vous-même de la tenue de comptes ou que vous embauchiez quelqu’un, la connaissance de la terminologie financière peut rendre la comptabilité des PME plus simple.Avec tous les acronymes qui circulent dans le monde de la finance, il est facile de s’y perdre. Par exemple, apprendre la définition de NCECF révèle que cet acronyme signifie Normes de comptabilité pour les entreprises privées, qui sont des normes comptables.

Lorsque vous établissez votre PME, l’une des premières décisions que vous devez prendre est de savoir comment enregistrer les opérations financières. Il y a deux méthodes de base — la méthode de comptabilité de caisse et la méthode de comptabilité d’exercice. Dans la méthode de comptabilité de caisse, vous enregistrez les opérations lorsque l’argent est reçu. Si vous facturez un client pour des services en janvier, mais que vous ne recevez pas de paiement avant le mois de mars, vous devez enregistrer l’opération en mars à la réception de l’argent.

La méthode de comptabilité d’exercice est plus complexe et enregistre chaque action pendant son déroulement, même si l’argent ne change pas de mains immédiatement. Dans l’exemple de client, vous enregistrez l’opération initiale en janvier même si vous n’êtes pas payé immédiatement. Les petites entreprises non constituées en société préfèrent la méthode de comptabilité de caisse, mais comparer les deux méthodes vous aide à déterminer laquelle convient le mieux à votre situation.

Si votre entreprise possède un inventaire, il est recommandé de vous familiariser avec la méthode comptable PEPS. PEPS signifie Premier entré, premier sorti et fait référence à la façon dont vous enregistrez vos ventes selon l’évolution des coûts de l’inventaire.

Comprendre les rapports financiers

Demeurer au fait de la situation financière de votre entreprise vous aide à repérer les problèmes rapidement et à prendre des décisions informées. Les états financiers couramment utilisés, incluant les états de résultats, les bilans et les états des flux de trésorerie, donnent un aperçu des finances de votre entreprise de multiples façons. Comprendre ce que les états financiers disent de votre entreprise vous permet de passer de l’information à l’action.

Les bilans affichent vos actifs, obligations et capitaux propres. Cela inclut votre évaluation des stocks, qui doit être conforme aux Normes internationales d’information financière (IFRS). Les états des balances de vérification peuvent vous aider à repérer des erreurs dans les écritures de journal affichées. Votre balance de vérification s’assure que vos crédits et débits sont équivalents. Si vous faites affaire avec des clients ou des entreprises d’origine étrangère, vous auriez tout avantage à rafraîchir vos connaissances sur la façon de rendre compte des devises étrangères dans les états financiers.

Vos relevés bancaires sont une autre pièce important du casse-tête de la gestion financière. Accomplir des rapprochements bancaires hebdomadaires vous permet de repérer des erreurs plus rapidement afin que vous puissiez les corriger avant qu’elles ne deviennent un gros problème. Cela vous permet de repérer les erreurs bancaires et vos propres erreurs.

Il est courant d’examiner les chiffres de l’exercice ou du cumul annuel, mais vous pouvez également mettre en œuvre la méthode de la période de douze mois pour usage interne. Cette option examine les douze derniers mois à partir du moment où vous générez le rapport, plutôt que d’examiner uniquement l’exercice en cours.

Pendant que vous terminez les autres tâches de fin d’année, n’oubliez pas de faire un nettoyage de fin d’année de vos documents comptables pour profiter d’un bon départ dans le nouvel exercice. Vous aurez peut-être aussi des rapports spéciaux de fin d’année à exécuter, incluant le rapport État des résultats de fin d’année, afin d’établir un plan pour la prochaine année.

Faire usage de services de comptabilité en ligne pour petites entreprises peut vous aider à faire le suivi des données nécessaires pour les états financiers. Les services de comptabilité infonuagiques en ligne offrent une manière sécuritaire d’emmagasiner de l’information qui est facilement accessible à partir d’un appareil mobile. Avec QuickBooks, vous pouvez traiter plusieurs tâches quotidiennes, telles que la création de reçus et la facturation de clients.

Actifs et dettes

Les actifs de votre entreprise comprennent tout ce qui a de la valeur. Cela inclut les actifs incorporels, qui n’ont pas de support matériel, et les comptes de sens contraire actif, qui ont un solde nul ou négatif sur votre bilan. Il est aussi recommandé de vous familiariser avec les calculs liés, comme le taux de rotation des actifs, ou le ratio qui représente votre efficacité dans la transformation des actifs en ventes.

Plusieurs entreprises doivent également prendre en compte des dettes. Votre ratio d’endettement compare les dettes au total des actifs afin de voir à quel point vous avez recours à l’endettement pour couvrir les coûts de votre entreprise. Il faut également prendre en compte le calcul du ratio de couverture des intérêts (TIE), qui démontre votre capacité à rembourser des dettes. Vous pouvez utiliser le bénéfice avant intérêts et impôts (BAII), ou le bénéfice avant intérêts, impôts et amortissement (BAIIA) pour calculer le ratio de couverture des intérêts. Si vous êtes aux prises avec des dettes, vous constaterez peut-être qu’un syndic autorisé en insolvabilité peut vous aider à éviter l’insolvabilité ou la faillite.

Dépenses et revenus

Gérer vos revenus d’entreprise et vos dépenses fait le succès de votre entreprise. Il est important de faire le suivi des dépenses, car si vos dépenses dépassent vos revenus, vous n’atteindrez pas votre seuil de rentabilité.

Garder un œil sur vos dépenses est une partie importante de la gestion de vos finances. Le solde des arriérés du compte affiche des factures accumulées que vous devez encore payer. Régler les factures échues et les dettes vous permet de vous remettre sur la bonne voie. Vous pouvez aussi utiliser votre rapport chronologique des comptes fournisseurs pour voir les paiements à venir.

Analyser ce qui entre dans votre entreprise fait également partie du travail. Votre flux de trésorerie d’exploitation est l’argent que vous générez grâce aux activités principales dont s’occupe votre entreprise. Il vous permet de voir les montants d’argent que vous introduisez dans votre entreprise afin de couvrir les dépenses et de réaliser un profit. Vos ventes nettes comprennent tous les revenus générés à partir des ventes moins les retours, les remises et les rabais.

Cependant, ces chiffres ne démontrent pas vos profits à eux seuls. Le calcul de la marge bénéficiaire nette donne un pourcentage représentant vos marges bénéficiaires. Lorsque vous évaluez votre situation financière, il faut aussi examiner le calcul du flux de liquidités disponibles. Il s’agit du montant d’argent que vous générez après avoir payé les factures et réinvesti dans l’entreprise.

Financement de votre entreprise

Beaucoup de PME ont recours au financement externe, particulièrement lors du démarrage de l’entreprise ou lors de son développement.Comprendre la terminologie financière et les détails impliqués peut vous aider à décider quelle option convient le mieux à votre situation. Ainsi, vous avez le fonds de roulement nécessaire à la croissance de votre entreprise.

Le capital de risque est une somme d’argent que vous recevez de la part d’individus ou d’institutions afin de financer votre entreprise. Le capital-risque est étroitement lié et fournit le financement pour des projets considérés comme trop risqués pour les sociétés de capital-risque traditionnelles, il s’agit souvent de projets non testés. Certaines autres PME pourraient considérer les marchés de capitaux comme une option de financement. Si vous préférez un prêt d’entreprise commerciale, un contrat de sûreté générale (CSG) vous permet de garantir la dette avec des actifs corporels et incorporels particuliers.

Parfois, vous avez simplement besoin de financement à court terme pour donner un coup de pouce à un projet ou pour prendre de l’expansion. L’affacturage offre une solution de financement à court terme où vous vendez vos factures impayées à une société d’affacturage en échange d’une avance de fonds. Vous pouvez aussi recourir au financement basé sur l’actif. Cette option de prêt à court terme vous attribue jusqu’à 90 % de la valeur de l’actif en argent, cet actif est alors utilisé comme garantie. Si vous souhaitez garantir un actif, comme de l’immobilier ou de l’équipement, un contrat de location-acquisition pourrait être une option à envisager.

Avant d’obtenir des investisseurs, il pourrait être utile de connaître votre évaluation préfinancement. Il s’agit de la valeur de votre entreprise avant de recevoir du financement. Plusieurs investisseurs veulent connaître cette information afin de prendre leur décision.

Planification financière pour votre entreprise

Budgétisation

Toute entreprise a besoin d’un budget général pour maintenir un flux de trésorerie positif et protéger ses profits.Il vous aide à calculer le bénéfice mensuel minimum dont vous avez besoin en fonction de votre situation financière.Votre budget entre également en ligne de compte lorsque vous calculez ce que vous devez vous payer. Une partie de cette décision consiste à déterminer s’il est préférable de vous verser un salaire ou des dividendes, qui peuvent varier en fonction de vos finances. Parfois, même les meilleurs budgets échouent. Apprendre à utiliser l’analyse des écarts vous permet de comparer vos résultats prévus à votre budget et vos résultats réels.

Planification financière et prévisions

Vos documents comptables vous donnent un aperçu de votre situation financière actuelle, mais il est également important de regarder vers l’avenir avec des projections financières saines qui équilibrent optimisme et réalité. En améliorant vos prévisions financières, vous pouvez planifier votre croissance, prendre des décisions éclairées et prévoir les problèmes de trésorerie potentiels. C’est aussi une bonne idée de comprendre la croissance linéaire par opposition à la croissance exponentielle lorsque vous effectuez des prévisions pour votre entreprise.

En tant que propriétaire d’entreprise, regarder vers l’avenir vous aide à faire croître votre entreprise et à améliorer vos profits. Par exemple, le calcul de votre seuil de rentabilité vous indique les ventes minimales dont vous avez besoin pour rester à flot. Comprendre ce chiffre fournit un objectif de base et vous permet de calculer votre marge de sécurité. Cela vous permet également de prendre des décisions éclairées qui vous aideront à atteindre et à dépasser ce seuil de rentabilité.

Connaître le bêta de votre secteur peut vous aider à planifier l’avenir financier de votre entreprise tout en gérant efficacement les risques. L’analyse Dupont est un autre outil utile qui examine le rendement de vos capitaux propres décomposé en trois parties. Vous pouvez utiliser la méthode d’analyse Dupont pour vous aider à augmenter la valeur de votre entreprise dans le futur.

Parfois, l’examen de votre rendement passé est la meilleure façon de planifier afin de savoir ce qu’il faut changer et ce qu’il faut garder pour l’avenir. Vous pouvez par exemple calculer votre marge brute afin d’évaluer la rentabilité en comparant le produit total aux coûts des marchandises vendues. D’autres ratios de rentabilité vous fourniront mieux l’information dont vous avez besoin pour prendre des décisions financières. La création d’une projection de l’état des résultats fondée sur vos revenus et dépenses passés peut également vous aider à prévoir vos finances.

Selon les chiffres, vos finances peuvent également vous guider vers les projets à entreprendre. Le calcul de la période de récupération compare les risques financiers de chaque option. Si vous voulez examiner les résultats historiques des investissements passés, vous pouvez utiliser le taux de croissance annuel composé pour voir comment ces investissements ont augmenté. Pour anticiper la croissance future de vos investissements, vous pouvez utiliser la règle de 72, qui permet d’estimer combien de temps il devrait falloir à vos investissements pour doubler.

Inventaire et prix

La prévision est également importante pour votre inventaire si vous vendez des produits physiques. Des stocks trop importants immobilisent des capitaux sur des marchandises qui se déplacent lentement et occupent de l’espace d’entreposage. Des stocks insuffisants peuvent entraîner des pénuries et des commandes en souffrance qui frustrent vos clients. L’utilisation de stratégies de prévision de l’inventaire vous aide à décider de la quantité de stock à produire ou à commander.

Les stratégies de tarification de vos biens et services influent également sur vos décisions financières. Tenez compte des calculs et stratégies suivants pour établir le prix de vos produits :

  • L’attribution des frais généraux vous permet de couvrir les coûts non associés à un produit particulier.
  • L’indice des prix des matières premières (IPMB) vous avertit des fluctuations des prix des matières premières. Par exemple, vous pourriez devoir augmenter vos prix pour couvrir les augmentations.
  • Le calcul de votre marge sur coûts variables vous assure de couvrir les coûts variables de votre produit.
  • La classification de l’évolution des coûts facilite également l’établissement des prix en aidant à déterminer les coûts variables, fixes, par étapes et fixes.
  • L’utilisation de la méthode de la moyenne pondérée vous aide à comptabiliser les fluctuations du coût de production des marchandises ou d’achat des stocks.
  • L’établissement du coût du projet tient compte des coûts de la main-d’œuvre, des matériaux et des frais généraux qui entrent dans un projet pour guider l’établissement du prix des services et le choix des projets en fonction de la rentabilité.
  • Une autre question d’attribution des coûts à laquelle vous pourriez vous attaquer est la comparaison des prix variables et des coûts complets.

Retraite

Lorsque vous êtes le patron, vous devez penser aux options d’épargne-retraite pour vous et vos employés. Investir dans un régime enregistré d’épargne-retraite (REER) vous permet d’épargner en vue de la retraite tout en réduisant vos obligations fiscales. Si vous avez des employés, songez à un régime enregistré d’épargne-retraite collectif (REER collectif), qui vous permet de cotiser un montant égal aux cotisations de retraite de vos employés. Vous pourriez également envisager l’acquisition en bloc de vos fonds de retraite jumelés et d’autres avantages pour vos employés.

Apprendre les stratégies, les calculs et les méthodes utilisés dans la comptabilité des petites entreprises vous aide à prendre de meilleures décisions financières et à comprendre la situation financière de votre entreprise.

Gestion financière

La façon dont vous gérez votre fonds de roulement influe sur votre efficacité opérationnelle et l’ensemble de votre réussite. La gestion d’une petite entreprise comporte de nombreuses petites particularités et des décisions importantes. Si votre entreprise exerce ses activités à l’échelle internationale, vous devez tenir compte du taux de change.

Un autre problème de gestion de l’argent est la liquidité de l’entreprise. Trouver le bon équilibre de liquidité vous aide à faire face aux factures, à vous préparer aux urgences et à obtenir l’approbation du financement. Les ratios de liquidité vous aident à calculer la capacité de l’entreprise à couvrir ses dettes. Le ratio de liquidité générale est une façon de calculer votre liquidité à court terme. En examinant votre liquidité, vous constaterez peut-être que vous conservez trop d’argent ou que vous avez besoin d’actifs plus liquides pour couvrir vos obligations à court terme.

Facturation des clients

Une facturation efficace et efficiente des clients vous permet de maintenir les flux de trésorerie de votre entreprise. Comprendre les différentes modalités de paiement permet d’encourager plus facilement les clients à payer rapidement. L’acceptation de différents modes de paiement, comme les cartes de crédit, l’argent comptant et les chèques électroniques, augmente les chances d’être payé rapidement. N’oubliez pas que certains modes de paiement sont réglementés. Par exemple, si vous acceptez les cartes de crédit ou de débit, vous devez comprendre la conformité de l’industrie des cartes de paiement.

Lorsque vous facturez des clients, vous avez des comptes clients à gérer. Vous pouvez garder le contrôle de vos comptes clients en utilisant des ratios et des calculs. Le ratio de rotation des comptes clients indique la fréquence à laquelle vous percevez vos comptes clients moyens au cours d’une période donnée. Le délai de perception des comptes clients met en évidence le nombre de jours qu’il faut pour percevoir le paiement sur les ventes à crédit.

Si vous facturez des clients, vous courez le risque qu’ils ne paient pas, ce qui entraîne des créances irrécouvrables. Apprendre à comptabiliser les créances irrécouvrables aide à atténuer au mieux les conséquences de la perte de cet argent.

Vous devrez peut-être à l’occasion rembourser un client pour le satisfaire. Connaître les principes de base du traitement des remboursements dans vos documents comptables vous aidera à comptabiliser l’opération avec succès.

Impôts des PME

Le traitement efficace de la comptabilité tout au long de l’année simplifie la période des impôts. Des registres comptables exacts vous aident à déterminer les déductions et les crédits auxquels vous avez droit pour économiser de l’argent.

La déduction pour amortissement vous permet d’amortir des dépenses plus importantes, comme les bâtiments et le mobilier, et de répartir l’amortissement sur plusieurs années d’imposition. Au moment de préparer votre déclaration de revenus, il est essentiel de savoir quand demander la déduction pour amortissement et de tenir des registres précis. Si vous vendez un actif de grande valeur, le fait de comprendre les gains et les pertes en capital peut vous aider à vous préparer aux incidences fiscales. Vous pouvez également explorer des façons d’optimiser vos pertes en capital afin de réduire ce que vous devez sur vos impôts.

Les crédits de taxe sur les intrants vous aident à récupérer une partie de la TPS/TVH que vous payez sur certains produits ou services utilisés pour vos activités commerciales. Il est nécessaire de faire le suivi des dépenses admissibles pour demander le crédit avec exactitude. Vous pourriez également avoir droit au crédit pour la TPS/TVH si votre revenu est inférieur au seuil de revenu aux fins de ce crédit.

Il est également important de comprendre comment vos décisions d’affaires peuvent influer sur vos obligations fiscales. Si vous conduisez votre véhicule pour votre entreprise, vous devez décider d’utiliser une voiture personnelle ou une voiture de fonction. L’utilisation d’une voiture de fonction vous offre plus d’options de déduction fiscale, mais vous pouvez également déduire les frais de kilométrage avec votre voiture personnelle.

Les petites entreprises doivent également payer la taxe de vente et les tarifs. Les tarifs sont des taxes ajoutées aux biens ou services lorsqu’ils sont importés d’un autre pays. Savoir calculer les taxes de vente et prévoir le coût additionnel des tarifs, si vous importez d’autres pays, vous permet de mieux gérer vos finances.

Vérifications et assistance en comptabilité

Quand vous entendez le mot « vérification », vous pensez probablement aux audits de l’Agence du revenu du Canada (ARC). Mais les autovérifications des petites entreprises vous permettent d’évaluer l’ensemble de vos procédures comptables et opérationnelles. C’est un bon moyen de s’assurer que tous les aspects de votre entreprise sont efficients et efficaces.

Si vous gérez vos documents comptables, songez à retenir les services d’un cabinet comptable pour la vérification de vos registres financiers. Faire vérifier vos chiffres par un professionnel peut vous aider à déceler d’éventuels problèmes et à obtenir des conseils personnalisés pour améliorer vos pratiques comptables.

Parfois, vous pouvez avoir besoin d’un peu plus d’aide avec votre comptabilité. Un spécialiste de la juricomptabilité peut rechercher les opérations douteuses pour vérifier les menaces internes, comme le vol et le détournement de fonds, et les menaces externes, comme l’écrémage de données et le cybervol. Toutes les entreprises n’ont pas besoin des services d’un juricomptable, mais c’est une façon de creuser davantage si vous soupçonnez un problème.

Devriez-vous embaucher un comptable?

Vous n’avez pas confiance en vos compétences en comptabilité? L’embauche d’un comptable spécialisé dans les petites entreprises vous soulage de la pression et vous aide à éviter les problèmes, à améliorer l’exactitude et à prendre de meilleures décisions financières. La comptabilité des petites entreprises présente d’importantes différences par rapport à celle des grandes entreprises. Par conséquent, trouver un comptable qui se spécialise dans les petites entreprises pourrait mieux répondre à vos besoins.

L’impartition de votre comptabilité avant que vous n’ayez des problèmes peut vous éviter beaucoup de stress. Quel que soit le type de soutien que vous choisissez, maximisez votre temps avec votre comptable ou votre aide-comptable en communiquant bien et en organisant vos documents à l’avance en utilisant une application comme QuickBooks.

Ces renseignements peuvent ne pas être complets. Par conséquent, ce document et les renseignements qu’il contient ne peuvent remplacer des conseils juridiques ou financiers. Chaque situation financière étant différente, les conseils fournis sont de nature générale. Pour obtenir de l’information adaptée à votre situation financière, consultez un conseiller juridique ou financier.
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