Comment produire les feuillets T4, T4A et T4A-TR

Avant la fin du mois de février chaque année, vous devez fournir à vos employés les formulaires nécessaires pour remplir leur déclaration de revenus. Cela comprend les feuillets T4, T4A et T4A-TR. Si vous devez remplir ces relevés, il est important de comprendre les différences entre eux et de savoir comment les remplir correctement.

Connaître les différences avec les feuillets T4, T4A et T4A-TR

En général, utilisez un feuillet T4 (État de la rémunération payée) pour déclarer à l’Agence du revenu du Canada (ARC) le revenu que vous avez versé à vos employés durant l’année civile précédente. Ce revenu comprend les salaires réguliers, les traitements horaires, les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC)/Régime des rentes du Québec (RRQ) et les cotisations d’assurance-emploi (AE).

Entre-temps, remplissez un feuillet T4A (État du revenu de pension, de retraite, de rente ou d’autres revenus) pour les cotisations que vous faites au régime de pension ou de rente d’une personne ou les paiements forfaitaires que vous effectuez en lieu et place du salaire horaire. Vous utilisez également ce relevé pour consigner les frais que vous payez pour le revenu de travailleur autonome de quelqu’un ou d’autres formes de revenu. Ces paiements servent à verser des avantages sociaux qui ne sont pas nécessairement liés au travail horaire de quelqu’un. Pour chaque sous-traitant que vous embauchez, vous devez remplir un feuillet T4A, car vous ne leur versez pas un salaire horaire. Vous leur payez plutôt une somme forfaitaire pour mener à bien un projet.

Finalement, utilisez un feuillet T4A-TR (Paiements aux non-résidents pour des services fournis au Canada) pour les revenus, les frais ou les salaires que vous payez à une personne qui n’est pas un résident du Canada. Par exemple, si vous payez un entrepreneur américain pour déplacer des meubles deajout à Toronto, vous remplissez un formulaire T4A-TR pour enregistrer ces dépenses.

Comment remplir les feuillets T4

Pour ces trois formulaires, l’ARC a des instructions générales. Remplissez chaque relevé clairement. Si votre logiciel comptable automatisé vous permet de le faire, vous pouvez saisir des noms et des montants. Certains programmes vous permettent de téléverser automatiquement vos renseignements dans le feuillet. Saisissez les montants exacts, en dollars et en cents, de tout ce que vous avez payé à l’employé, sauf pour les montants des rajustements de pension. Saisissez-les en dollars seulement. Ne saisissez pas de tirets, de signes de dollar ou de montants dans une devise autre que le dollar canadien. Si vous n’avez pas de montant à saisir, laissez la place vide.

Au plus tard le dernier jour de février chaque année, vous devez distribuer les feuillets T4 à vos employés et les soumettre à l’ARC si vous avez déduit des cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC), des cotisations au Régime des rentes du Québec (RRQ), des cotisations d’assurance-emploi (AE), Les cotisations versées au Régime provincial d’assurance parentale (RPAP) ou l’impôt sur le revenu provenant du revenu d’un employé. Vous devez également remplir un feuillet T4 pour chaque employé qui gagne 500 $ ou plus pendant l’année civile. N’oubliez pas que vous devez fournir un feuillet T4 à vos employés pour chaque province ou territoire où ils ont travaillé pendant qu’ils étaient employés de votre entreprise.

Mettez à jour les coordonnées de votre employé dans QuickBooks avant de remplir un feuillet T4 , Cela améliore la précision du relevé et évite les erreurs.

Saisissez tous les renseignements appropriés, en commençant par le nom de l’employeur et l’adresse de votre entreprise. Saisissez l’année d’imposition, la province d’emploi et le numéro d’assurance sociale du travailleur.

Vous disposez ensuite de 16 espaces vides pour de l’information, si c’est le cas. Voici quelques-unes des cases vides :

• Revenus
• Cotisations au RPC ou au RRQ
• les cotisations à l’AE.
• Impôt sur le revenu retenu sur la paie d’un employé
• Cotisations syndicales
• Dons de bienfaisance
• Les rajustements du régime de pension

Assurez-vous que toutes les cases vides sont exactes. Si vous avez besoin d’aide supplémentaire pour déclarer un avantage particulier ou un montant sur un feuillet T4, consultez ces ressources. Chacune de ces options contient des instructions détaillées sur la façon de créer et de soumettre les feuillets T4, selon la version de QuickBooks Paie que vous utilisez :

• les feuillets T4 et QuickBooks en ligne Paie , un relevé automatisé qui soumet vos renseignements à l’ARC.
• Feuillets T4 et QuickBooks en ligne Paie Fourni par Wagepoint , un programme qui s’intègre à QuickBooks pour vos besoins en matière de paie.
• Les feuillets T4 et QuickBooks Desktop Payroll , fonctionnent pour les versions de QuickBooks Desktop au lieu de la version en ligne.

L’ARC pourrait vous demander votre code d’accès Web durant le processus de traitement T4. Si vous n’avez pas encore de comptable, vous pouvez en demander un sur le site Web de l’ARC.

Comment remplir les feuillets T4A

Vous devez distribuer les feuillets T4A au plus tard le dernier jour de février suivant l’année où vos employés ont gagné leur salaire. Vous devez également soumettre un Sommaire T4A à l’ARC en détaillant les montants de tous les feuillets T4A que vous avez fournis. Utilisez ce relevé pour tous les secteurs d’activité sauf la construction.

D’abord, mettez à jour tous les renseignements sur les sous-traitants dans votre base de données avant de remplir les formulaires T4A. Remplissez la première section du formulaire T4A pour des renseignements généraux sur le sous-traitant et vous ou votre entreprise. Imprimez clairement les noms, les adresses et l’année civile. Ou bien, utilisez un logiciel pour remplir ces éléments automatiquement.

La plupart du relevé présente une liste de catégories avec des cases pré-numérotées. Commencez cette étape en remplissant le bon numéro d’assurance sociale ainsi que le numéro de compte du destinataire à l’endroit indiqué. Assurez-vous d’exclure les montants que vous avez payés pour la TPS/TVH lorsque vous consignez les frais pour services rendus. La dernière section contient des espaces vides pour d’autres renseignements non couverts dans les sections précédentes. Ici, vous ajoutez des numéros de code pour d’autres types de paiements. Veillez à ne pas répéter les renseignements précédents. Vous pourriez devoir utiliser un deuxième feuillet T4A dans les situations de paiement qui couvrent plus de 12 codes.

Remplir les feuillets T4A-TR

Utilisez les feuillets T4-NC pour tous les montants payés aux non-résidents, aux sociétés de personnes et aux sociétés par actions pour les services qu’ils ont fournis au Canada et qui n’ont pas fourni de services dans le cadre de leur travail ordinaire. Dans le cas contraire, si vous avez payé des frais à une entreprise pour un projet, mais que cette entreprise ou cette entité n’a pas son siège social au Canada, vous devez remplir un feuillet T4A-TR. Si vous avez versé un revenu régulier aux non-résidents, comme un traitement horaire, utilisez un feuillet T4, qu’il s’agisse d’employés temporaires ou permanents.

Remplissez ces sections des feuillets T4A-TR de manière aussi précise que possible :

• Année
• Code du destinataire pour un individu, une société, une autre entité ou un organisme gouvernemental
• Numéro d’assurance sociale ou d’entreprise (NIF) de votre entreprise
• Numéro d’entreprise étranger, tel que le numéro d’assurance sociale ou le NIF de l’IRS
• Ville et province où l’entité a rendu ses services
• Nombre de jours que l’entité a passé au Canada
• Indicatif de pays du résident, utilisé à des fins d’identification
• Code d’activité économique du non-résident, également utilisé à des fins d’identification
• le revenu brut et les frais que vous avez payés à l’entité
• Frais de déplacement
• Tout impôt sur le revenu que vous avez déduit

Si vous prévoyez remplir plus de 50 formulaires par année, y compris les trois formulaires, vous devez les soumettre par voie électronique auprès de l’ARC. Vous pouvez utiliser des formulaires Web qui remplissent des renseignements au fur et à mesure. Vous pouvez également connecter logiciel de paie , comme QuickBooks en ligne, afin de faciliter la production de ces feuillets pour assurer l’exactitude et la précision au moment de l’impôt. QuickBooks en ligne peut vous aider à maximiser vos déductions fiscales. Profitez davantage de vos revenus dès aujourd’hui!