Principes essentiels de tenue de comptes et de comptabilité

Certaines personnes peuvent seulement envisager d’ajouter des machines et des bilans lorsqu’elles pensent à la comptabilité, mais le processus est bien plus complexe. Si vous tenez les documents comptables d’une petite entreprise, il y a plusieurs principes qui vont au-delà des chiffres. Apprenez les notions de base de la tenue de livres et de la comptabilité.

Principes de correspondance pour les revenus et les dépenses

Le principe de correspondance consiste à enregistrer les dépenses dans la même période que les revenus que les dépenses permettent de gagner. Par exemple, envisagez la façon dont votre entreprise comptabilise ses achats d’immobilisations comme des immeubles, de l’équipement, des ordinateurs et d’autres achats importants. Au lieu de déclarer la totalité du coût d’un actif lors de l’achat, votre entreprise comptabilise les dépenses graduellement au fil du temps. Lorsque vous achetez un bien coûteux, cet actif peut vous aider à générer des revenus pour les années à venir. Si vous comptabilisez la dépense au moment de l’achat, vous ne l’appariez pas au revenu qu’elle rapporte. La comptabilisation de ces achats au fur et à mesure que vous gagnez des revenus permet d’obtenir une image plus précise de la situation financière et de la santé actuelles de votre entreprise.

Principe de conservatisme

En tant que principe comptable, le conservatisme fait référence au fait de conserver des documents financiers qui créent une image très conservatrice des profits de votre entreprise. Pour obtenir un portrait conservateur, vous n’enregistrez pas les revenus et les ventes avant qu’ils ne se produisent réellement. Les entreprises qui n’utilisent pas le conservatisme peuvent avoir des bilans trompeurs. En règle générale, si vous voulez adopter le conservatisme dans vos stratégies de comptabilité, vous devez enregistrer les dépenses et les passifs le plus tôt possible, même s’il y a une chance de ne pas les encourir dans le futur. D’autre part, vous ne devriez comptabiliser les actifs et les revenus que lorsque vous êtes certain du paiement de l’article.

Par exemple, si vous vendez 10 widgets à l’entreprise X, vous n’enregistrez pas la vente avant de recevoir le paiement pour les 10 widgets. Il est possible que l’entreprise X retourne quelques widgets ou ne paie pas la facture. Donc, si vous avez enregistré des revenus au moment de la vente, vous n’avez pas une vue d’ensemble de vos finances.

Reconnaissance des revenus

Vous voudrez peut-être faire particulièrement attention à la manière dont vous comptabilisez les revenus. Si vous voulez que vos documents comptables reflètent une image précise de la santé financière de votre entreprise, n’enregistrez pas les revenus avant d’avoir été payé.

Par exemple, si votre système de traitement des paiements par carte de crédit prend trois jours pour traiter les paiements, n’incluez pas ces revenus dans votre comptabilité tant qu’ils ne sont pas déposés dans votre compte bancaire. Par exemple, imaginez que vous accordez un crédit à un certain nombre de clients. Sur papier, vous réalisez beaucoup de ventes et réduisez vos stocks en conséquence. Si vous le souhaitez, vous pouvez consigner les revenus de ces ventes, mais ce n’est pas une approche à la tenue des comptes très conservatrice. En fait, dans cette situation, votre entreprise a de faibles revenus mais est riche en argent. Pour avoir des comptes plus précis, attendez et enregistrez les revenus au fur et à mesure que vos clients remboursent leurs lignes de crédit.

Entité en activité

On peut dire qu’il y a entité en activité lorsqu’une entreprise peut continuer ses activités indéfiniment. Si votre entreprise est une entreprise en activité, vous pouvez vous sentir à l’aise d’enregistrer les dépenses progressivement, comme nous l’avons expliqué ci-dessus. S’il y a des signes indiquant qu’une entreprise pourrait devoir vendre ses actifs et fermer ses portes, elle n’est plus considérée comme une entité en activité, et vous devriez adapter vos stratégies de tenue des comptes en conséquence.

Ces principes comptables et de tenue des comptes deviennent extrêmement importants lorsque vous travaillez avec des investisseurs, des prêteurs ou des actionnaires. Bien que votre entreprise ne soit pas légalement tenue d’adopter ces approches à la comptabilité, ces idées combinées permettent de créer les documents comptables les plus précis possibles pour votre petite entreprise.

Bien qu’il soit bon de commencer à connaître les termes et les principes de comptabilité et de tenue de comptes, vous devez garder vos comptes en ordre. Cela signifie que vous devez consigner tous les éléments au même endroit. Veillez à l’exactitude et à la mise à jour automatique de vos comptes. Changez dès maintenant la façon dont vous gérez vos finances.