March 12, 2021 fr_FR Facture, devis, déclaration de TVA, impôts… Découvrez la durée de conservation des documents comptables en fonction de leur nature. https://quickbooks.intuit.com/cas/dam/IMAGE/A73hqJC4F/duree-conservation-document-comptable.jpg https://quickbooks.intuit.com/fr/blog/comptabilite/conservation-documents-comptables/ Quelle durée de conservation des documents comptables ?

Quelle durée de conservation des documents comptables ?

Par L'Equipe QuickBooks March 12, 2021

Factures, relevés bancaires, contrats, registres… Il n’est pas toujours simple de savoir combien de temps on doit conserver les papiers importants. Selon le domaine concerné (documents comptables, RH, fiscaux, etc.) la durée minimale de conservation varie : elle peut aller de 1 an à une durée… illimitée !

Les enjeux de la conservation des documents comptables

Respecter les délais de conservation des documents vous permettra de disposer de preuves en cas de litige éventuel avec le fisc, un client, un fournisseur, etc. QuickBooks vous aide en vous faisant un rapide tour d’horizon des principaux types de documents passant sur votre bureau d’entrepreneur.

Conservation des factures et des pièces commerciales

  • Contrat et correspondance avec un fournisseur ou un client : 5 ans

C’est la durée au terme de laquelle, sauf prescriptions spéciales plus courtes, les obligations d’un commerçant sont prescrites, que le co-contractant soit un commerçant ou un non-commerçant.

  • Contrat électronique dont le montant est supérieur à 120 euros : 10 ans

Le professionnel doit également garantir l’accès au document à son co-contractant si celui-ci en fait la demande. Si le montant est inférieur à 120 euros, c’est à l’acheteur de conserver les documents.

  • Conservation des factures

Consultez notre article dédié sur la conservation des factures ! La conservation concerne les factures au format papier mais aussi les factures électroniques ! Et pour régler le problème de la conservation des factures, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation en ligne pour les envoyer à vos clients : automatiquement archivées et sécurisées en ligne, il ne sera pas nécessaire de les imprimer en format papier.

Délais de conservation des pièces fiscales

Les délais applicables aux justificatifs fiscaux courent à compter de l’année d’imposition.

  • Impôts sur le revenu et sur les sociétés : 3 ans

Tous les justificatifs utiles doivent être conservés, notamment pour faire valoir vos droits en cas de contrôle par l’administration fiscale.

  • BIC, BNC et BA en régime réel : 2 ans
  • Impôts locaux : 1 an
  • CFE, CVAE : 3 ans
  • TVA : 3 ans

Combien de temps doit-on conserver sa comptabilité ?

Les délais applicables aux documents comptables courent à compter de la clôture de l’exercice. Pour ne plus vous poser la question, vous pouvez choisir un logiciel de comptabilité dans lequel toutes ces pièces seront centralisées et archivées en ligne automatiquement.

  • Factures émises ou reçues : 10 ans
  • Bons de commande, bons de livraison, bons de réception : 10 ans
  • Livre comptable et registre comptable : 10 ans

Conservation des pièces RH

  • Registre unique du personnel : 5 ans

Ce délai court à compter du départ du salarié.

  • Bulletins de paie (et tous les documents concernant les salaires, les primes, les indemnités et les soldes de tout compte) : 5 ans
  • Données individuelles (contrat de travail, convocation à un entretien, lettre de licenciement, etc.) : illimité

La conservation de ces pièces concernant la gestion du personnel permet notamment de prévenir un éventuel litige devant les prud’hommes.

  • Charges sociales et taxe sur les salaires : 3 ans

Tous les justificatifs liés à ces éléments doivent être conservés pendant cette durée.

  • Documents liés aux accidents du travail : 10 ans

C’est la période au terme de laquelle l’action en responsabilité de la victime est prescrite.

Conservation des pièces administratives, judiciaires et d’assurance

Dans ce cas, c’est plus simple : la durée de conservation est illimitée !

Papiers à conserver : ce ne sont plus des « papiers »

Aujourd’hui, si les contrats ou les documents importants sont encore édités et conservés au format papier, la plupart des documents de gestion (factures, devis, bon de commande) sont déjà au format électronique. Tous les documents seront bientôt dématérialisés.

Les signatures électroniques permettent désormais de ne plus passer par la case « impression », même pour les documents essentiels. Et ils sont désormais stockés et archivés sur des serveurs sécurisés !

Avec des solutions complètes de gestion en ligne, vos documents sont dématérialisés, accessibles en ligne à tout moment et conservés indéfiniment (et la sécurité et la pérennité des données sont garanties). Vous n’avez pas encore de logiciel de facturation en ligne ? Essayez QuickBooks !

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Julien Romary

Expert QuickBooks

✉️ julien_romary@intuit.com – 📞 0805 220 189

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