Gérant ou mandataire social, quelles règles pour les notes de frais ?

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Afin d’éviter les dérives et les abus, la loi encadre très précisément la façon dont les frais engagés par le gérant d’une entreprise peuvent lui être remboursés. Votre ami l’Expert-Masqué vous aide à y voir plus clair en se penchant sur les règles qui entourent les notes de frais des dirigeants !

 

Il existe, tout d’abord, trois conditions cumulatives à respecter. Tout d’abord, les frais doivent avoir été engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Ensuite, ils doivent être prouvés par un justificatif (une facture par exemple, avec reçu de carte bancaire). Enfin, ils doivent faire l’objet d’une demande de remboursement à l’euro près.

 

Les frais de déplacement constituent les cas les plus « classiques » des remboursements de frais. Citons par exemple les indemnités kilométriques, les frais de péage, le parking, l’hôtel, les titres de transport (train, avion…), les frais de repas, le carburant, l’entretien courant du véhicule… S’agissant des repas, attention : si les remboursements annuels dépassent la (coquette) somme de 6 100 euros (soit un repas par jour ouvrable pendant un an, à 25 euros), il vous faudra les déclarer sur le relevé annuel des frais généraux.

 

En principe, ces remboursements ne sont pas imposables. En revanche, n’espérez pas vous faire payer une amende par l’entreprise : il s’agit toujours d’un procès-verbal adressé à titre personnel, et vous pouvez toujours courir pour faire croire que vous avez grillé un feu dans l’intérêt de votre entreprise…