B.A.BA : que doit comporter une fiche de paie en 2016 ?

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« Tout travail mérite salaire », dit l’adage. En bons entrepreneurs que nous sommes, complétons-le (et améliorons-le aussi, au passage) : « Si tout travail mérite salaire, tout salaire mérite fiche de paie. » Mais justement, que doit comporter o-bli-ga-toi-re-ment une fiche de paie en 2016 ? Comment remettre ce document aux salariés ? Y a-t-il des mentions interdites  ? L’ère de la dématérialisation a-t-elle touché les fiches de paie ? Vous trouverez toutes les réponses à ces questions, et à d’autres que vous pourriez vous poser, dans notre dossier !

 

La fiche de paie, c’est pour qui ?

Commençons par la base, l’évidence qu’il n’est jamais mauvais de rappeler, surtout quand une erreur peut entraîner une amende ou un petit tour aux Prud’hommes, un tribunal jamais tolérant avec les « Ah oui c’est obligatoire ? Je ne savais pas votre Honneur ! ». La fiche de paie, ou « bulletin de salaire » selon la terminologie que vous préférez, doit être remise à toutes les personnes salariées de votre entreprise, quels que soient le montant et la nature de leurs rémunérations, ou bien la forme, la nature et la validité des contrats. Il en est de même pour les salariés qui auraient plusieurs employeurs : à partir du moment où ils ont un « petit » contrat chez vous, ils doivent recevoir une fiche de paie !

 

Les mentions obligatoires d’un bulletin de salaire…

Retenez votre souffle, pour produire une fiche de paie réglementaire en 2016, il y a « quelques » mentions à indiquer obligatoirement. Il s’agit :

  • du nom et de l’adresse de l’employeur (voire de la désignation de l’établissement dont dépend le salarié) ;
  • des références de l’Urssaf auquel vous versez les cotisations de Sécurité sociale, du numéro de Siret et du numéro du code Naf ;
  • de l’intitulé de la convention collective applicable ;
  • du nom et du prénom du salarié, avec mention de son emploi et de sa position dans la classification conventionnelle ;
  • de la période correspondant au bulletin de salaire ;
  • du nombre d’heures correspondant au salaire versé, avec distinction des heures payées au taux normal et des heures supplémentaires ;
  • de la nature et du volume du forfait auquel se rapporte le salaire, uniquement pour les salariés sous convention de forfait ;
  • de l’indication de la nature de la base de calcul du salaire si celle-ci n’est pas la durée du travail ;
  • de la nature et du montant des accessoires de salaire qui sont soumis aux cotisations salariales et patronales (primes, avantages en nature…) ;
  • du montant de la rémunération brute du salarié ;
  • de la nature, l’assiette, le taux et le montant des cotisations salariales : Sécurité sociale (maladie, vieillesse), assurance chômage, retraite, AGFF, APEC, régime de prévoyance et de frais de santé et régime de retraite supplémentaire ;
  • du montant de la somme nette perçue par votre salarié, avec mention de la date de paiement ;
  • des dates de congés payés, avec le montant de l’indemnité correspondante lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie ;
  • du montant de la prise en charge des frais de transport personnels ou des frais de transport public ;
  • d’une mention indiquant au salarié qu’il doit conserver le bulletin de paie sans limitation de durée.

 

… les mentions facultatives…

Depuis peu, les fiches de paie ont été simplifiées. Ainsi, il n’est plus obligatoire d’y indiquer le montant des cotisations patronales de Sécurité sociale. Attention cependant, vous devez remettre à votre salarié un récapitulatif annuel de ce montant, entre la fin d’année civile et le début de l’année suivante — ou lors du départ du salarié en cas de rupture du contrat de travail.

 

… et les mentions interdites

Petit point syndical : vous ne pouvez pas mentionner sur le bulletin de salaire l’exercice du droit de grève, ni les fonctions de représentant du personnel occupées par les salariés. Par ailleurs, la nature et le montant de la rémunération liés au fait d’être délégué du personnel sont des mentions qui doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie, pas sur la fiche de paie en elle-même.

 

Remettre une fiche de paie

Ça y est, votre fiche de paie comporte toutes les mentions obligatoires notées précédemment ? Et aucune de celles qui sont interdites ? Il ne reste plus qu’à la remettre à votre salarié. Pour cela, la loi est assez détendue, puisqu’elle prévoit plusieurs façons autorisées de transmettre cette feuille de papier :

  • en main propre (« Tenez Jean, votre bulletin de salaire. Bon boulot au fait ! ») ;
  • par courrier (« Veuillez trouver ci-joint », etc.) ;
  • par voie électronique. Dans ce dernier cas, deux points de vigilance : votre salarié doit avoir donné son accord, et l’envoi des bulletins de salaire doit se faire dans des conditions « de nature à garantir l’intégrité des données », dit la loi.

Ne soyez pas tête-en-l’air s’agissant des fiches de paie : elles doivent être remises à chaque paie, que ce soit par quinzaine, par mois… En cas de manquements constatés — par exemple par un tribunal des Prud’hommes —, vous pouvez être condamné à des dommages-intérêts et à une amende pénale.

 

Fiche de paie : la Foire aux questions

Il vous reste encore des questions sur l’établissement d’une fiche de paie ? Vous trouverez les réponses dans les lignes qui suivent. Ainsi, que se passe-t-il si…

  • … le contrat de mon salarié se termine hors de la périodicité traditionnelle ?

➤ En cas de rupture du contrat de travail (démission, fin de contrat, licenciement…), le bulletin de salaire doit être remis à la date de fin du contrat.

 

  • … mon salarié est absent lorsque je veux lui remettre sa fiche de paie ?

➤ Il ne suffit pas de se dire « Bah, il passera la prendre à l’occasion ». Vous êtes tenu de le lui faire parvenir « par tout moyen ». Par courrier par exemple !

 

  • … mon salarié a perdu son bulletin de salaire ?

➤ Vous pouvez lui en faire parvenir une copie. « Pouvez » et non « devez » parce que ce n’est pas obligatoire — c’est juste « sympa », dirons-nous.

 

  • … l’administration me demande de fournir une copie du bulletin de salaire de Jean du mois d’avril 2013, mais que je n’en ai pas de copie ?

➤ Il va falloir trouver une solution, et vite. Tout employeur est tenu de conserver un double de chaque bulletin de salaire émis pendant au moins 5 ans.

 

Vous disposez là de toutes les clés pour établir un bulletin de salaire dans les règles de l’art.