7 conseils en facturation pour être payé dans les temps

« Salut Lorenzo, ça va ? Les affaires vont bien ? C’est un joli petit commerce que tu as là. Tu dois dormir sur tes deux oreilles en sachant qu’il tourne aussi bien... ce serait vraiment dommage qu’il lui arrive quelque chose. Tiens, d’ailleurs, tu sais que tu es en retard sur le paiement ? Ça m’oblige à passer par chez toi demain, alors que je comptais emmener mon petit Lucas manger une glace après l’école. Priver un enfant de sa glace… Quelle tristesse. On se voit demain donc. Tu me feras cadeau de ton plus joli panettone… et n’oublie pas l’enveloppe. Ciao. »

Certains entrepreneurs ont peut-être secrètement rêvé de cette scène au cours d’une sieste fiévreuse, alors qu’ils étaient rongés par l’attente du paiement d’un client. Pourtant, ce genre de menaces sournoises, aussi efficaces soient-elles, n’ont guère leur place ailleurs que dans les films de Scorsese ou dans Les Soprano. Dans la vraie vie (si nous partons du principe que vous n’avez rien d’un mafieux), l’épineux problème de la facturation, source de tant de déséquilibres de trésorerie – et à l’origine d’une faillite sur deux ! –, peut être géré efficacement moyennant quelques outils simples et... entièrement légaux.

1/ Gérer efficacement la facturation

Vous faire payer est le seul moyen d’arriver à pérenniser votre activité. Partant de ce constat, il est indispensable d’ériger en priorité la gestion de vos factures. Cet aspect de l’entreprenariat peut parfois s’avérer aussi technique que chronophage, surtout pour ceux qui ne sont pas rodés à l’exercice. Le recours à un expert-comptable peut alors se révéler des plus précieux. Mais il existe également des solutions en ligne, substituables ou complémentaires, permettant de faciliter et d’écourter considérablement la tâche, comme le logiciel de facturation QuickBooks.

2/ Communiquer avec le client en amont

Poser les bases dès le départ permet d’éviter les mauvaises surprises. Essayez donc d’organiser une rencontre ou à défaut un échange avec les responsables en charge du paiement de l’entreprise cliente. Tentez d’en comprendre les circuits internes et les méthodes existantes autour de l’acte de paiement. En contrepartie, clarifiez aussi auprès d’eux vos conditions de paiement, afin que chacun des acteurs sorte de cet entretien en sachant à quoi s’attendre. Cette mise au point sera perçue comme un signe de professionnalisme et pourrait éviter certains prétextes de retard qui jouent souvent sur des zones d’ombre mal éclaircies au préalable.

3/ Anticiper les motifs de retard

Avant la date de facturation prévue, prenez contact avec votre client afin de prévenir un certain nombre de problèmes, qui pourraient plus tard être évoqués comme autant de motifs de retard de paiement. Assurez-vous donc que votre client dispose des documents nécessaires, qu’il n’a pas rencontré de problème avec votre produit / service ou que les personnes en charge du paiement sont bien averties des délais.

4/ Multiplier les relances téléphoniques

Beaucoup de jeunes dirigeants se montrent frileux à cette perspective ; il s’agit pourtant d’un des aspects de la relation client, peut-être pas le plus agréable... mais absolument nécessaire. Il ne s’agit ni d’implorer ni encore moins d’agresser votre interlocuteur, mais de créer un espace de compréhension mutuelle. Ceci afin de déterminer pourquoi les événements ne suivent pas le fil qui avait été établi conjointement. Avoir recours à une lettre de relance n’est en revanche d’aucune utilité ou presque, les statistiques ayant démontré qu’elle déclenchait un paiement dans moins de 2 % des cas !

5/ Détailler son préjudice

Si un client rechigne à vous payer malgré vos premiers rappels effectués sous la forme de prise d’informations, n’hésitez pas à détailler auprès de lui votre préjudice. Tant qu’elle n’est pas formulée sur un ton trop culpabilisateur, cette méthode peut faire prendre conscience à votre interlocuteur qu’il ne s’agit pas d’une simple question de principe mais d’une menace réelle pour votre structure et donc pour le maintien de votre collaboration. Quantifiez donc les coûts engendrés par ce retard qui lui est imputable : « Ce retard de paiement a créé un décalage de trésorerie de X euros, qui s’est lui-même répercuté par un affacturage à hauteur de Y euros, une somme que mon entreprise ne peut se permettre d’absorber sans dommages. »

6/ Facturer les pénalités de retard

Si cette pratique risque de ne pas être au goût de votre client, elle reste un moyen de pression efficace pour une entreprise qui mettrait en péril la vôtre par sa propension à accuser de larges retards de paiement. Vos conditions générales de vente doivent indiquer les modalités d’application et le taux d’intérêt des pénalités dues en cas de retard de paiement. N’hésitez pas à rappeler à votre client, dès l’envoi de la facture, que tout jour de retard de paiement sera sanctionné d’une pénalité, celle-ci ne représentant ni plus ni moins que la refacturation des potentiels préjudices financiers qui vous seraient causés.

7/ Prévoir des recours légaux

Si, malgré toutes vos relances et vos avertissements du risque de cessation de collaboration, votre client se refuse toujours à payer, il existe naturellement des recours juridiques. Vous devrez d’abord adresser un courrier recommandé de mise en demeure en forme d’ultimatum, stipulant votre volonté de saisir le tribunal en cas de non-paiement de la facture et des pénalités de retard accumulées. Fixez une date limite de paiement au-delà de laquelle, si votre client ne vous a toujours pas payé, vous devrez adresser une requête au tribunal (CERFA 12 948) pour que celui-ci rende une ordonnance d’injonction de payer.

Une raison de plus de traiter vos factures avec la plus stricte rigueur, puisque ces dernières seront scrutées de près par le tribunal en cas d’enclenchement d’une telle procédure. On ne vous souhaite évidemment pas d’en arriver là, mais certaines entreprises irresponsables ne vous laisseront peut-être pas le choix !

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