Quel est le point de départ du calcul des pénalités de retard ?

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Qu’ils proviennent de difficultés financières ou de simples étourderies (la fameuse facture qui se noie dans la pile sur le coin du bureau…), les retards de paiement sont fréquents dans la vie d’un entrepreneur. Malheureusement, il faut aussi que tout le monde fasse attention à sa trésorerie… et impose des pénalités de retard ! Quel est le point de départ à prendre en compte pour calculer ces pénalités ?

Pourquoi des pénalités de retard ?

Quand vos clients tardent à régler les factures qu’ils vous doivent ou qu’ils vous paient en retard, vous pouvez (et c’est conseillé) calculer des pénalités de retard qui s’ajouteront au montant initial de la facture. Ces pénalités de retard ont plusieurs fonctions, elles permettent notamment :

  • d’« éduquer » vos clients, afin qu’ils vous paient dans les temps ;
  • de compenser le coût d’un retard de paiement ;

Mais alors, comment calculer ces pénalités et à partir de quel moment doit-on considérer que le paiement a du retard ? Depuis la loi de modernisation de l’économie (LME) du 4 août 2008, les pénalités de retard sont applicables dès le dépassement du délai contractuel de paiement.

Une durée simple à calculer… en fonction du mode de paiement !

Afin de calculer le nombre de jours de retard de paiement, il vous suffira de calculer la différence entre la date du jour et la date d’échéance de la facture. Attention toutefois à bien prendre en compte le jour de l’envoi du règlement stipulé par le cachet de la poste, et non son jour de réception !

La prise en compte de la durée du retard dépend également du mode de paiement :

  • en cas de paiement comptant : l’acheteur est censé payer le jour de la livraison, les dépassements commencent donc dès le lendemain de celle-ci ;
  • en cas de paiement par chèque : le dépassement du délai de paiement est déterminé en fonction du jour de réception du chèque par le vendeur, sous réserve de son encaissement ;
  • en cas de paiement par effet de commerce : la date à prendre en considération est celle qui est inscrite sur le billet à ordre ou la lettre de change, sous réserve d’un encaissement dans la limite des délais réglementaires.

Il est important de définir, dans vos CGV, les modalités de paiement ainsi que les pénalités de retard éventuelles. Vous pouvez également proposer des petites réductions pour les clients qui paient en avance, afin de garder votre trésorerie à flot. QuickBooks peut vous aider à gérer votre facturation en ligne, en automatisant l’envoi des factures, et vous permettre d’afficher les factures en retard afin d’optimiser l’envoi des relances et le calcul des pénalités éventuelles. Rappelez-vous, nous vous avions déjà donné des conseils pour optimiser le paiement des factures clients.

Crédits image : Photoroyalty - Freepik