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Bonnes pratiques au sein des cabinets : les tendances pour l'avenir

Par Matthieu Messiet August 28, 2020

Les événements des derniers mois ont profondément changé la relation avec certaines technologies, notamment celles permettant le travail collaboratif.

Alors que les cabinets d’expertise comptable et leurs clients ont été obligés de s’adapter à un environnement totalement différent, de nouvelles pratiques ont pu voir le jour ou se sont accélérées.

Retour sur un webinar animé par Christophe Gasior, responsable partenariats chez QuickBooks, avec les témoignages de Florent Souplet, référent digital chez CTN France et Fabien Corneillie, expert-comptable associé chez CTN France.

Qu’est-ce qui a changé dans l’organisation des cabinets d’expertise comptable ?

Fabien Corneillie : Chez CTN France, nous avançons sur la question de la transition digitale depuis déjà quelque temps. Nous étions donc un peu en avance puisque le télétravail était déjà possible avant le confinement. Beaucoup d’outils numériques dont QuickBooks et la récupération dématérialisée des pièces comptables avaient déjà été mis en place auprès d’une bonne partie de nos clients. Même le dossier de travail interne au cabinet était dématérialisé.

Ces outils de digitalisation, en complément de l’existence de serveurs qui autorisaient la connexion à distance, ont facilité la continuité de l’activité durant le confinement.

Au niveau régional, nous avons aussi réalisé un sondage en ligne qui a recueilli près de 220 réponses de confrères dans toute la France. La plupart des répondants se sont très vite mis en mode télétravail dans le cadre du confinement.

Florent Souplet : Au cours des derniers mois, il y a eu un vrai boost au niveau des outils collaboratifs qu’on a pu mettre en place. Le besoin de récupérer les pièces de manière dématérialisée s’est imposé puisqu’il était devenu compliqué, pour ne pas dire impossible, d’aller les récupérer chez les clients.

C’est valable aussi pour les outils collaboratifs comme QuickBooks que nous mettons en place de plus en plus régulièrement chez nos clients. Cela nous permet de mieux les accompagner.

Au niveau des collaborateurs, de nombreux changements ont été effectués dans l’organisation des espaces de travail. Il faut y ajouter les échanges et la mise en place du travail à distance avec des outils comme Teams (Microsoft) qui ont remplacé les échanges et les réunions en face à face.

Comment maintenir la cohésion et la dynamique d’équipe ? Est-ce plus compliqué de manager à distance ?

Fabien Corneillie : Nous avions mis en place depuis peu Office 365 qui contient l’outil Teams. Rarement utilisé avant le confinement, il a été rapidement déployé pour garder le contact audio et vidéo avec les équipes. La vidéo a son importance pour l’ensemble de l’équipe, que ce soit pour des échanges individuels ou pour tout le cabinet.

C’est mieux que le téléphone et les emails, même si cela ne remplace pas le contact direct en présentiel. Le problème s’est surtout posé pour les collaborateurs les moins autonomes.

Quelles perspectives ouvrent ces technologies pour l’avenir du cabinet ?

Florent Souplet : Si les cabinets ont été obligés d’utiliser ces technologies pendant un temps, elles ne doivent pas être laissées de côté à présent. Je pense vraiment qu’il faut anticiper les prochains événements.

L’avantage c’est que nous avons désormais les outils adéquats et que les mentalités ont commencé à changer. Même des collaborateurs qui ont toujours refusé le télétravail font cette demande aujourd’hui. Ils ont réalisé qu’il n’était plus possible de travailler comme avant.

Fabien Corneillie : Du côté du cabinet, nous en avons profité pour transformer notre propre facturation et passer du papier au mode électronique. Cela a été une grande réussite.

La signature électronique avait aussi été mise en place dès 2018 mais n’était pas toujours utilisée par tous. Certains la jugeaient parfois moins pratique, moins pertinente, moins facile.

De février 2018 à mars 2020, 700 documents ont été signés de cette manière au sein de notre cabinet. De mars 2020 à début juillet, ce sont 900 documents qui ont été signés par signature électronique. Les chiffres parlent d’eux-mêmes et c’est une avancée que les clients accueillent bien.

Quels sont les défis et les opportunités qui attendent les cabinets d’expertise comptable ?

Florent Souplet : Le but est désormais de supprimer les tâches improductives dans la collecte de données au sein du cabinet pour arriver à une véritable restitution. Cette restitution prend la forme de rapports qui augmentent la satisfaction des clients.

Fabien Corneillie : Au sein de notre cabinet, nous avions initialement (avant le Covid-19) mis en place le télétravail dans un cadre très rigide, structuré et limité. Nous allons certainement l’ouvrir. Nous y réfléchissons pour le mois de septembre avec les collaborateurs volontaires.

Le papier doit devenir l’exception et les envois dématérialisés la règle, y compris pour les plaquettes envoyées aux clients.

L’utilisation de Teams permet de réduire les emails internes pour gagner en temps et efficacité. Enfin, nous allons continuer à évangéliser nos clients pour l’utilisation des outils numériques.

Florent Souplet : Les événements des derniers mois ont aussi été une opportunité pour les cabinets. Même les collaborateurs et les clients les plus réfractaires ont vu l’intérêt des outils de travail collaboratif.

Fabien Corneillie : Un autre aspect important se trouve dans le fait qu’on ne fera pas passer nos clients sur des outils numériques s’ils ne le souhaitent pas. Il est toutefois possible de les convaincre en leur montrant des exemples et en demandant à d’autres clients de partager leur propre expérience avec eux.

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