March 10, 2020 Experts Comptables fr_FR Découvrez comment mettre en place de nouvelles procédures dans votre cabinet et modifier vos process internes, grâce aux retours d'expérience d'experts-comptables partenaires QuickBooks. https://quickbooks.intuit.com/cas/dam/IMAGE/A87oTiYNr/procedures.png https://quickbooks.intuit.com/fr/blog/experts-comptables/changer-procedures-cabinet-2/ [Experts-Comptables] Développer son cabinet en repensant ses procédures
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[Experts-Comptables] Développer son cabinet en repensant ses procédures

By Matthieu Messiet March 10, 2020

La mise en place de procédures et la standardisation des tâches routinières présentent de nombreux avantages. Elles permettent notamment d’améliorer la qualité des travaux réalisés, de rendre les résultats de ces travaux plus prévisibles et mesurables et surtout, de faciliter la mise en œuvre de la stratégie du cabinet.

Un processus d’entreprise aide ainsi à définir les différents travaux à réaliser et les étapes à respecter pour obtenir le résultat souhaité et la bonne réalisation de la mission confiée au cabinet. Il facilite aussi la mesure de la rentabilité.

Découvrez les témoignages de deux cabinets partenaires QuickBooks, qui se sont notamment appuyés sur l’automatisation des écritures comptables, et se sont engagés dans une démarche d’amélioration de la qualité de leurs travaux.

La mise en place de procédures pour développer le cabinet

L’objectif de la mise en place de procédures standardisées pour la réalisation des missions du cabinet d’expertise comptable est d’orienter le cabinet vers son avenir. 

La mise à jour régulière et la normalisation des processus doit se faire pour le cabinet du futur, par pour celui du passé.

S’assurer que tous les travaux routiniers du cabinet se terminent de manière fiable, que chacun des travaux à réaliser fait l’objet d’une réponse appropriée et que les bonnes décisions sont prises au moment de la réalisation de ces travaux présente de nombreux avantages.

Cela permet d’obtenir des résultats plus cohérents (toutes les missions sont réalisées de la même manière et se terminent par le même résultat pour le client), des résultats mesurables en termes de rentabilité et d’intégrer plus facilement de nouveaux collaborateurs ou associés du cabinet.

Cela implique qu’experts-comptables et associés renoncent parfois à leurs préférences personnelles pour l’efficacité et l’efficience de leurs missions.

Les différentes procédures pourront ensuite être décrites en schémas et organigrammes pour une meilleure transmission aux collaborateurs.

Chez Dafinity, c’est toute l’organisation du cabinet qui a peu à peu été modifiée. Aujourd’hui, « des responsables de dossiers experts-comptable et experts-comptables stagiaires, en contact direct avec les clients, travaillent avec des gestionnaires (et non des comptables) qui s’occupent de l’intégration des écritures comptables dans les différents outils » témoigne Franck Laumon, expert-comptable. 

Certaines tâches chronophages ont été repensées. C’est le cas « des relances clients pour l’obtention des pièces justificatives manquantes qui sont faites par un salarié à temps partiel dédié à cette tâche ». Au bout de 3 relances, « les clients sont facturés 2€ par pièce manquante pour l’inciter à respecter les règles ». 

Chaque dossier devient ensuite « un mini-projet avec une pré-comptabilité sur des outils tels que Quickbooks pour une intégration régulière des flux et une utilisation plus régulière ». Cette organisation différente permet de répondre plus rapidement aux besoins des clients, par exemple lorsqu’ils doivent lever des fonds.

L’amélioration de la qualité des travaux avec la mise en place de procédures

L’amélioration des procédures internes, l’accélération des travaux et le fait de les rendre plus uniformes permet généralement d’accélérer le développement du cabinet d’expertise comptable.

Lorsque les travaux les plus routiniers sont réalisés plus rapidement grâce à la force de l’habitude et de manière plus qualitative, il devient plus facile de libérer du temps pour répondre aux sollicitations des clients

Cette amélioration de la qualité des travaux ne se fera pas du jour au lendemain. En aucun cas, il ne s’agit d’adapter le cabinet à de nouvelles procédures. Il s’agit d’abord d’adapter les procédures aux besoins du cabinet, puis de les mettre à jour au fur et à mesure. C’est le début d’une démarche qualité et d’une orientation vers la stratégie du cabinet.

Pour Thomas Huilier, responsable de projet au sein du réseau de cabinets indépendants Cinqplus, « La force d’une entreprise réside dans ses processus et ses Hommes ». 

Lorsque l’on met en place des procédures, il faut généralement commencer par faire un état des lieux des processus qui existent, qu’ils soient formalisés ou non.

« Ce partage des processus peut aller à l’encontre de la culture libérale et la remontée des non-qualités, être mal vécue par les collaborateurs ».

Le cabinet s’est orienté vers la démarche qualité AFAQ ISO 9001 pour « mieux orienter les processus vers les clients ».

Aujourd’hui, ils « poursuivent cette démarche en interne avec l’aide d’un responsable qualité et s’orientent vers la recherche d’une démarche encore plus innovante, au service du client ».

Peu à peu, les procédures mises à jour et améliorées permettront de suivre et de mettre en œuvre, la stratégie à moyen et long terme du cabinet d’expertise comptable, tout en améliorant l’expérience client.

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