March 12, 2020 Experts Comptables fr_FR L’organisation en cabinet, c’est la clé respecter les deadlines. Découvrez tous nos conseils être efficace et prioriser au mieux vos tâches de la semaine ! https://quickbooks.intuit.com/cas/dam/IMAGE/A4FkAwU9J/organisation-deadline-cabinet.jpg https://quickbooks.intuit.com/fr/blog/experts-comptables/comment-respecter-les-deadlines/ [Expert-comptable] Comment s’organiser pour respecter les deadlines ?
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[Expert-comptable] Comment s’organiser pour respecter les deadlines ?

By Matthieu Messiet March 12, 2020

Pour un cabinet d’expertise comptable, la clé du succès se trouve dans les détails. Proposer les meilleures prestations à vos clients, produire les analyses les plus précises, relever le moindre point d’amélioration possible… C’est bien, mais faire tout cela en respectant les deadlines, c’est mieux ! Vous voulez savoir comment procéder ? Voici nos meilleures astuces pour parvenir à ne pas prendre de retard au quotidien !

Définir un périmètre : à tâches bien définies, temps gagné

Il peut être compréhensible de prendre du retard si les tâches qui vous attendent n’ont pas été définies convenablement en amont. Répondez à quelques questions basiques avant de vous lancer dans un dossier, histoire d’éviter les allers-retours dans les archives.

  • Quel est l’historique de mon client ?
  • A-t-il fait de gros investissements ces dernières années ?
  • Sur quel marché évolue-t-il ? Quelles sont ses caractéristiques ?
  • Que dois-je faire pour répondre à sa demande ?
  • De quels documents vais-je avoir besoin ?
  • Quelles sont les questions à lui poser éventuellement ?

Ne mélangez pas tout

C’est une règle d’or en matière de gestion des tâches : on ne commence pas un travail avant d’avoir fini le précédent. Veillez à toujours l’appliquer pour éviter de vous disperser mentalement. Il n’y a rien de pire pour l’efficacité que de devoir se remettre en mémoire à plusieurs reprises les caractéristiques d’un client parce que l’on a étalé son étude sur trois jours au lieu de la faire sur une seule journée !

Avec des rappels automatiques, plus d’oublis

Lorsque l’on gère un cabinet d’expertise comptable, ou que l’on s’occupe de la production comptable de plusieurs clients importants, il est tout à fait compréhensible d’oublier un rendez-vous, un rendu, un appel… Bref, rares sont ceux dont la mémoire est infaillible. Le mieux, c’est de mettre en place des rappels automatiques, via Google Agenda ou votre smartphone par exemple. Utilisez Siri ou Google Now, dites « Rappelle-moi d’appeler Martin à 10 heures le 8 », et votre rappel automatique est prêt !

Re-priorisez chaque matin

Chaque jour a ses priorités. Prenez le temps de redéfinir les dossiers les plus importants. Cela vous évitera de vous disperser et de rater un rendu capital pour l’un de vos clients.

Pensez à vos process

Ne pas rater une deadline, c’est aussi une histoire de process, c’est-à-dire d’organisation des tâches et des étapes à accomplir pour les boucler. Établissez donc un process détaillé, et enregistrez-le quelque part. N’oubliez pas de le mettre à jour au fur et à mesure de l’avancée de votre projet, afin de savoir ce qu’il vous reste à accomplir.

Travaillez en équipe dans les meilleures conditions

Dans un cabinet d’expertise comptable, rares sont les projets qui ne nécessitent pas un travail d’équipe. Mettez en place des choses pour faciliter la communication avec vos collaborateurs. Prévoyez des points réguliers sur vos avancées respectives. En bref, faites en sorte de pouvoir facilement savoir où les autres en sont, et inversement. Vous pouvez aussi utiliser une plateforme de gestion 100 % collaborative !

Accordez-vous du temps

Vous n’arrivez pas à avancer ? Vous avez peut-être besoin de faire une pause. En la matière, mieux vaut s’arrêter complètement de travailler quelques heures (pas trop non plus…) que de soupirer face à son ordinateur parce que rien n’avance. Bref, accordez-vous du temps si vous sentez que vous arrivez à saturation.

Utilisez des timers

Il existe de nombreux programmes sur Internet et sur smartphone pour vous permettre de fixer un temps « limite » pour une tâche. Le principe est simple : vous définissez un délai pour rédiger un document ou procéder à une analyse, vous lancez le timer et vous vous lancez le défi de terminer avant qu’il n’arrive à son terme. Un outil de time-tracking vous permet également de le faire. Ça n’a l’air de rien comme ça, mais c’est extrêmement motivant !

Respecter les deadlines, c’est s’assurer de ne pas être déjà sous l’eau lorsque vous aurez une urgence à gérer. Mais c’est aussi – et surtout – montrer à vos clients qu’ils sont importants. La preuve : vous respectez vos engagements et tenez vos délais !

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