se faire payer formation trésorerie

Épisode 3 : Apprendre à se faire payer

 

Bienvenue dans le troisième épisode de votre formation par email consacrée à la tréso et aux multiples façons de l’optimiser !

 

Aujourd’hui, on s’intéresse à un sujet de la plus haute importance : comment se faire payer, réclamer ses sous ou lancer une procédure contre ceux qui refusent de vous verser ce qu’ils vous doivent. Et oui, pour tout entrepreneur, l’argent reste le nerf de la guerre !

 

Rassurez-vous, votre allié l’Expert Masqué sera encore présent pour quelques conseils très pratiques. Bonne lecture !

    Bien gérer sa trésorerie : la clé de la pérennité de l’entreprise

 

Commençons par un rappel : avant même de se préoccuper de la gestion des bons et des mauvais payeurs, il est impératif de disposer d’une solide trésorerie pour assurer la pérennité de son entreprise. Il peut parfois s’écouler de longues semaines avant qu’une facture ne se transforme en monnaie sonnante et trébuchante. Et, en attendant, il faut continuer à financer ses stocks, à payer son loyer, à verser les salaires de ses collaborateurs…

Bref, il est important de surveiller votre fonds de roulement : trop bas, trop juste, mal anticipé… il risque de vous placer en situation de défaut de paiement. Son bon niveau ? Une à deux fois un mois complet de charges. De quoi être tranquille le temps de se faire payer !

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Les bons tuyaux de l’Expert Masqué : quelles sont les règles en matière de délai de paiement ?

 

Vous souhaitez vous faire payer vite et bien ? La loi encadre clairement le délai accordé à vos clients pour qu’ils vous paient. L’article L441-6 du Code de commerce le fixe à 30 jours, avec pour point de départ la date de réception de la marchandise ou celle de l’exécution de la prestation. C’est un minimum.

 

Vous pouvez aussi adopter la méthode du « 45 jours fin de mois » qui donne un peu plus de marge à vos clients. Deux manières de l’utiliser :

  • Vous prenez la date du jour, vous ajoutez 45 jours et vous allez à la fin du mois ;
  • Vous prenez la date du jour, vous allez à la fin du mois en cours et vous ajoutez 45 jours.

   Recouvrement : aux grands maux les grands moyens

 

Il arrivera que des clients ne vous paient pas. Allons plus loin : vous serez dans cette situation au moins une fois durant vos deux premières années d’entrepreneur. Il devient alors capital de réagir vite et fermement : un impayé peut avoir un impact réel sur votre fonds de roulement et vous empêcher de payer vos fournisseurs, de verser les salaires ou d’honorer d’autres contrats. Alors, comment faire payer un mauvais payeur ?

 

Étape 1 : L’email

 

Vous allez d’abord devoir relancer – en général, on débute ce processus une semaine après la date limite de paiement. Gentiment, d’abord. Contactez votre client par email, avec un ton cordial et sympathique, le même que pour vos échanges habituels. Par exemple, demandez-lui simplement s’il a bien reçu la facture du mois dernier parce que, sauf erreur de votre part, vous n’avez rien perçu. Vous pouvez aussi envoyer un mail-type : vous perdrez moins de temps et vous éviterez de donner l’impression à votre client que vous vous méfiez de lui et avez cru bon de traiter son cas de façon personnalisée… alors qu’il a peut-être tout simplement oublié de vous payer – ça arrive !

 

Étape 2 : L’appel

 

Sans nouvelles de votre client, appelez-le : peut-être connaît-il quelques difficultés financières. Un échange franc et direct pourrait aboutir à un étalement de la dette ou à l’octroi d’un délai supplémentaire pour payer.

 

Étape 3 : Les lettres de relance

 

Téléphoner à votre client n’a pas permis de mettre fin à l’impayé ? Prenez votre plus belle plume ou faites chauffer l’imprimante ! Les différentes lettres que vous enverrez serviront à constituer votre dossier de recouvrement. Gardez-en précieusement des copies !

La première, une simple lettre de relance, doit indiquer :

  • le retard du paiement, bien sûr, en se référant aux conditions générales de ventes ;
  • la somme due ;
  • la date à laquelle vous et votre client avez conclu le contrat ;
    un rappel des produits ou des prestations fournies.

Toujours pas de réponse ? Le ton va se durcir avec l’envoi d’une lettre d’avertissement ! Rappelez grosso modo les mêmes informations, mais soyez plus ferme, tout en restant cordial.

Votre client fait toujours le mort ? C’est l’heure de la lettre de mise en demeure, envoyée en recommandé avec accusé de réception ! À la différence de vos précédentes relances (mails, appels, courriers, visites en personne…), cette lettre a une valeur juridique probante : c’est une preuve du défaut de paiement de votre client. Indiquez dans cette troisième lettre qu’en l’absence de régularisation, vous serez contraint de recourir à un mandataire de recouvrement (un avocat ou un huissier de justice). La perspective de voir la relation gérée par une tierce personne et, surtout, de finir devant la loi peut pousser votre client à payer !

 

Étape 4 : l’injonction de payer

 

Là, on commence à sortir l’artillerie lourde. Votre client ne vous a pas répondu ou, pire, il vous a envoyé promener ? Obtenez une injonction de payer auprès d’un tribunal ou d’un huissier de justice. Pour cela, fournissez à votre interlocuteur toutes les pièces justificatives prouvant le bien-fondé de votre demande (bon de commande, contrat, facture impayée, mails et lettres de relance…).

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L’avis de l’Expert Masqué : jusqu’où faut-il aller ?

 

Faut-il aller jusqu’au tribunal de commerce pour obtenir d’un client ce qu’il vous doit, voire engager des frais d’avocat ? Si la somme est importante, oui !

 

Dans un bilan comptable, mieux vaut en effet une ligne « frais de représentation » qu’un trou de 3 500 € non expliqué… Rassurez-vous cependant : la plupart des clients mauvais payeurs finissent par régler leurs dettes lorsqu’ils reçoivent une injonction de payer.

Parlez-en à votre expert-comptable, qui pourra vous aider dans votre démarche.

Dernier conseil : avec Quickbooks, vous pouvez synchroniser en quelques clics le compte bancaire de votre entreprise. Idéal pour voir rapidement si certaines factures restent impayées !