La lettre de mission, ou comment contractualiser la relation avec votre expert-comptable

La comptabilité, ce n’est pas votre truc ? Ou, quand bien même ce le serait, vous ne disposez pas du temps nécessaire à lui consacrer ? Les cabinets d’expertise comptable sont là pour ça ! Mais attention, s’ils se révèlent des alliés précieux, les relations avec vos experts-comptables doivent être encadrées ! Il existe un contrat tout particulièrement prévu à cet effet : la lettre de mission. Penchons-nous sur celle-ci afin de savoir comment fixer des règles et des limites à la collaboration avec votre expert-comptable. L’attention portée à la rédaction de la lettre de mission garantit l’efficacité de la relation sur le long terme et encadre les éventuels conflits qui pourraient survenir.

La lettre de mission, qu’est-ce que c’est ?

La première chose à savoir sur la lettre de mission c’est qu’elle est… obligatoire !

La seconde, c’est qu’il s’agit d’un document dont le but (la mission !) est de formaliser la relation contractuelle entre votre expert-comptable et vous.

La troisième chose à connaître sur la lettre de mission est qu’elle possède une véritable valeur juridique et qu’elle est donc, à ce titre, opposable en cas de conflit avec votre expert-comptable (même si c'est plutôt rare).

Ce précieux document remplit par ailleurs deux principaux objectifs :

Un objectif technique

La lettre de mission sert à définir le plus précisément possible les aspects techniques de la mission que vous confiez à votre expert-comptable. Plus ces éléments seront clairement établis, plus vous éviterez les mauvaises surprises.

Un objectif organisationnel

La fonction de la lettre de mission dépasse le simple cadre contractuel. Ce document est également voué à définir les contours de la collaboration et des différentes communications que vous allez entretenir avec votre expert-comptable : qui envoie quoi, à quelle fréquence, par quel moyen, etc.

Que doit comporter la lettre de mission ?

Puisque la loi n’est pas claire en la matière, c’est donc l’usage qui définit les éléments à faire figurer sur ce document. Il faut garder en tête que la lettre de mission permettra de déterminer les responsabilités effectives et que méritent donc, à ce titre, d’y figurer certains éléments incontournables. Nous produisons ici une liste non-exhaustive de ce qui nous semble essentiel à l’établissement d’une relation saine et sécurisée avec votre expert-comptable ainsi que quelques éléments complémentaires qui peuvent parfois s’avérer très utiles.

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Les éléments incontournables

  • La présentation des parties : quelles sont les caractéristiques du cabinet d’expertise comptable ? Quelle sont les vôtres ? Quel professionnel au sein du cabinet sera en charge de votre production comptable ?
  • L’objet du contrat : c’est ici que doit être définie le plus clairement et précisément possible la mission que vous confiez à l’expert-comptable.
  • Les éventuels codes de déontologie et autres normes professionnelles qui vous concernent.
  • Les obligations et responsabilités de chaque partie (vous et votre expert-comptable).
  • Les délais d’exécution.
  • Les modalités d’exécution (notamment si certaines transmissions sont dématérialisées).
  • Les conditions financières, notées hors taxes avec mention du taux de TVA applicable.
  • La durée de la mission confiée à l’expert-comptable.

Des précisions parfois nécessaires

Si les éléments précédents font figure d’incontournables, la jurisprudence a montré que l’ajout d’autres points complémentaires pouvait s’avérer judicieux, notamment en cas de conflit. Nous vous recommandons donc de demander à l’expert-comptable de signifier également dans la lettre de mission :

  • La conservation et le classement des pièces comptables. Cela vous informera des délais légaux de conservation des pièces comptables. Si vous êtes tenu d’archiver les documents dans les bureaux de l’entreprise, il revient en revanche à l’expert-comptable d’assurer le suivi et la révision de votre comptabilité.
  • Le délai de dépôt des différentes pièces. Afin de vous donner la possibilité de vérifier si votre expert-comptable envoie dans les temps les documents comptables à l’administration, vous devez avoir connaissance des dates limites d’envoi de vos pièces comptables.
  • Les prestations complémentaires. Connaître l’étendue des prestations proposées par votre expert-comptable peut parfois être utile si un jour vous avez besoin de son aide sur un sujet inhabituel.

Que faire en cas de volonté de rupture de contrat ?

Si souhaitez résilier votre lettre de mission, deux cas de figure (hors recours à la justice) existent pour mettre fin à la collaboration avec votre expert-comptable :

  • Dans le cas d’une rupture normale, vous devez respecter le préavis prévu dans la lettre de mission – en général trois mois avant la date de renouvellement du contrat.
  • Dans le cas d’une rupture anticipée, vous êtes tenu de payer les indemnités prévues dans la lettre de mission. Dans le cas contraire, vous devrez seulement vous acquitter des honoraires pour les travaux déjà effectués au moment de la rupture.

La lettre de mission est un élément fondamental dans la relation entre vous et votre expert-comptable. N’hésitez pas à la peaufiner dans les moindres détails !

Crédits image : Freepik