QuickBooks : le tuto pour démarrer sur les chapeaux de roues

Découvrez en quelques minutes la simplicité de configuration et d'utilisation de notre solution de gestion  avec notre tutoriel. La gestion devient une partie de plaisir avec QuickBooks !

Tous les entrepreneurs ont été confrontés aux affres de la facturation et de la gestion comptable, ont eu à déplorer la complexité et la perte de temps qu’impliquent parfois la gestion d’entreprise, ont secrètement espéré un outil qui simplifierait ces tâches ingrates de façon simple et efficace… Tous les entrepreneurs devraient donc se tourner vers les solutions de gestion en ligne ! QuickBooks pourrait bien changer votre rapport à la gestion... et bien plus encore ! Vous avez peur de vous lancer ? Découvrez vite notre tutoriel QuickBooks pour vous faire une idée de la simplicité de fonctionnement et des apports d’un tel outil.

Les apports de la solution QuickBooks

QuickBooks est un logiciel de facturation et de comptabilité destiné à la gestion commerciale au sens large. En transférant et en organisant toutes les données de l’entreprise sur le cloud, le logiciel permet d’automatiser un grand nombre de tâches et de faire gagner au gestionnaire un temps considérable.

Découvrez ses principaux apports :

  • Analyse : QuickBooks offre une vision en temps réel de la santé de votre entreprise, en offrant des tableaux synthétiques de votre trésorerie (clients, dépenses, comptes bancaires, etc).
  • Centralisation : toutes les données comptables sont centralisées sur la plateforme et sont actualisées automatiquement en fonction de l’état de vos factures. Vous faites ainsi de la compta sans le savoir et pilotez votre entreprise en ayant connaissance de tous les paramètres.
  • Automatisation : la gestion courante est automatisée grâce à la possibilité de paramétrer certaines factures récurrentes (abonnement, etc.), d’effectuer des relances automatiquement en cas de non-paiements ou de synchroniser QuickBooks avec vos comptes bancaires. Vous êtes en outre informé en temps réel à l’aide de notifications.
  • Assistance : QuickBooks assure une assistance illimitée, gratuite et sans engagement de l’intégralité de sa solutions de gestion en ligne. Bénéficiez de vidéos, de tutoriels et d’interlocuteurs privilégiés.
  • Collaboration avec l’expert-comptable : le logiciel offre à votre expert-comptable la possibilité de participer en temps réel à votre gestion en ligne. Ce dernier peut ainsi récupérer les différents éléments comptables en temps réel afin de les insérer dans ses tableurs et d’y ajouter d’autres éléments comptables qui ne figurent pas dans la trésorerie (immobilisations, amortissements, etc.).

Le tutoriel QuickBooks en détails

Les différents onglets

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  • Tableau de bord : Il donne une vue d’ensemble de la santé de votre entreprise (comptes de résultats, soldes bancaires, état des ventes et dépenses).
  • Banque : Cet onglet affiche vos derniers mouvements financiers grâce à une connexion avec vos comptes bancaires.
  • Ventes : QuickBooks est un réel outil de gestion commerciale qui liste les devis et les factures en cours et envoie des relances automatiques. Cet onglet offre également une vision par client.
  • Dépenses : Bénéficiez d’un outil de pilotage des achats et des listes de fournisseurs.
  • Employés : Gérez les heures travaillées et le pointage.
  • Rapports : L’onglet « Rapports » permet de suivre votre activité  de manière précise et détaillée.
  • TVA : QuickBooks permet de visualiser le solde de TVA et prépare vos déclarations.
  • Plan comptable : La solution de gestion en ligne offre un suivi du plan comptable en temps réel.
  • Mon Expert-comptable : QuickBooks offre une interface d’échange avec votre expert-comptable.

4 boutons très importants

Tutoriel quickbooks créer Créer : Créez les opérations à destination de vos clients, fournisseurs ou employés.

tutoriel quickbooks loupe Loupe : Effectuez de manière intuitive une recherche ou accédez à l’historique de vos dernières opérations effectuées.

tutoriel quickbooks roue dentée Roue dentée : Configurez tous les paramètres de votre compte, accédez à vos documents commerciaux ou au catalogue de produits et services.

tutoriel quickbooks Aide : Vous êtes perdu ? Consultez les articles d’aide ou le service client pour toute question.

Ergonomie : le pouvoir des couleurs !

Chaque onglet possède son propre code couleur pour s’y retrouver en un clin d’œil. Orange : factures en retard, bleu : devis émis, vert : chiffre d’affaires, etc.

 

tutoriel quickbooks onglets

Le point fort de QuickBooks : les rapports

QuickBooks est pensé pour que chaque donnée soit exploitable facilement afin de créer des rapports d’activité. Les rapports sont générés automatiquement : il suffit de choisir une période donnée ! Ils sont ensuite exportables au format pdf ou excel.

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Démarrage avec QuickBooks

La prise en main du logiciel commence par trois actions simples :

  1. Finaliser mon profil : créez votre compte / ajoutez vos informations (SIRET, etc.) / et configurez vos spécificités de TVA (attention, ils ne sont plus modifiables par la suite).
  2. Facturer : personnalisez vos factures (couleur / contenus / emails), ajoutez les détails de vos produits ou services et envoyez votre première facture.
  3. Suivre ma trésorerie : connectez votre banque au logiciel.

tutoriel QuickBooks démarrage

Transformez un devis en facture un 1 clic :

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Ces petits plus qui vous décideront

  • L’automatisation croissante : Plus vous utilisez la fonction « Banque », plus celle-ci devient intelligente et reconnaît les virements des clients et les diverses factures.
  • Dans 80 % des cas, le prix de QuickBooks est remboursé par le gain sur la TVA ! Grâce à la fonction « Dépense », la TVA est retranchée sur chaque note de frais (même la plus petite !) et vous êtes remboursé jusqu’au moindre centime.
  • Les moyens de paiement sont nombreux et incluent notamment Paypal.

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  • L’appli saasant se branche facilement et permet d’importer dans QuickBooks des écritures de journal.
  • L’ultra-sécurité : tous les serveurs QuickBooks sont propres et utilisent la technologie de pointe dite « serveur miroir ». QuickBooks a par ailleurs recours aux logiciels de sécurité SAFE Harbor, McAfee Secure et TRUSTe.

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Envie d’aller plus loin que le simple tutoriel QuickBooks et de tenter la prise en main du logiciel ? Inscrivez-vous à notre webinar !

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