Adoption du time tracking : quelques conseils pour se lancer

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« Time is money » disait Franklin (Benjamin, pas la tortue !). Nul doute que celui-ci aurait été adepte du time tracking ! Pourtant, si certains voient dans cet outil une formidable solution de gestion financière et managériale, d'autres redoutent une pratique invasive digne d’un État policier. Il n’y a pourtant aucune crainte à avoir ! Une fois adopté, le suivi du temps de travail est un allié précieux pour tous les collaborateurs. Quelques bonnes pratiques sont néanmoins à respecter pour que l’adoption du time tracking se fasse dans les meilleures conditions… Suivez le guide !

Vers une juste estimation du temps de travail !

Qu’il s’agisse de déterminer le juste tarif de vos prestations ou d’optimiser l’organisation du travail au sein de l’entreprise, une estimation précise du temps consacré à chaque dossier est primordiale. Or, à moins de disposer d’un outil fiable (non, le pifomètre n’en est pas un !), les projections en la matière se révèlent bien souvent éloignées de la réalité.

Des bénéfices pour tous les collaborateurs

Le time tracking se présente alors comme la solution incontournable, susceptible de bénéficier à chacun :

  • Comptables : facturer au plus juste, justifier le montant d’une prestation…
  • Managers : suivre l’avancement d’un projet, anticiper les retards…
  • RH : repérer les besoins de recrutement, définir les fiches de postes…
  • Employés : améliorer sa productivité, recentrer son travail…

Adoption du time tracking : quels outils pour se lancer ?

De nombreuses solutions de gestion des temps existent sur le marché. Besoin d'une valeur sûre ? Optez pour Sellsy ou le non moins sexy QuickBooks. Le premier dispose d’une interface permettant de renseigner les heures passées au service d’un client. Ce temps est ensuite valorisé par l’application d’un taux horaire. Ces données sont éditées sous forme de feuilles d’heures et prises en compte dans le calcul de la marge réalisée.

QuickBooks et le time tracking

Les formules Plus et Essentials de QuickBooks proposent un service similaire permettant d’établir des feuilles de temps par employés et par clients concernés. Ces données sont automatiquement intégrées dans les livres comptables et permettent l’édition automatique de factures. Le tout en quelques clics ! Simple et intuitif !

Gagner l'adhésion de vos équipes

Certains collaborateurs voient d’un mauvais œil l’introduction du time tracking au sein de l’entreprise. Contrôle des temps de pause, de la durée des connexions internet… les risques de dérive sont réels !

Afin d’emporter leur adhésion, il est primordial de faire preuve de pédagogie auprès de vos équipes. Rappelez qu’il ne s’agit en aucun cas de les espionner ! Le time tracking n’a rien à voir avec une solution de flicage pour manager (légèrement) paranoïaque ! Prenez également soin de les informer sur la véritable finalité de l’outil : allouer les bonnes ressources aux projets les plus rentables, identifier les prestations les moins avantageuses, renégocier certains budgets clients, utiliser plus efficacement les compétences de chacun

Le suivi du temps de travail est un outil essentiel, tant vis-à-vis de l’organisation interne de votre entreprise que de la gestion de votre relation client ! L’adoption du time tracking profitera forcément à toute votre structure ! À condition toutefois de se souvenir de ces maîtres mots : transparence, pédagogie et bienveillance. Alors ne perdez plus de temps et optez pour le time tracking !

Crédits image : Dooder - Freepik