July 6, 2020 Gestion fr_FR Vous souhaitez intégrer l’horodatage à vos outils d’entreprise pour une digitalisation en toute sécurité ? Découvrez comment mettre en œuvre cette solution. https://quickbooks.intuit.com/cas/dam/IMAGE/A5mSZ0zEv/horodatage-quickbooks.jpg https://quickbooks.intuit.com/fr/blog/gestion/mettre-en-place-horodatage-entreprise/ Comment mettre en œuvre l’horodatage dans une entreprise ?
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Comment mettre en œuvre l’horodatage dans une entreprise ?

Par L'Equipe QuickBooks July 6, 2020

Le recours de plus en plus fréquent à des solutions d’horodatage dans le monde de l’entreprise s’inscrit dans la dynamique globale de dématérialisation qui s’étend à un effectif toujours plus élevé de secteurs et de domaines d’activité.

L’horodatage est bien connu des utilisateurs du web : il est généré automatiquement lors de la publication d’un article sur le web ou dès l’émission d’un avis ou d’un commentaire à l’égard d’une publication.

Son émission est également automatisée lors de la création ou de la modification de la plupart des documents informatiques.

L’usage de l’horodatage dans une entreprise présente des avantages indiscutables, mais son implémentation efficace nécessite de passer par des solutions réglementées et soumises à des normes bien identifiées.

L’horodatage dans une entreprise

Qu’est-ce que c’est ?

Une définition simple permet de présenter l’horodatage comme un procédé permettant d’enregistrer l’heure et la date précises à laquelle un événement s’est produit. Ces éléments de base se retrouvent également dans l’horodatage employé dans le cadre d’une entreprise.

La différence majeure réside en ce que l’horodatage s’emploie principalement à l’égard des documents électroniques qui font l’objet d’échanges entre l’entreprise et ses partenaires.

Ici, le recours à l’horodatage a pour objet d’attacher une heure et une date de référence à un document dans le but de certifier l’existence, l’intégrité et l’état de ce document à cette heure et à cette date.

Sur le plan européen, l’horodatage est l’un des services définis par la réglementation communautaire eIDAS (Electronic IDentification And trust Services) dans le but de renforcer la sécurité des transactions commerciales.

Les multiples applications de l’horodatage

Cette méthode d’enregistrement a de nombreuses utilités pour une entreprise. L’inscription irréfutable de la date et de l’heure permet de :

  • Prouver le respect d’un délai légal car l’horodatage fait foi comme le cachet de la poste ;
  • Assurer la traçabilité d’un ensemble d’échanges électroniques ;
  • Attacher une date à des éléments importants. La création d’une œuvre ou la modification de conditions générales de vente par exemple ;
  • Dater les opérations de numérisation de documents importants ;
  • Prouver le moment précis attaché à tout type d’événement. Une signature électronique, la modification, l’émission ou la réception d’un fichier par exemple ;
  • Mettre fin à des enchères électroniques ;
  • Prouver l’ordre des transactions sur une plateforme d’échanges ;
  • Retracer les événements concernant la vie d’un document ;
  • Apporter la preuve de l’intégrité d’un document et garantir qu’il n’a subi ni modification ni altération depuis les date et heure de référence ;
  • Garantir l’opposabilité d’un document ou d’une signature électronique.

Les usages ainsi évoqués ont une multitude d’applications dans la vie d’une entreprise.

La solution d’implémentation en entreprise : un prestataire de services de confiance

En tant que service de confiance défini par l’eIDAS, pour sa généralisation et pour la promotion de son usage, l’horodatage est assuré par des entités qui ont la fonction de prestataires de services de confiance.

Pour un maximum de fiabilité, ceux-ci doivent être qualifiés selon la réglementation de l’eIDAS. Pour une entreprise, une solution fiable d’horodatage doit donc être fournie par un tiers, un horodateur de confiance encore appelé autorité d’horodatage. Celle-ci joue un rôle semblable à celui de la poste.

Autant le cachet de la poste fait foi lorsqu’il est apposé sur un document physique, autant le jeton d’horodatage délivré par le tiers de confiance scelle et date le document électronique. Cela renforce l’intégrité dudit document et le protège contre toute contestation relative à son contenu.

En sa qualité de prestataire de service de confiance qualifié par le règlement eIDAS, l’autorité ou tiers de confiance peut fournir à une entreprise une solution sécurisée d’horodatage à l’égard de documents électroniques de toutes natures.

La délivrance du jeton d’horodatage relatif à un document est généralement assurée par l’intégration à la signature électronique du document, des données d’horodatage cryptées. Il peut être utile de recourir à un prestataire de services de confiance qualifié qui est reconnu par Adobe Reader.

Cette reconnaissance, ainsi que la conformité de la solution d’horodatage avec plusieurs normes, règlements et standards valides sur le territoire d’opération de l’entreprise constituent des garanties de fiabilité et de sécurité.

Suivi et pilotage des heures travaillées

Une fois capturées, vos données d’horodatage peuvent être exploitées pour améliorer la performance de vos activités. Dans QuickBooks, la fonctionnalité “Suivi de temps” vous permettra par exemple de suivre au plus près les temps passés par chaque collaborateur ou par vous-même sur vos différents projets.

Des tableaux de bord de performance, des options de refacturation du temps passé, ou tout simplement un suivi analytique de vos projets vous permettront un meilleur contrôle et vous aideront à la prise de décision.

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Julien Romary

Expert QuickBooks

✉️ julien_romary@intuit.com – 📞 0805 220 189

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