Entretien professionnel : le guide QuickBooks !

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Dirigeant d’entreprise, vous devez, depuis l’adoption de la loi du 5 mars 2014, organiser au moins tous les 2 ans un entretien professionnel pour chacun de vos salariés. C’est une obligation — et non pas une option — à laquelle il faut s’habituer au plus vite : en 2015, seuls 31 % des employeurs procédaient à un tel entretien ! Celui-ci doit vous permettre de faire le lien entre vos projets et les aspirations individuelles de vos salariés, et de mieux prévoir les compétences dont vous avez besoin pour développer votre activité. Comment procéder ? Notre réponse en cinq étapes.

 

Étape 1 : préparer les entretiens

Attention, l’entretien professionnel et l’entretien d’évaluation n’ont pas grand-chose à voir l’un avec l’autre. Ils ont des objectifs distincts. La loi est claire sur le sujet : l’entretien professionnel ne doit pas porter sur l’évaluation du travail du salarié.

C’est pourquoi il va vous falloir, en amont, préparer vos entretiens et en saisir les enjeux. Vous devrez aborder avec vos salariés de nombreux sujets :

  • le parcours professionnel au sein de l’entreprise (postes occupés, activités exercées, évolutions des missions, de l’organisation et des outils) ;
  • motifs de satisfaction et d’insatisfaction, difficultés rencontrées ;
  • formations suivies et certifications obtenues ;
  • compétences, souhaits ou projets de changement ;
  • actions à mettre en place : formation, mobilité, bilan de compétences…

La préparation de ces entretiens professionnels passe par une phase de sensibilisation des salariés. Ils doivent adhérer à la démarche et en comprendre le sens. Pour cela, n’hésitez pas à organiser une réunion sur le thème, à distribuer de la documentation, et à recevoir les salariés qui pourraient en faire la demande !

 

Étape 2 : définir un calendrier

Tous les salariés doivent passer un entretien professionnel, à renouveler tous les deux ans. Heureusement, cela ne doit pas se faire au même moment pour tout le monde !

Commençons par le cas le plus simple : un salarié entré dans l’entreprise avant le 7 mars 2014. Vous devrez réaliser l’entretien professionnel avant le 7 mars 2016 — oui, il vous reste moins de 6 mois ! Pour les salariés recrutés après le 7 mars 2014, la date limite est… la date d’embauche + 2 ans. La loi prévoit, enfin, un entretien professionnel pour certains salariés ayant suspendu ou réduit leur activité (par exemple pour un congé maternité, d’adoption, sabbatique, un arrêt maladie pour affection de longue durée…).

 

Étape 3 : réaliser l’entretien

Une fois vos salariés sensibilisés et le calendrier défini, il est temps de se jeter à l’eau. Trois règles sont à respecter pour que tout se passe bien :

  • Prévoyez 1 heure 30 par salarié. Cela enverra à celui qui passe l’entretien professionnel un message positif, “j’ai du temps pour toi et je vais t’écouter” ;
  • Choisissez un lieu relativement calme — mais pas froid et impersonnel non plus ;
  • Prévenez vos salariés en avance, qu’ils aient le temps de s’organiser et de se préparer.

 

Étape 4 : réussir l’entretien professionnel

Vous êtes chef d’entreprise, et voulez faire passer l’entretien professionnel à vos salariés vous-même ? C’est votre droit. Sachez que vous pouvez également déléguer cette tâche, par exemple au gestionnaire des ressources humaines.

Reste que la personne chargée des entretiens devra être en mesure de “Présenter-Repérer-Proposer-Définir” :

  • Présenter les évolutions des métiers et des emplois dans l’entreprise ;
  • Repérer les souhaits d’évolution émis, clairement ou non, par le salarié ;
  • Proposer des actions permettant au salarié de développer ses compétences et de s’adapter à l’évolution de son poste, ;
  • Définir les mesures emploi-formation mobilisables en interne : plan de formation, bilan de compétences, CPF, mobilité interne…

Pour cela, appuyez-vous sur des fiches de poste, des grilles de préparation, des modèles de compte rendu… La clé de la réussite ? Une préparation matérielle totale !

 

Étape 5 : le bilan et le suivi

Dans un souci de transparence, il vous faudra remettre à chaque salarié un document récapitulant les points-clés des divers échanges de l’entretien professionnel. Conservez ces informations précieusement : elles vous serviront à préparer les futurs états récapitulatifs des parcours des salariés, obligatoires après 6 ans d’ancienneté. De plus, tous les 6 ans, il est impératif de justifier d'au moins deux sur trois actions auprès des employés, dont au moins une action de formation, parmi celles citées ci-dessous :

  • Action de formation
  • Action de certification professionnelle ou diplômante au travers de la validation des acquis de l'expérience ou de la formation
  • Evolution du salaire ou de poste avec des hausses de la paye, des modifications dans les missions, des changements d'emploi...

Enfin, ne laissez pas les échanges avec vos salariés rester lettre morte : profitez-en pour prendre les décisions qui pourraient s’imposer : départs en formation, mutations professionnelles, certification, VAE… N’oubliez pas qu’à la fin, si vos salariés y gagnent, votre entreprise aussi !

 

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Et vous, comment se déroulent les entretiens professionnels dans votre entreprise ? Qu’en attendez-vous ? Quels sont les enjeux que vous avez identifiés ? Rejoignez-nous sur Twitter et sur Facebook pour en discuter !