Quelles sont les formalités d’une procédure d’embauche ?

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Préparez les cachets d’aspirine, juste au cas où ! Lors d’une embauche, les formalités dépendent du nombre d’employés que compte déjà l’entreprise, de la nature du contrat conclu et du rang occupé par l’embauche (la première, notamment, multiplie les formalités comme Jésus les petits pains).

La première — et la plus importante — des formalités d'une procédure d'embauche est la DPAE, ou Déclaration préalable à l’embauche. Elle doit être effectuée — au plus tôt 8 jours avant l’embauche, et avant la mise au travail effective du salarié — auprès de l’URSSAF pour un salarié relevant du régime général, et auprès de la MSA pour un salarié agricole. LA DPAE permet d’effectuer en une seule démarche les formalités suivantes :

  • immatriculation de l’employeur au régime général de Sécurité sociale et au régime d’assurance chômage, en cas d’embauche d’un premier salarié,
  • demande d’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie,
  • adhésion de l’employeur à un service de santé au travail,
  • demande d’examen médical d’embauche du salarié,
  • pré-établissement de la Déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Elle doit comporter plusieurs mentions, parmi lesquelles le code APE et le numéro de SIREN de l’entreprise, les dates et heures d’embauche prévues, la nature du contrat, la durée de la période d’essai et les coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend.

Et ce n’est pas fini, désolé ! Le salarié doit ensuite être inscrit sur le registre unique du personnel. Il doit être affilié à l’institution de retraite complémentaire dont il dépend (l’Arrco pour tous, et l’Agirc pour les cadres). Il doit passer une visite médicale dans les 2 mois suivant l’embauche (avant s’il a moins de 18 ans, est une femme enceinte, travaille de nuit, est handicapé ou exposé à certains risques). Enfin, si vous employez déjà plus de 50 personnes (bravo, belle entreprise), n’oubliez pas de tenir à jour — tous les mois — votre déclaration des mouvements de main-d’œuvre.