B.A.BA : les CRM et la prospection

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Les CRM, vous connaissez ? Ces logiciels vous faciliteront la prospection commerciale, une étape incontournable dans la vie d’une entreprise. Comment ? Quelles sont les astuces pour bien les utiliser ? C’est ce que nous allons voir dans ce dossier !

Un logiciel « fait pour vendre »

Qu’est-ce qu’un CRM ? « CRM » est l’acronyme de Customer Relationship Management, ou, dans notre langue, « gestion de la relation client ». Autrement dit, un CRM est un logiciel fait pour vendre, plus et mieux, en gérant ses contacts et opportunités commerciales. Pour coller à tous les usages, il existe deux types de CRM :

  • Les CRM en local : le logiciel est alors stocké sur vos serveurs ou disques durs. Conséquence : vous ne pouvez y accéder que sur les postes où il a été installé.
  • Les CRM en SaaS (Software as a service) : logiciel et données sont alors hébergés « dans le Cloud », et non sur vos serveurs ou disques durs. Vous pouvez y accéder depuis n’importe quel ordinateur (voire tablette et smartphone) connecté à Internet, sous réserve que vous payiez bien votre abonnement.

Un CRM permet à une entreprise — et/ou à un service commercial — de se faciliter grandement la vie et la prospection commerciale. Il permet en effet de centraliser de nombreux outils : suivi de prospection, tableurs, agendas, gestion de contacts, force et prévision des ventes… Vous pourrez ainsi utiliser des outils de recherche avancée multicritères, gérer des agendas (individuels comme partagés), obtenir des historiques de vos clients, enrichir vos fiches de contacts d’informations importantes, relancer vos prospects, récupérer des données issues des sites web de vos prospects de façon automatisée, obtenir des rapports d’activité…

La promesse d’un CRM ? Gagner du temps. N’est-ce pas (certes, avec l’argent et la confiance des investisseurs) ce qui manque le plus dans la vie d’un entrepreneur ?

 

Logiciel CRM > Fichier Excel

« Oui bon, tout ça je peux aussi le faire avec mon fichier Excel, ça marche aussi », pensez-vous ? Il est temps d’éclairer votre lanterne, et, pour nous, de vous faire changer d’avis ! Voici 3 bonnes (voire excellentes) raisons d’abandonner votre tableur préféré :

  • Vous pourriez perdre vos données. OK, il est possible de charger votre fichier Excel sur un serveur, comme Google Drive ou OneDrive. Mais d’une part, il n’est pas dit que vous y pensiez tout le temps — et, comme toujours, encore moins la veille du jour où votre ordinateur a décidé de partir en fumée. Et d’autre part, même si le chargement en ligne est automatique, vous pouvez perdre vos données si vous sauvegardez après une erreur de manipulation : cette erreur se retrouverait instantanément, elle aussi, dans le Cloud ! Seuls les logiciels CRM permettent de revenir en arrière, quelle que soit la situation.
  • Partager ses données, c’est une véritable galère. Or, un fichier de prospection doit être enrichi par l’ensemble des collaborateurs. La solution se nomme aussi CRM, un logiciel dans lequel vous pouvez attribuer des rôles aux différents utilisateurs !
  • Excel, ce n’est pas un logiciel conçu pour la prospection — la preuve, Microsoft édite son propre CRM et ne vous conseillera jamais d’utiliser Excel à la place de son Dynamics. C’est une raison à la fois évidente et toute bête, certes. Mais elle n’est pas pour autant mauvaise. Sur Excel, vous ne pouvez pas cliquer sur un bouton pour relancer automatiquement un prospect. Vous ne pouvez pas non plus connecter votre fichier à une proposition commerciale, ou identifier les « affaires » que vous avez le plus de chances de conclure. Autant de possibilités qui sont, vous l’aurez deviné, offertes par la plupart des logiciels CRM présents sur le marché.

 

Un CRM, dès le premier jour

Votre entreprise en est à ses débuts, et vous pensez que vous pouvez gérer « manuellement » — ou grâce à Excel — votre fichier de prospection ? C’est une erreur : il est bien sûr beaucoup plus efficace d’adopter dès le départ un CRM. Cela vous évitera un travail fastidieux de copie de vos données, le jour où ce logiciel s’imposera — avec ce que cela implique en termes de risques d’erreurs.

De plus, adopter un logiciel CRM dès le départ donnera à toutes vos équipes le bon réflexe pour une prospection commerciale efficace : l’enrichissement des fichiers en continu ! Enfin, un CRM vous aidera à vendre, puisque certains logiciels peuvent vous aider à identifier les prospects les plus chauds, c’est-à-dire ceux qui sont les plus proches de l’acte d’achat. Ce qui n’est pas négligeable lorsque l’on commence une aventure entrepreneuriale !

 

5 astuces à connaître pour bien exploiter son CRM

Vous êtes convaincu, et êtes déjà en train de comparer les différentes offres en matière de CRM ? Minute ! Voici 5 astuces à connaître pour tirer véritablement profit du logiciel que vous aurez choisi :

  • Pensez à bien définir les différentes étapes qui rythment votre cycle commercial, afin de faire gagner du temps à l’ensemble des collaborateurs qui composent votre force de vente.
  • Notez toutes les interactions avec le client : une information inutile aujourd’hui peut être capitale demain !
  • La clé de la réussite d’une vie d’entrepreneur, c’est l’anticipation. Forcez-vous à évaluer les chances de succès d’une opportunité commerciale, afin de ne jamais être pris au dépourvu !
  • Notez toujours dans votre CRM les actions à suivre afin de faciliter les relances — — et, au passage, de n’en manquer aucune.
  • Un CRM est une mine d’informations à ne pas négliger. Consultez régulièrement les chiffres et statistiques qu’il vous propose, et pas seulement ceux des ventes. Par exemple, jetez un œil le plus souvent possible aux « ouvertures », des actions consistent à faire entrer de nouveaux contacts dans le logiciel. Elles vous donneront une bonne idée de l’attractivité de votre offre !

 

Nous espérons vous avoir convaincu de l’intérêt d’un CRM pour une entreprise. Il vous reste des questions ? Nous pouvons en discuter sur les réseaux sociaux de Quickbooks, par exemple sur Twitter ou sur Facebook !

Crédits photo : Fotolia / macrovector