2021-04-05 13:45:33QuickBooks Global Product HelpEnglishhttps://quickbooks.intuit.com/global/resources/quickbooks-global-product-help/empieza-con-quickbooks-en-linea/Empieza con QuickBooks En Línea

Empieza con QuickBooks En Línea

8 min read

¿Listo para comenzar con QuickBooks En Línea? Este tutorial te guía a través del proceso.

Aprenderás a:

  • Registrarte en QuickBooks En Línea
  • Configurar el archivo de tu empresa
  • Vincular tus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito
  • Importar tus listas
  • Personalizar tus facturas
  • Configurar tus impuestos
  • Administrar usuarios
  • Dónde conseguir más ayuda

Puedes acceder a QuickBooks En Línea en cualquier lugar que tenga una conexión a Internet, desde tu computadora o dispositivo móvil. Siempre está actualizado y solo toma unos minutos crear una cuenta y comenzar a usarla.

Para elegir tu suscripción a QuickBooks En Línea, consulta nuestra página de precios de QuickBooks. Si necesitas ajustar tu suscripción más adelante, puedes hacerlo, no tienes contrato.

Consejo: Revisa nuestros requerimientos de sistema antes de comenzar para asegurarte de que tienes lo que necesitas para una mejor experiencia de QuickBooks

Si ya tienes una cuenta con Intuit para uno de nuestros otros productos, puedes iniciar sesión con esas credenciales. De lo contrario, completa el formulario de registro para crear una cuenta.
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Después de iniciar sesión, responde algunas preguntas sobre tu negocio. Esto nos ayuda a configurar el archivo de tu empresa y ajustar el programa para que se adapte mejor a tus necesidades.

set up your company file

El panel de QuickBooks se muestra a continuación, que sirve como página de inicio para todas tus actividades de QuickBooks. Si estás buscando un panorama general de la salud de tu empresa, aquí es donde puedes encontrarla.

El tablero muestra información básica sobre el estado actual de tus ingresos y gastos. Estos valores cambian en tiempo real, mostrando una descripción general actualizada de las finanzas de tu empresa:”
Consulta nuestro artículo para obtener más información sobre el panel de inicio.

Tell us about your business

Ahora puedes comenzar a agregar información sobre tu negocio.

Selecciona Configuración ⚙️ , luego Cuenta y configuración

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Completa la información en cada sección de la barra de menú de la izquierda. QuickBooks te hace algunas preguntas a medida que avanzas sobre lo que necesitas hacer y cómo planeas usar las diversas funciones. Tu información se guarda y configura automáticamente tus ajustes. Siempre puedes ajustar esta configuración más tarde.

La alimentación de la sección del banco es una de las funciones más útiles y que ahorra tiempo de QuickBooks En Línea.

Cuando vinculas tus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito a QuickBooks En Línea, las transacciones recientes se descargan y clasifican automáticamente para tu revisión. Tendrás una visión actualizada de tus ventas y gastos sin que sea necesario introducir datos prácticamente.

Si necesitas agregar información anterior, puedes cargar transacciones históricas manualmente. Esto es necesario si deseas incluir información que existía antes de vincular tus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito con QuickBooks En Línea.

Para vincular una cuenta bancaria o de tarjeta de crédito:

  1. Selecciona Banca.
  2. Selecciona Agregar cuenta.
  3. Selecciona tu banco e inicia sesión en tu cuenta.

Step1_1
Sigue nuestra guía para vincular cuentas a QuickBooks en Línea para obtener instrucciones paso a paso.

Si tienes listas existentes de otra empresa de QuickBooks o aplicación de contabilidad — tales como las de proveedores, clientes, inventario o un plan de cuentas — puedes importarlas a QuickBooks en Línea.

Nota: Si ya has importado correctamente tus listas de proveedores, clientes e inventario desde otra aplicación, puedes pasar a Personalizar tu factura.

Sigue nuestra guía para mover listas a QuickBooks En Línea para obtener instrucciones paso a paso.

Configura tu lista de clientes

Si tu empresa maneja las transacciones de los clientes, querrás configurar tu lista de clientes.

Para agregar clientes uno por uno, en el menú del lado izquierdo, ve a Ventas, luego a Clientes, luego selecciona

Si no tienes una lista para importar, agrega los clientes uno por uno yendo a Ventas en el menú del lado izquierdo, luego selecciona agregar clientes manualmente:

Step1_1

También puedes agregar nuevos clientes mientras trabajas: por ejemplo, al crear una factura para un cliente que aún no está en el sistema.

Sigue el video a continuación sobre cómo configurar listas de clientes para obtener instrucciones paso a paso.

Configura tu lista de proveedores

Agregar los detalles de tu proveedor a QuickBooks hace que sea más fácil y rápido seleccionarlos cuando los necesites más adelante.

Si no tienes una lista para importar, agrega proveedores uno por uno yendo a Gastos en el menú del lado izquierdo, luego Proveedores, luego selecciona Agregar proveedor manualmente:

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Configura y realiza un seguimiento de tu inventario

Si tu empresa administra artículos de inventario, puedes habilitar el seguimiento de inventario para ayudarte a rastrear lo que está disponible, enviar alertas cuando sea el momento de reabastecerse y mostrarte información sobre lo que compras y vendes.

Nota: El seguimiento de inventario solo está disponible en ediciones seleccionadas de QuickBooks. Si no ves las funciones que necesitas para habilitarlo, considera actualizar tu suscripción.

  1. Selecciona Configuración ⚙️ , luego Cuenta y configuración.
  2. Selecciona Ventas.
  3. En Productos y servicios, ve al lápiz Editar y asegúrate de que Rastrear cantidad y precio / tarifa y Rastrear cantidad de inventario disponible estén configurados en Activado.
  4. Selecciona el botón Guardar.

Step1_1

Revisa nuestras guías de soporte sobre cómo habilitar el seguimiento de inventario y agregar productos de inventario.

Configura tus productos y servicios

Los productos y servicios son artículos que no pertenecen al inventario que proporciona tu empresa. Puedes agregar nuevos productos y servicios manualmente o importar información existente desde Excel.

Para ingresar tus productos o servicios manualmente, ve a Ventas en el menú del lado izquierdo, luego Productos y servicios, luego Nuevo.

Ingresa los detalles de cada producto o servicio:

Step1_1

Las facturas son una parte importante del funcionamiento de tu negocio. Tu proceso de facturación se desarrolla sin problemas con facturas personalizadas para clientes individuales.
En el menú de la izquierda, selecciona + Nuevo, luego selecciona Factura:

Step1_1

Para personalizar el aspecto de tu factura, selecciona Personalizar en la parte inferior de la factura. Puedes editar la plantilla existente o crear un estilo completamente nuevo.
En la página siguiente, puedes agregar un logotipo, cambiar la fuente y el color o importar un estilo personalizado:

Step1_1

Si tienes facturas existentes que te gustaría importar a QuickBooks, puede hacerlo en lotes.

Revisa nuestro video a continuación sobre cómo crear, personalizar y enviar una factura para obtener instrucciones paso a paso.

Es fácil agregar impuestos a tus facturas y recibos y realizar un seguimiento de cuánto debes.

En el menú de la izquierda, selecciona Impuestos.

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QuickBooks te guía a través del proceso haciéndote algunas preguntas sobre tu empresa y cómo administras actualmente los impuestos sobre las ventas.

Consulta nuestro artículo de asistencia sobre la configuración de códigos de impuestos sobre las ventas para obtener instrucciones paso a paso.

Agregar usuarios les brinda la oportunidad de ayudarte a administrar tus libros, según el nivel de acceso que otorgues.

QuickBooks En Línea tiene cinco tipos de usuarios diferentes:

  • Administrador Principal
  • Administrador de la empresa
  • Usuarios estándar
  • Usuarios de sólo reportes
  • Usuarios de sólo seguimiento del tiempo

Selecciona Configuración ⚙️  y luego Administrar usuarios. De forma predeterminada, la persona que configuró la cuenta de QuickBooks En Línea será el administrador principal, pero puedes asignar esa función a otro usuario si lo prefieres.

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En la mayoría de los casos, puedes personalizar tanto al usuario como tu nivel de acceso. Puedes cambiar o ajustar el acceso que otorgues a tus usuarios en cualquier momento.

También tienes acceso al Registro de Auditoría. Esta función es útil cuando deseas ver las acciones que ha realizado un usuario específico dentro de QuickBooks En Línea.

Selecciona Configuración ⚙️  y luego Administrar usuarios. Selecciona la flecha hacia abajo junto a un nombre y luego Ver la actividad del usuario.

Si usas un contador, puedes invitarlo a administrar tu empresa QuickBooks.

Nota: La cantidad de usuarios que puedes tener depende de tu suscripción a QuickBooks En Línea. Consulta nuestra guía de tipos de usuarios en QuickBooks En Línea para conocer las limitaciones de los usuarios invitados.

Consulta algunos de los recursos adicionales que ofrecemos sobre QuickBooks En Línea:

Centro de Ayuda de QuickBooks En Línea: para acceder a guías de usuario, tutoriales en video y más, visite el Centro de Ayuda de QuickBooks En Línea.

Information may be abridged and therefore incomplete. This document/information does not constitute, and should not be considered a substitute for, legal or financial advice. Each financial situation is different, the advice provided is intended to be general. Please contact your financial or legal advisors for information specific to your situation.

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