Angebote erstellen und senden

Erfahren Sie, wie Sie professionelle Angebote direkt aus QuickBooks Onlineerstellen, anpassen, in der Vorschau anzeigen und an Ihre Kunden senden können. Mit dem Angebotsgenerator können Sie ein Angebot in Ihrem Branding erstellen, verschiedene Inhaltselemente hinzufügen, einen Kostenvoranschlag verlinken und es per E-Mail zur elektronischen Unterzeichnung versenden. Dies hilft Ihnen, Ihre Leistungen und Bedingungen vor Beginn der Arbeit klar darzulegen.

Schritt 1: Angebot erstellen

Gehen Sie wie folgt vor, um ein Angebot zu erstellen:

Schritt 2: Passen Sie Ihr Angebot an

Sie können Ihren Vorschlag mit verschiedenen Elementen anpassen. Hier erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen: 

• Standardelemente:
  • Kopfzeile: Enthält Ihre Unternehmensinformationen.
  • Angebotsdetails: Enthält Ihre Kundendaten, das Angebotsdatum und die Angebotsnummer.
  • Text: Beschreibt das Angebot.
  • Elektronische Unterschrift: Ihr Kunde kann das Angebot unterschreiben und ihm zustimmen.
• Erforderliche Elemente : Das Element „Kopfzeile“ ist erforderlich und kann nicht verschoben werden.
• Elementgrenzen: Sie können ein Angebotsdetails -Element und ein Element für eine elektronische Unterschrift in ein einziges Angebot aufnehmen. Sie können beliebig viele Text-, Bild-, Trenn- oder Abstandshalter -Elemente hinzufügen.

Gehen Sie wie folgt vor, um Ihr Angebot anzupassen:

1. Wählen Sie im Angebotsgenerator ein Element aus, um den Inhalt zu bearbeiten.
2. (Optional) Um Ihrem Vorschlag ein neues Element hinzuzufügen, wählen Sie Element hinzufügenund anschließend je nach Bedarf Text, Bild, Trennlinieoder Abstandshalter aus.
3. Wählen Sie die Registerkarte „Design“ und wählen Sie dann die Stileinstellungen für Ihren Vorschlag in den Abschnitten Text , Farben und Grundstile . Wenn Sie ein Marken-Set mit eingerichtet habenQuickBooks werden wir Ihr Logo, Ihre Schriftarten, Farben und Stile als Standard festlegen, damit sie zu Ihrer Marke passen.

Elemente verwalten

Befolgen Sie diese Schritte, um ein Element im Angebotsgenerator zu verschieben, zu duplizieren, zu kopieren oder zu löschen:

• Um ein Element zu verschieben , wählen Sie das Element aus und klicken Sie dann auf den Pfeil nach oben oder den Pfeil nach unten.
  Hinweis: Die Elemente Kopfzeile und Angebotsdetails können nicht verschoben werden.
• Um ein Element zu duplizieren , wählen Sie das Element aus und klicken Sie dann auf das Symbol mit den drei Schritten . Wählen Sie als Nächstes „Block duplizieren“.
• Um ein Element zu kopieren , wählen Sie das Element aus und klicken Sie dann auf das dreipunktige Symbol . Wählen Sie als Nächstes „Block kopieren“ .
• Um ein Element zu löschen , wählen Sie das Element aus und klicken Sie dann auf das Löschen-Symbol .

Öffnen Sie einen verknüpften Vorschlag aus der Schätzung.

Nachdem Sie einen Kostenvoranschlag verknüpft haben, können Sie den Angebotsvorschlag an zwei Stellen aufrufen:

• Auf der Seite Kostenvoranschläge ] wählen Sie das Pfeilsymbol neben dem Kostenvoranschlag aus und wählen Sie dann Angebot anzeigenaus. Wenn der Kostenvoranschlag noch nicht mit einem Angebot verknüpft ist, wird stattdessen Angebot erstellen angezeigt. Wählen Sie diese Option, um einen neuen Kostenvoranschlag mit bereits hinzugefügtem Kostenvoranschlag zu erstellen.
• Im Kostenvoranschlag selbst finden Sie den verknüpften Vorschlag im Aktivitäts-Tracker. Wählen Sie den Abwärtspfeil und anschließend Vorschlag anzeigen.

Was passiert, wenn Sie einen Kostenvoranschlag verknüpfen?

• Ihr Kunde sieht immer den aktuellen Kostenvoranschlag. Der Vorschlag enthält keine Kopie. Wenn Sie den Kostenvoranschlag bearbeiten, nachdem Sie das Angebot versendet haben, sieht Ihr Kunde die Aktualisierung beim nächsten Öffnen des Angebots.
• Preisänderungen können eine elektronische Signatur zurücksetzen. Wenn für den Kostenvoranschlag eine elektronische Signatur erforderlich ist, wird er durch eine Änderung der Preise, der einzelnen Positionen oder der Anzahlung wieder auf Ausstehendgesetzt. Ihr Kunde oder Interessent muss den aktualisierten Kostenvoranschlag unterzeichnen. Mehr dazu erfahren Sie unter Elektronische Signatur für Kostenvoranschläge anfordern.
• Die Statusmeldungen bleiben synchronisiert. Sobald Ihr Kunde oder Lead das Angebot annimmt oder ablehnt, wird der verknüpfte Kostenvoranschlag innerhalb weniger Minuten mit Angenommen oder Abgelehnt markiert. Wenn der Kostenvoranschlag eine Anzahlungsanforderung enthält, wird er mit Akzeptiert gekennzeichnet, sobald die Anzahlung geleistet wurde. Wenn sie den Kostenvoranschlag direkt annehmen, wird ein damit verknüpfter, noch ausstehender Vorschlag ebenfalls mit Accepted gekennzeichnet.
• Das Entfernen des Kostenvoranschlags löscht ihn nicht. Wenn Sie das Element Estimate löschen, bleibt die Schätzung auf der Seite Estimates als Pending erhalten und wird nicht mit dem Angebot gesendet. Sie können es separat senden oder es einem anderen Angebot hinzufügen.

Schritt 3: Vorschau Ihres Angebots

Bevor Sie Ihr Angebot senden, können Sie es auf drei Arten in der Vorschau anzeigen:

• Desktop- Ansicht
• Mobile Ansicht
• PDF-Anzeige

Um eine Vorschau Ihres Angebots im Angebotsgenerator anzuzeigen, wählen Sie „Vorschau“und wählen Sie dann Desktop, Mobileoder PDF.

Schritt 4: Senden Sie Ihren Vorschlag

Wenn Ihr Angebot fertig ist, können Sie es an Ihren Kunden per E-Mail senden. Wenn Sie Ihren Vorschlag mit einem direkten Link teilen möchten, wählen Sie „Weitere Aktionen“ , wählen Sie Link zu Angebot teilenund befolgen Sie dann die Schritte, um das Angebot zu teilen.

Hier finden Sie einige wichtige Details zu Angebots-E-Mails:

• Transaktions-E-Mail: Angebote gelten als Transaktions-E-Mails. Das bedeutet, dass Sie sie ohne Zustimmung des Marketings an Kunden senden können.
• Absender-E-Mail-Adresse: Das Feld Absender- E-Mail-Adresse muss eine verifizierte E-Mail-Adresse enthalten.
• Erforderliche Fußzeile : Aus Gründen der Compliance enthält die E-Mail mit dem Angebot eine erforderliche Fußzeile. Dies kann nicht bearbeitet oder entfernt werden.
• Schaltfläche Erforderlich: Die E-Mail mit dem Angebot enthält die Schaltfläche Angebot anzeigen , die Ihre Kunden mit Ihrem Angebot verknüpft. Dies kann nicht bearbeitet oder entfernt werden.

Gehen Sie wie folgt vor, um Ihr Angebot zu senden:

1. Wählen Sie im Angebotsersteller die Option „Weiter“ aus.
2. Überprüfen oder bearbeiten Sie Ihre Senden-Einstellungen .
3. Wenn Sie bereit sind, Ihr Angebot zu versenden, wählen Sie Senden .

Nachdem Sie Ihr Angebot an Ihren Kunden gesendet haben, können Sie dessen Status auf der Seite „Angebote“ verfolgen.

Schritte für Ihren Kunden

Nachdem Ihr Kunde Ihr Angebot erhalten hat, kann er es mit den folgenden Schritten genehmigen:

1. Wählen Sie in der Angebots-E-Mail den Link Angebot anzeigen .
2. Wählen Sie „Angebot unterschreiben“.
3. Füllen Sie das Feld Vollständiger offizieller Name aus.
4. Wählen Sie Unterschreiben.
5. Wählen Sie „Angebot annehmen“.

Wenn sie dem Vorschlag nicht zustimmen wollen, können sie Ablehnenauswählen und anschließend Vorschlag ablehnen auswählen, um dies zu bestätigen.

Wenn der verlinkte Kostenvoranschlag eine Anzahlungsanforderung enthält, wird Ihr Kunde oder Interessent nach der Annahme aufgefordert, diese zu bezahlen.

Verwenden Sie eine Angebotsvorlage

Wenn Sie häufig ähnliche Angebote versenden, sparen Sie Zeit mit einer Vorlage. Die Vorlagen befinden sich auf der Seite Vorschläge, auf der Registerkarte Vorlagen. Folgendes können Sie tun:

• Um eineVorlage zu erstellen , wählen Sie die Registerkarte Vorlagen und anschließend Vorlage erstellen.
• Um einen Vorschlag alsVorlage zu speichern , öffnen Sie ihn im Vorschlagsgenerator, wählen Sie „ Weitere Aktionen“ und anschließend „ Als Vorlage speichern“ .
• Um einen Vorschlag anhand einerVorlage zu senden, wählen Sie die Vorlage auf der Registerkarte „ Vorlagen “ aus und wählen Sie dann „ Vorlage verwenden“ . Wählen Sie anschließend Ihren Kunden oder Lead aus.

Weitere Schritte

Mit Angeboten können Sie Ihre Arbeit präsentieren und den Auftrag gewinnen. Nachdem Ihr Kunde zugestimmt hat, können Sie den verknüpften Kostenvoranschlag in eine Rechnung umwandeln, um die geleistete Arbeit in Rechnung zu stellen. Eine bereits geleistete Anzahlung wird automatisch mit der Rechnung verrechnet. Wenn die Rechnung über QuickBooks bezahlt wird, werden Ihre Bücher automatisch mit der Zahlung aktualisiert, sodass kein manueller Abgleich erforderlich ist.

Um das Beste aus den Angeboten herauszuholen:

• Richten Sie den Kostenvoranschlag ein, den Sie verlinken werden. Sie können eine Kundeneinlage für den Kostenvoranschlag anfordern und eine elektronische Unterschrift für den Kostenvoranschlag verlangen.
• Wandeln Sie den Kostenvoranschlag in eine Rechnung um, nachdem Ihr Kunde ihn angenommen hat. Erfahren Sie , wie Sie einen Kostenvoranschlag in eineRechnung umwandeln.
• Ermöglichen Sie Ihrem Kunden, die Rechnung online zu bezahlen. Aktivieren Sie die Online-Zahlungsfunktion, damit Ihre Kunden direkt über die Rechnung per Karte oder Banküberweisung bezahlen können. Erfahren Sie , wie Sie Zahlungen in QuickBooksOnline entgegennehmen und verarbeiten können.